Cómo crear un flujo de trabajo de gestión de documentos

En la era digital actual, las empresas de todos los tamaños se enfrentan al desafío de gestionar y organizar su volumen cada vez mayor de documentos. Un flujo de trabajo de gestión de documentos bien estructurado es clave para optimizar los procesos comerciales relacionados con documentos, mejorar la colaboración e impulsar la productividad.

En esta completa guía, profundizaremos en el concepto de un flujo de trabajo de gestión de documentos digitales. Exploraremos sus beneficios y te mostraremos paso a paso cómo crear un flujo de trabajo efectivo que se adapte a tus necesidades comerciales.

¿Qué es un flujo de trabajo de gestión de documentos?

Un flujo de trabajo de gestión de documentos es el proceso sistemático de gestionar documentos a lo largo de su ciclo de vida. Abarca varias etapas, como la creación y modificación de documentos, el almacenamiento, la distribución, la aprobación, la implementación y la conservación o eliminación.

Un flujo de trabajo te permite organizar el tiempo y asignar recursos de forma más efectiva que el tratamiento y la gestión aleatorios de documentos. Sabrá quién es responsable de cada paso del proceso y las tareas estarán más estandarizadas, lo que dejará poco espacio para la confusión.

A diferencia de un sistema de gestión de documentos (DMS), que se centra en los recursos y la tecnología utilizados para almacenar y organizar documentos, un flujo de trabajo de gestión de documentos hace hincapié en los procesos involucrados en la creación y el uso de documentos.

Ventajas de un flujo de gestión de documentos

Implementar un flujo de trabajo de gestión de documentos integral ofrece numerosas ventajas para las empresas:

• Mejora la colaboración: los flujos de trabajo optimizados facilitan la colaboración fluida entre los miembros del equipo; así, se comparten, editan y comentan documentos de manera eficiente.

• Respalda los esfuerzos de cumplimiento: un flujo de trabajo bien definido garantiza el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y legales, por lo que reduce el riesgo de incumplimiento.

• Reduce las tareas manuales: la automatización de flujos de trabajo libera tiempo y recursos valiosos. En lugar de perder el tiempo con tareas repetitivas, tu equipo puede centrarse en tareas más estratégicas.

• Mejora la accesibilidad de los documentos: los flujos de trabajo eficientes facilitan la búsqueda y recuperación de documentos; de esta forma, se mejora la productividad general.

• Impulsa la eficiencia: los flujos de trabajo optimizados minimizan los obstáculos y los retrasos y, en consecuencia, aumenta la eficiencia de toda la organización.

Componentes de un flujo de trabajo de gestión de documentos

Un flujo de gestión de documentos típico consta de varios componentes clave:

• Creación y modificación: se crean nuevos documentos y se realizan cambios posteriores. El control de versiones te permite hacer un seguimiento de las diferentes versiones de un documento a medida que lo editas en tiempo real.

• Almacenamiento: los documentos se guardan de forma segura en una ubicación centralizada, como un almacenamiento en la nube; así, se garantiza su fácil acceso y recuperación.

• Distribución y entrega: los documentos se comparten con las partes interesadas pertinentes, ya sea de forma interna como externa.

• Aprobación y comentarios: los documentos se someten a un proceso de revisión y aprobación para garantizar su exactitud y cumplimiento.

• Implementación y uso: los documentos aprobados se ponen en marcha o se utilizan para el objetivo previsto.

• Conservación y eliminación: los documentos se guardan durante el periodo que se requiera y se eliminan de forma segura cuando ya no son necesarios.

¿Qué empresas deberían usar un flujo de trabajo de gestión de documentos?

Los flujos de trabajo de gestión de documentos pueden beneficiar a empresas de distintos sectores y departamentos. Estos son algunos casos de uso habituales:

RR. HH.

Los flujos de trabajo optimizados facilitan la gestión eficiente de registros de personal, contratos y otros documentos relacionados con RR. HH..

Atención médica

Los flujos de trabajo de documentos garantizan un almacenamiento seguro y una recuperación fácil de los registros de pacientes, los resultados de pruebas y las imágenes médicas.

Departamento legal

Los bufetes de abogados pueden gestionar documentos legales, contratos y archivos de casos de forma eficiente gracias a un sólido sistema de flujos de trabajo.

Finanzas

Los flujos de trabajo de documentos respaldan el tratamiento eficiente de documentos financieros, facturas e informes.

Ventas y marketing

Los equipos de ventas pueden acceder fácilmente a las propuestas de ventas, los contratos y los materiales de marketing, y compartirlos.

Además de estos sectores específicos, los flujos de trabajo de gestión de documentos también pueden beneficiarse de varios departamentos comerciales, como administración, cultura empresarial y suministro y logística.

Cómo crear un flujo de trabajo de gestión de documentos paso a paso

Crear un flujo de trabajo de gestión de documentos eficiente implica varios pasos clave:

1. Evalúa tu proceso actual

Empieza por evaluar tu proceso actual de gestión de documentos. Ponte en contacto con compañeros para recopilar estadísticas e identificar las áreas de mejora. Ten en cuenta los diferentes elementos de tus procesos de flujo de trabajo e identifica los obstáculos o ineficiencias, como una colaboración lenta o un almacenamiento insuficiente. Adaptar tu flujo de trabajo a las necesidades específicas de tu equipo es fundamental para alcanzar el éxito.

2. Escoge la herramienta correcta

Una vez que hayas identificado las áreas de mejora, selecciona la herramienta de gestión de documentos más adecuada para tu organización.

Una plataforma centralizada como Dropbox ofrece una solución integral para crear, editar, almacenar y compartir diferentes tipos de documentos en una ubicación segura. Las funciones de seguridad mejorada y los permisos de documentos garantizan la protección de la información confidencial.

3. Implementa tu flujo de trabajo

Después de elegir la herramienta adecuada, es hora de poner en práctica el flujo de trabajo elegido.

Lo ideal sería que el proceso de configuración fuese rápido y fluido que permita realizar una transición sin problemas. La amplia selección de integraciones de Dropbox facilita la puesta en marcha del flujo de trabajo de documentos con las herramientas que ya utilizas.

4. Repite y mejora

A medida que tu equipo empiece a utilizar el nuevo flujo de trabajo, supervisa su eficacia y haz los ajustes necesarios para optimizar el rendimiento.

Esto puede hacerse con funciones como Enviar y hacer seguimiento, que te permite realizar el seguimiento y análisis de archivos compartidos. Recibirás notificaciones diarias por correo electrónico que detallarán cuántas veces se han visto tus documentos, y tendrás acceso a análisis avanzados de uso compartido, como cuándo y dónde se ha visto tu archivo y durante cuánto tiempo. Al utilizar esta función, puedes identificar las áreas de mejora y hacer cambios para conseguir un flujo de trabajo más eficiente.

La optimización de los flujos de trabajo no debería ser algo único, sino un proceso continuo. A medida que tu equipo se familiarice con el nuevo flujo de trabajo, es posible que necesites hacer más ajustes, y esto debería ser un esfuerzo colaborativo. Si mantienes la proactividad y buscas continuamente formas de mejorar el flujo de trabajo, puedes ayudar a tu equipo a trabajar de forma más eficaz.

5. Acelera las tareas manuales

Dropbox ofrece varias funciones para optimizar las tareas manuales y mejorar la productividad:

• Edición de PDF: escanea tus documentos en papel y conviértelos al formato PDF editable para facilitar la edición y la colaboración.

• Firmas electrónicas: envía documentos para que los firmen electrónicamente directamente desde tu cuenta de Dropbox.

• Búsqueda con IA: Dropbox Dash permite la búsqueda eficiente dentro de los archivos para obtener información importante, incluso si el nombre del archivo es desconocido. Encuentra contenido al instante en todas tus aplicaciones conectadas y en las pestañas de tu escritorio y navegador web.

• Control de versiones: Dropbox almacena automáticamente todas las versiones anteriores de un archivo para que puedas ver los cambios y volver a una versión anterior.

Prácticas recomendadas para flujos de trabajo de gestión de documentos

Además de implementar un flujo de trabajo, te recomendamos estas prácticas para realizar una gestión óptima de los documentos:

Utiliza funciones de seguridad avanzadas

Garantiza la confidencialidad de los documentos reservados gracias a las sólidas medidas de seguridad. Dropbox utiliza el cifrado avanzado para proteger tus documentos. Además, puedes establecer más permisos en los documentos y restringir el acceso mediante archivos protegidos con contraseña.

Integra la herramienta con tu sistema de gestión de documentos

Mejora la eficiencia de los flujos de trabajo mediante la integración de la herramienta de flujos de trabajo con el sistema de gestión de documentos que utilices. Esto permitirá acceder a los documentos de forma más fácil, disfrutar de un proceso de aprobación más rápido y conseguir una mejor colaboración entre los miembros de tu equipo.

También verás que se reducen los errores, ya que habrá menos intercambios entre las aplicaciones y el software.

Desarrolla políticas y procedimientos

Establece políticas y procedimientos claros para guiar a los miembros del equipo en el uso eficaz de los flujos de trabajo. Describe los pasos estandarizados para crear, almacenar, compartir y acceder a documentos importantes dentro de tu equipo, así como con otras partes internas y externas.

Los procedimientos deben incluir instrucciones claras sobre la subida y categorización de documentos, la búsqueda y recuperación de archivos y el seguimiento de cambios en documentos.

Forma a los miembros del equipo

Lleva a cabo sesiones de formación prácticas para asegurarte de que todos los miembros del equipo entienden el nuevo flujo de trabajo y se comprometen con él.

Estas sesiones deberían ser integrales y abarcar los pasos clave para crear, almacenar, compartir, archivar y eliminar documentos. Los ejemplos prácticos ayudarán a los miembros de tu equipo a entender cómo encajará este nuevo proceso en su día a día.

Las sesiones de seguimiento, las guías y los tutoriales de fácil acceso y los controles periódicos también pueden ser beneficiosos para abordar retos o nuevas ideas.

Cómo hacer que tu flujo de trabajo te resulte útil

Un flujo de trabajo de gestión de documentos bien estructurado es la clave para descubrir todo el potencial de tu sistema de gestión de documentos.

Dropbox funciona como la plataforma centralizada ideal para almacenar, colaborar, recopilar comentarios y gestionar los archivos de tus proyectos. Adopta las completas funciones que ofrece Dropbox para optimizar tus procesos relacionados con documentos, mejorar la colaboración e impulsar el éxito comercial.