6 façons de simplifier la paperasse avec HelloSign

Une personne consulte un modèle de signature électronique pour un contrat de location standard

Soyons clairs : personne n'aime la paperasse.

Même si de nombreuses entreprises ont déjà éliminé l'impression et la numérisation des documents en digitalisant leurs workflows, beaucoup d'autres sont encore submergées par d'anciens systèmes papier. Il existe une solution plus efficace !

Découvrez six façons de simplifier la paperasse pour votre bureau, équipe, service ou entreprise. Ces conseils s'appliquent à tous les secteurs désireux de se libérer de ce fardeau et requièrent un compte HelloSign actif.

Cliquez ici pour commencer votre essai gratuit.

1. Gagnez du temps en créant des modèles pour les documents que vous réutilisez souvent

Pourquoi répéter la même chose 100 fois quand on peut la faire une seule fois et l'automatiser ? Les modèles HelloSign vous permettent de mettre en forme un document une fois, puis de l'enregistrer pour le réutiliser plus tard. C'est un excellent moyen d'éliminer les tâches rébarbatives, de gagner du temps et de préserver vos ressources mentales.

Découvrez comment configurer votre premier modèle ici.

2. Gagnez encore plus de temps avec la saisie automatique

Imaginez : vous venez de recevoir un dossier administratif complexe et au lieu de remplir des centaines de champs de texte, vous n'avez qu'à vérifier les informations et ajouter votre signature.… Quel rêve ! Bonne nouvelle : c'est possible avec les balises textuelles d'HelloSign API.

Les balises textuelles permettent aux clients de l'API de mettre en forme des modèles de document grâce à des balises spéciales qui renseignent automatiquement des données dans les champs de texte. Il peut s'agir de différents champs : intitulé du poste, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.

Découvrez les autres fonctionnalités d'HelloSign API.

3. Activez les rappels par e-mail pour ne pas perdre le fil de l'administratif

Avec les rappels par e-mail HelloSign, suivre l'avancée d'un document est très simple. Vous savez si vous avez besoin d'encourager une personne à signer votre document, ou si vous avez vous-même oublié de signer quelque chose.

Les rappels par e-mail vous offrent une vue d'ensemble sur l'activité d'un document, ce qui vous évite le suivi intrusif. Vous pouvez voir quand un document a été ouvert, consulté, signé et plus encore.

Accédez à l'onglet "Paramètres" de votre compte HelloSign pour gérer vos notifications par e-mail.

4. Définissez un ordre de signature pour organiser tout le monde

Certains documents de votre entreprise ou secteur d'activité ont-ils besoin d'être signés par plusieurs personnes ? Avec l'ordre de signature, rien de plus simple !

Grâce à cette fonctionnalité, vous n'avez plus à envoyer le même document à plusieurs e-mails, ni à suivre manuellement qui a consulté quoi et quand. Associée aux rappels par e-mail, l'ordre de signature est une fonctionnalité particulièrement puissante grâce à laquelle tout le monde reste sur la même longueur d'onde.

Vous pouvez définir un ordre de signature lorsque vous configurez votre document à faire signer ou lorsque vous créez un modèle.

5. Épargnez-vous l'examen manuel des documents grâce à la validation des données

L'erreur est humaine, mais heureusement, la validation des données est là pour vous protéger. Il s'agit d'une fonctionnalité qui alerte le signataire s'il saisit des données mal formatées.

Par exemple, un message d'erreur s'affiche si une personne saisit accidentellement un numéro de téléphone dans une zone de texte destinée à l'adresse e-mail. Vous savez ainsi que vous collectez les informations voulues, et vous n'avez pas à examiner chaque document à la recherche d'une petite erreur.

Cliquez ici pour en savoir plus sur la validation des données.

6. Intégrez la signature numérique à vos workflows

Si vous souhaitez contrôler entièrement l'expérience de signature, envisagez de l'intégrer à votre workflow, votre application ou votre plateforme avec HelloSign API.

L'API vous permet d'intégrer les fonctionnalités HelloSign à votre propre workflow. Une sacrée amélioration !

Voici quelques clients qui ont sauté le pas :

Simplifiez vos workflows documentaires

Que vous cherchiez à créer votre tout premier document en ligne, à automatiser vos workflows documentaires existants ou à intégrer une expérience de signature en ligne à votre site web, nous sommes là pour vous. Commencez votre essai gratuit.

Prêt à vous libérer de la paperasse ?

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