Soyons clairs : personne n’aime la paperasse.
Même si de nombreuses entreprises ont déjà éliminé l’impression et la numérisation des documents en digitalisant leurs workflows, beaucoup d’autres sont encore submergées par d’anciens systèmes papier. Il existe une solution plus efficace !
Découvrez six façons de simplifier la paperasse pour votre bureau, équipe, département ou entreprise. Ces conseils s’appliquent à tous les secteurs désireux de se libérer de ce fardeau et requièrent un compte Dropbox Sign (anciennement HelloSign) actif.
Cliquez ici pour commencer votre essai gratuit.
1. Gagnez du temps en créant des modèles pour les documents que vous réutilisez souvent
Pourquoi répéter 100 fois la même opération quand il est possible de l’automatiser ? Les modèles Dropbox Sign vous permettent de mettre en forme un document une fois, puis de l’enregistrer pour le réutiliser plus tard. C’est un excellent moyen d’éliminer les tâches rébarbatives, de gagner du temps et de préserver vos ressources mentales.
Découvrez comment configurer votre premier modèle ici.
2. Gagnez encore plus de temps avec la saisie automatique
Imaginez que vous veniez de recevoir un dossier administratif complexe et qu’au lieu de devoir remplir des centaines de champs de texte, vous ayez juste à vérifier les informations et à ajouter votre signature… Le rêve ! Bonne nouvelle : c’est possible avec les balises textuelles de Dropbox Sign API.
Les balises textuelles permettent aux clients de l’API de mettre en forme des modèles de document grâce à des balises spéciales qui renseignent automatiquement des données dans les champs de texte. Il peut s’agir de différents champs : intitulé du poste, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.
3. Activez les rappels par e-mail pour ne pas perdre le fil de l’administratif
Avec les rappels par e-mail Dropbox Sign, il est très simple de suivre la progression de vos documents. Vous savez quand il est nécessaire de rappeler à une personne de signer ou si vous avez vous‑même oublié de signer un document.
Les rappels par e-mail vous offrent une vue d’ensemble sur l’activité d’un document, ce qui vous évite le suivi intrusif. Vous pouvez voir quand un document a été ouvert, consulté, signé et plus encore.
Accédez à l’onglet des paramètres de votre compte Dropbox Sign pour gérer vos notifications par e-mail.
4. Définissez un ordre de signature pour organiser tout le monde
Certains documents de votre entreprise ou secteur d’activité ont-ils besoin d’être signés par plusieurs personnes ? Avec l’ordre de signature, rien de plus simple !
Grâce à cette fonctionnalité, vous n’avez plus à envoyer le même document à plusieurs e-mails, ni à suivre manuellement qui a consulté quoi et quand. Associée aux rappels par e-mail, l’ordre de signature est une fonctionnalité particulièrement puissante grâce à laquelle tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
Vous pouvez définir un ordre de signature lorsque vous configurez votre document à faire signer ou lorsque vous créez un modèle.
5. Épargnez-vous l’examen manuel des documents grâce à la validation des données
L’erreur est humaine, mais heureusement, la validation des données est là pour vous protéger. Il s’agit d’une fonctionnalité qui alerte le signataire s’il saisit des données mal formatées.
Par exemple, un message d’erreur s’affiche si une personne saisit accidentellement un numéro de téléphone dans une zone de texte destinée à l’adresse e-mail. Vous savez ainsi que vous collectez les informations voulues, et vous n’avez pas à examiner chaque document à la recherche d’une petite erreur.
6. Intégrez la signature en ligne à votre workflow
Si vous souhaitez contrôler l’expérience de signature de A à Z, envisagez de l’intégrer à votre workflow, votre application ou votre plateforme avec Dropbox Sign API.
L’API vous permet d’intégrer les fonctionnalités Dropbox Sign à votre propre workflow. Les avantages sont nombreux !
En savoir plus sur l’intégration aux workflows
Simplifiez vos workflows documentaires
Que vous cherchiez à créer votre tout premier document en ligne, à automatiser vos workflows documentaires existants ou à intégrer une expérience de signature en ligne à votre site web, c’est simple avec Dropbox Sign et Dropbox.
