L'importance des logiciels collaboratifs
Une collaboration fluide et ciblée est essentielle dans tout environnement professionnel, et le travail à distance ne devrait pas être considéré comme un obstacle à une collaboration fructueuse. Il est tout aussi important de disposer des bons outils pour faciliter et encourager une collaboration efficace que de posséder de solides compétences en matière de communication.
Dropbox offre un certain nombre de fonctionnalités innovantes et intuitives qui placent la collaboration au premier plan d'un travail réussi. Les outils de collaboration présentés ci-dessous sont conçus pour faciliter le travail des équipes à distance, et peuvent être tout aussi utiles aux équipes partageant le même espace physique.
Pouvoir disposer de l'ensemble des fichiers, informations et outils dont vous avez besoin au même endroit permet de garder les membres de votre équipe et autres collaborateurs sur la même longueur d'onde.
Dropbox : la plateforme de collaboration parfaite
Dropbox peut transformer des dossiers en espaces de travail collaboratifs polyvalents via lesquels vous pouvez ajouter des descriptions, des annotations, des listes de tâches, etc., directement dans un dossier Dropbox et dans les fichiers qu'il contient.
Grâce au moteur d'intelligence artificielle de Dropbox, les équipes peuvent optimiser leur potentiel de collaboration, car elles ont à disposition tout ce dont elles ont besoin pour collaborer efficacement à partir d'un espace centralisé.
Des fonctionnalités telles que la recherche dans les images, les aperçus de fichiers, l'intégration Dropbox Paper et les moments forts de l'équipe permettent plus que jamais aux équipes de rester organisées et concentrées sur les tâches à accomplir. L'intégration d'agenda vous permet de lier instantanément le contenu de Dropbox à des événements et des réunions, ce qui les rend plus productifs que jamais.
Avec Dropbox, vous pouvez faire en sorte que les membres de votre équipe puissent facilement voir les fichiers, les objectifs, les délais et les événements clés les plus importants dans le même espace.
Dropbox Paper : des outils de collaboration en ligne complets
La flexibilité de Dropbox Paper peut guider votre équipe à chaque étape du processus de collaboration, en proposant des modèles et des outils répondant aux nombreux défis de la collaboration en ligne. Passons en revue chaque étape du processus et voyons comment Dropbox Paper peut être utilisé pour optimiser le travail d'équipe :
Planification
Lors des étapes de planification d'un projet, vous devez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que chacun a accès à toutes les informations nécessaires.
La responsabilité et la communication sont des composantes essentielles de la collaboration, et lorsque vous commencez à élaborer votre stratégie, il s'agit d'exploiter des outils qui vous aident à structurer vos idées de manière organisée et claire.
Les agendas partagés, les listes de tâches, les briefs interactifs et les ordres du jour de réunion sont autant d'outils qui garantissent que votre équipe garde le contrôle des objectifs et des attentes définis. Dropbox Paper propose des modèles polyvalents pour chacun de ces outils de gestion de tâches collaboratifs.
Lorsque vous utilisez les outils de collaboration proposés par Dropbox Paper, vous vous assurez que tous les membres de l'équipe ont une idée claire des objectifs de l'équipe et de leurs responsabilités individuelles, et qu'ils savent exactement où aller en cas de problème ou de confusion.
Production
Si plusieurs membres de votre équipe travaillent sur le même projet, vous devez vous assurer qu'ils peuvent travailler de manière fluide sur le même fichier simultanément. Cela signifie qu'ils n'ont pas à échanger de documents ni à attendre qu'un membre de l'équipe ait terminé pour qu'un autre prenne le relais.
Avec Dropbox Paper, votre équipe peut collaborer en temps réel. Tous les membres de votre équipe peuvent travailler sur le même document simultanément, où qu'ils se trouvent.
Plutôt que d'avoir un nombre incalculable de versions de fichiers différentes dans vos dossiers, vous pouvez suivre l'historique des versions. Inutile d'enregistrer ni de partager sans cesse de nouvelles copies, car chaque membre de l'équipe peut ajouter sa contribution. L'espace de travail est moins encombré, ce qui favorise une collaboration plus organisée et plus efficace.
Feedback
Le feedback est une étape extrêmement importante du processus de collaboration, mais il peut être contre-productif s'il n'est pas donné de la bonne manière. Lors de la révision d'un projet ou d'une tâche, il est essentiel d'être clair et direct, ce que vous permettent les fonctionnalités de commentaires en temps réel de Dropbox Paper.
Vous ne devriez pas avoir à parcourir des chaînes d'e‑mails interminables pour suivre l'avancement d'un projet. Grâce aux annotations Dropbox, vous pouvez consulter les commentaires à côté du travail auquel ils se rapportent et mentionner directement les membres de l'équipe afin de ne manquer aucune information importante et que tout soit clair.
Par exemple, si vous donnez votre avis sur une phrase spécifique d'un document, vous pouvez l'annoter directement. Ainsi, vos notes sont directement liées aux sections concernées.
Les retours ne doivent pas nécessairement être négatifs ; ils doivent être productifs, constructifs et renforcer les points forts de votre équipe, pas les affaiblir. Un bon système de feedback favorise la collaboration au sein de l'équipe, car il crée un environnement plus ouvert, plus honnête et plus productif pour votre équipe.
Si vous souhaitez apporter une touche ludique au processus, essayez d'utiliser des émojis dans Dropbox Paper pour communiquer visuellement vos commentaires de manière succincte et informelle.
Livraison
Vous avez besoin d'une plateforme de gestion de documents qui protège votre travail, facilite la concentration et la productivité de votre équipe, et vous permet également de partager votre travail de façon sécurisée au moment de la livraison. L'utilisation du stockage cloud permet à votre équipe, à vos clients et à vos utilisateurs d'accéder à leurs fichiers professionnels où qu'ils se trouvent, pour une gestion plus flexible des workflows.
Mieux votre espace de travail, virtuel ou non, est organisé, mieux votre équipe peut collaborer. Vous ne perdrez plus de temps à fouiller dans tous les dossiers pour trouver le bon fichier, et vous ne devrez pas compter sur une seule personne pour vous fournir les données dont vous avez besoin. Avec Dropbox, vous pouvez partager des fichiers en un clic et définir vos propres autorisations pour spécifier qui peut faire quoi avec un document que vous partagez.
En d'autres termes, Dropbox Paper n'est pas seulement une excellente solution pour une production collaborative, il peut également vous accompagner à chaque étape du processus, de l'élaboration d'une stratégie à la livraison d'un projet.
Les meilleurs outils de collaboration à intégrer avec Dropbox
Intégrez Dropbox avec d'autres logiciels collaboratifs pour les équipes afin d'exploiter tout le potentiel d'un travail d'équipe efficace.
Exploitez toutes les possibilités de Zoom
Désormais connu de tous, Zoom est un outil incontournable dans les environnements de travail modernes. Il facilite la collaboration en face à face et à distance. Zoom peut être intégré avec Dropbox, pour une communication encore plus efficace entre les équipes.
En intégrant Dropbox avec Zoom, vous optimisez la productivité de vos réunions. Vous pourrez collaborer en temps réel en lançant ou en rejoignant des appels Zoom directement à partir de vos fichiers Dropbox. Votre attention restera centrée sur votre travail : pas besoin de basculer d'une plateforme à l'autre.
Les enregistrements de réunions et les transcriptions peuvent être automatiquement copiés de Zoom à Dropbox, et vous pouvez facilement voir quels fichiers ont été partagés depuis Dropbox pendant les réunions.
L'intégration de Zoom avec Dropbox permet à votre équipe de tirer le meilleur parti de la visioconférence en offrant un accès rapide et facile aux documents importants dans un espace unifié.
Trello
Trello utilise les tableaux Kanban comme outils visuels de gestion de projet, pour vous permettre d'organiser les “cartes” en colonnes personnalisables. Dans une carte Trello, vous pouvez ajouter des images, des pièces jointes, des titres, des commentaires et des descriptions, et vous pouvez mentionner des utilisateurs spécifiques, définir des délais et des notifications, des codes couleur, etc.
Lorsque cette solution est intégrée avec Dropbox, votre équipe peut partager des fichiers et des dossiers directement dans un tableau Trello, sans même avoir besoin de quitter Dropbox. Vous pouvez ensuite suivre l'activité Trello de ce fichier directement à partir de l'aperçu du fichier dans Dropbox.
Que vous l'utilisiez pour organiser des commentaires, faire du brainstorming, suivre votre avancement ou gérer vos ressources, l'intégration de Dropbox avec Trello permet de faire le lien entre le processus et la production et vous aide à mieux gérer les nombreux rouages de la collaboration.
Slack
Slack vous permet de créer des canaux spécialisés pour les équipes et les projets, dans lesquels vous pouvez partager des fichiers directement depuis Dropbox, passer des appels vocaux et vidéo, démarrer des conversations dédiées, etc.
Ce logiciel collaboratif sur les projets vous permet de communiquer avec votre équipe de manière simple et polyvalente, sans avoir à réserver du temps pour des réunions inutiles et sans tomber dans le piège des discussions interminables par e‑mail.
Utilisez des outils de communication comme la messagerie instantanée et créez des discussions et des canaux pour chaque aspect d'un projet. Communiquez ensuite en temps réel pendant que vous travaillez, afin que votre équipe puisse continuer sur sa lancée.
Lorsque vous intégrez Slack avec Dropbox, vous pouvez envoyer des fichiers directement à un canal Slack à partir de votre Dropbox, connecter plusieurs espaces de travail Slack à un compte Dropbox, et collaborer sur des documents Dropbox Paper directement depuis Slack.
Un espace contenant tous les outils dont vous avez besoin
Pour un travail d'équipe efficace, il faut créer un espace unifié où chaque membre de l'équipe peut à la fois travailler et communiquer avec les autres, et qui offre des outils permettant de surmonter les limites de la collaboration à distance.
Les logiciels et outils collaboratifs que nous avons présentés ci-dessus aideront votre équipe à optimiser son potentiel, en lui offrant tout ce dont elle a besoin pour une collaboration efficace, quel que soit le degré de virtualisation de son espace de travail.
Plus besoin de passer d'un outil à l'autre. Avec les intégrations Dropbox, votre équipe peut tirer le meilleur parti des applications et outils de collaboration de pointe depuis un espace unique, sur n'importe quel appareil.
