Muchos de nosotros dedicamos tiempo al trabajo improductivo. Según McKinsey, los trabajadores del conocimiento invierten casi el 20 % de su tiempo buscando información interna o tratando de localizar a compañeros que puedan ayudarles con tareas específicas.
Con un flujo de trabajo optimizado, es posible eliminar esta pérdida de tiempo y mejorar de manera significativa los procesos operativos. Al identificar y eliminar las tareas repetitivas o los problemas que te ralentizan, puedes mejorar tanto la eficiencia como la productividad.
En esta guía, te presentamos cinco estrategias sencillas para optimizar tu flujo de trabajo, para que puedas decir "adiós" a la complejidad innecesaria y "hola" a un proceso simplificado que permita a tu equipo alcanzar más logros.
¿Cuáles son los beneficios de optimizar los flujos de trabajo?
La optimización de procesos te permite eliminar pasos innecesarios en tu día a día, reduciendo tareas que consumen mucho tiempo y minimizando errores. Estas son otras ventajas:
- Aumento de la productividad
- Eficacia aumentada
- Mejora de la comunicación
- Reducción de retrasos e incumplimiento de plazos
- Ventaja competitiva
- Mejora de la moral de los empleados
- Simplificación de la formación de empleados
- Mayor claridad en las responsabilidades y la rendición de cuentas
5 estrategias para optimizar tu flujo de trabajo
Aquí tienes cinco maneras de agilizar tus flujos de trabajo:
1. Determina los procesos actuales que te están ralentizando
Entre las señales de que ha llegado el momento de optimizar tu flujo de trabajo se encuentran los retrasos y cuellos de botella que impiden la entrega a tiempo de proyectos, la repetición de tareas o las iteraciones innecesarias, así como la existencia de tecnología redundante que genera más problemas en lugar de resolverlos.
Al evaluar tus flujos de trabajo actuales, ten en cuenta lo siguiente:
- Las personas, los sistemas o las herramientas implicadas
- Las tareas, pasos o actividades necesarios para lograr el resultado deseado del flujo de trabajo
- La cantidad de tiempo que se suele tardar en completar cada tarea o actividad
- La información necesaria para mantener el flujo de trabajo en marcha
- El desencadenante, la acción, el momento o la condición que activa el flujo de trabajo
- El resultado previsto del flujo de trabajo
Si lo conviertes en un esfuerzo colaborativo con otras personas, podréis trabajar juntos para detectar redundancias o elementos ineficientes en tu flujo de trabajo.
Con el servicio para compartir archivos y las herramientas de colaboración de Dropbox, podrás recabar más fácilmente la opinión de los miembros de tu equipo. Por ejemplo, Dropbox permite que varios usuarios trabajen en el mismo archivo en tiempo real, lo que favorece una colaboración más fluida. Esta transparencia puede facilitar la detección de cuellos de botella, ya que el retraso constante de un miembro del equipo en completar una tarea podría señalar un problema en su parte del flujo de trabajo.
Para averiguar qué pasos del flujo de trabajo toman más tiempo y dónde se pueden implementar mejoras, Dropbox también te permite acceder a un registro de actividad detallado de todas las acciones realizadas en un archivo, como vistas, descargas y ediciones.
2. Define tus metas y objetivos
Una vez que determines qué flujos de trabajo necesitan optimizarse, podrás comenzar a definir qué deseas lograr con esta reorganización y cómo planeas hacerlo.
Incluso si tus planes son de alto nivel al principio, reflexionar sobre las mejoras específicas que deseas implementar y los motivos para ello te ayudará a mantener el enfoque en los resultados que deseas alcanzar.
Por ejemplo, si tu equipo suele trabajar en ciclos con plazos mensuales renovables, es posible que quieras optimizar el proceso de retroalimentación para evitar que tus proyectos se bloqueen al final del mes. Con herramientas de gestión de proyectos como Dropbox Paper, puedes crear una lista de tareas, asignar tareas a los miembros del equipo y establecer una fecha límite en cuestión de segundos. A medida que se acerquen las fechas límite, Paper enviará notificaciones automáticas para que puedas estar al tanto de las tareas del proyecto.
3. Utiliza plantillas y automatización del flujo de trabajo siempre que sea posible
La automatización de procesos puede ayudarte a reducir el tiempo que dedicas a tareas manuales o repetitivas que se llevan gran parte de la atención que podrías dedicar a actividades más productivas.
Con la automatización de Dropbox, puedes configurar reglas y activadores para organizar automáticamente los archivos en las carpetas designadas. Esto ahorra tiempo y esfuerzo al evitar la necesidad de ordenar y mover manualmente los archivos, garantizando que los documentos estén siempre en el lugar adecuado.
Herramientas como Dropbox Dash pueden ayudarte a agrupar el contenido de tus archivos, aplicaciones o vínculos del navegador web en una "pila" organizada que puedes compartir con tu equipo. Dash utiliza la IA para sugerir nuevas pilas y organizar archivos en colecciones basadas en proyectos en función de tu actividad reciente.
Las plantillas de documentos también aceleran el proceso de creación de contenido; puedes utilizar plantillas para cualquier cosa, desde especificaciones de proyectos hasta calendarios de contenido. Son una excelente manera de garantizar que, incluso cuando elimines ciertos pasos de tu flujo de trabajo, la calidad no se vea afectada.
Para facilitar el acceso y intercambio de documentación en los procesos, Dropbox proporciona un espacio seguro y centralizado para ti y los miembros de tu equipo. Dropbox también se integra con las aplicaciones que ya utilizas y que te encantan, como Zapier, Gmail y Outlook, para que puedas tenerlo todo en un mismo lugar.
4. Comparte conocimientos e ideas
Documenta los cambios en los procesos y la investigación para poder comunicarlos de manera sencilla a los miembros nuevos y actuales del equipo. Esta documentación sirve como punto de referencia para todos los implicados, garantizando que todos estén en sintonía y comprendan los nuevos procedimientos.
Documentar tu flujo de trabajo también contribuye a agilizar su proceso de adopción. Cuando los miembros del equipo tienen acceso a una documentación clara y concisa, pueden adaptarse rápidamente a los nuevos procesos e integrarlos en su flujo de trabajo diario. En última instancia, esto se traduce en un equipo más eficiente y eficaz, ya que todos trabajan por los mismos objetivos.
Además, mantener un registro de tu proceso de flujo de trabajo en Dropbox Paper permitirá una incorporación más sencilla de nuevos miembros al equipo. Al disponer de un registro exhaustivo, los nuevos empleados pueden ponerse al día rápidamente y entender cómo se funciona en el seno del equipo. Esto reduce la curva de aprendizaje de los nuevos empleados y garantiza que puedan contribuir al equipo lo antes posible.
5. Recaba comentarios
Otras personas aportarán nuevos puntos de vista a tu proceso y te ofrecerán sugerencias de mejora que tal vez hayas pasado por alto. Si solicitas la opinión de un compañero de equipo, un supervisor o alguien en un puesto similar de otro equipo, puedes obtener valiosas ideas y perspectivas que quizás no hayas considerado por tu cuenta.
Al documentar tu proceso en Dropbox Paper y compartir el documento con tus compañeros, estos podrán colaborar en tiempo real desde cualquier dispositivo y lugar. Es posible que puedan ofrecer información sobre los aspectos positivos del nuevo flujo de trabajo propuesto, destacando sus fortalezas y posibles beneficios. También pueden señalar áreas en las que se podría mejorar u optimizar el flujo de trabajo, ofreciendo sugerencias de mejoras o ajustes que podrían generar mejores resultados.
Involucrar a otros miembros de la organización también puede contribuir a asegurar la aceptación y el apoyo del nuevo flujo de trabajo. Asimismo, contar con la participación de los principales interesados en el proceso de toma de decisiones y recoger su opinión puede aumentar la probabilidad de éxito en la implementación y adopción del nuevo flujo de trabajo.
Consejos para optimizar los flujos de trabajo
Aquí tienes algunos consejos adicionales para optimizar los procesos existentes y mejorar la eficacia operativa:
- Piensa a largo plazo: ¿seguirán siendo efectivos los cambios que realices ahora a medida que tu empresa crezca y evolucione?
- Deja espacio para la flexibilidad: las circunstancias cambian rápidamente en los negocios, por lo que es fundamental tener la capacidad de adaptarse y realizar ajustes según sea necesario.
- Optimiza según la prioridad: identifica cuáles son las tareas esenciales y qué aspectos puedes simplificar o automatizar.
- Documenta los cambios y los nuevos procesos: para evitar confusiones y garantizar que todos sigan correctamente el flujo de trabajo.
- Prueba que el nuevo flujo de trabajo simplificado funcione antes de implementarlo por completo: para poder abordar cualquier problema de inmediato y asegurarte de que el proceso sea lo más eficaz posible.
Flujos de trabajo optimizados y simplificados con Dropbox
Dropbox te ayuda a optimizar las ventas, el marketing y otros flujos de trabajo al automatizar procesos, evitando que cambies entre aplicaciones y reduciendo el tiempo que dedicas a recabar comentarios sobre los contenidos. Herramientas útiles como Dropbox Paper te permiten compartir ideas y contenidos más fácilmente y reunir información de manera más directa.
Dropbox se integra con las aplicaciones que ya utilizas para ofrecerte todos los componentes esenciales de un flujo de trabajo optimizado: eficiencia y rapidez, claridad y consistencia, así como estructura y estandarización.
