計畫評核術 (PERT) 是什麼?

若專案經理希望團隊工作更有效率,PERT 計畫可確實幫上大忙。

計畫評核術的歷史

PERT 是「Program Evaluation and Review Technique」(計畫評估查核技術) 的縮寫,該計畫廣受各類組織使用超過 50 年。PERT 的技術最初發展於 1958 年,供美國海軍特殊專案辦公室使用。PERT 技巧是一種專案管理系統,是為了協助規劃大型複雜專案而設計。PERT 從整體計畫評估開始,提倡在專案開始日期之前,就先對專案進行深入分析。這項技術曾用於北極星導彈的設計及 1968 年於格勒諾布爾舉辦的冬季奧運會。此後類似的管理觀念不斷發展淬鍊,但同類技術中率先問世的正是 PERT。

如何運用 PERT 專案管理法

如上所述,PERT 旨在與高度複雜的專案一起實施,這類專案需要依順序執行任務來完成,及/或與其他項目一起運行。PERT 的整體目標是按時、按預算完成專案,並在範圍界定階段就準確評估專案的整體範圍。

界定 PERT 專案範圍

界定範圍是 PERT 的關鍵環節,此時需建立專案的行動計畫。PERT 技術對於可能出錯或是時間可能超過預期的情況,以及整個過程中的關鍵「里程碑」,均會預留緩衝時間。與您團隊常用的範圍界定技巧相比,PERT 看似非常深入,包含從資源管理到個人績效表現等所有工作。因其軍事淵源,PERT 方法看重做好萬全準備。

PERT 的範圍界定術語

PERT 範圍會使用以下術語來定義關鍵事件、時間點及資源:

活動

PERT 事件是流程中的里程碑。事件本身不需要任何資源:反之來說,只有在事件之前的每項任務都完成後,PERT 事件才算完成。

  • PERT 事件是指一項或多項活動的開始或完成之時
  • 先行事件緊接在另一個事件或多個事件發生之前
  • 後續事件在另一個事件或多個事件之後緊接發生

活動

PERT 活動是需要資源的任務:

  • PERT 活動是指執行會耗費所有資源的工作項目,無論時間、材料、金錢甚至機器均包括在資源內。在標記 PERT 活動開始的事件完成之前,無法執行 PERT 活動。例如,若前一個事件階段中有任何事情尚未完成,則新的活動將無法開始。
  • PERT 子活動是指將 PERT 活動分為較小的任務。舉例來說,如果「準備藍圖」這項活動可能需要好幾場會議,則可以被細分至「準備藍圖 1、2 和 3」。

時間

PERT 時間是這種方法的關鍵所在,目標是達到最好的績效表現,並以最佳方式處理障礙:

  • 樂觀時間指的是完成一項活動所需的最短時間,以一切順利進行為前提,甚至是超乎期待
  • 悲觀時間剛好相反,用於設下完成任務所需的最長時間,假設所有可能出錯的地方皆會出錯,但不把完全失敗計入
  • 假設一切照常進行,預估所需時間的長度最可能落在中間
  • 預估時間是預計最有可能的交付時間測,保留出問題的餘地,應根據該模型完成例行性工作的平均時間做出假設

管理權限

其他幾個術語可幫助定義每個事件或活動的重要性、進度和時間期望:

  • 關鍵路徑提供整個專案從第一天到完成日的概況,並有助於決定團隊完成所有工作需要的總時間,細分到天數、月份或年。關鍵路徑法實際上是與 PERT 差不多時間開發的獨立作法,雖然如此,兩者主要會相互結合使用。

  • 關鍵活動這個術語,是用於不能延遲或占用超出計畫中資源的任務。如同字面,關鍵活動是能否成功完成專案的關鍵一環。

  • 浮動或寬裕項目用於形容專案期間可用的時間和資源。自由浮動項目是指團隊出現延遲時可以利用的資源;若寬裕項目出現負值,便是指資源不夠的任務。

  • 前置作業時間是指為了完成某件事件,必須先完成其先行作業事件的時間。

  • 延後時間是一個事件可在另一個事件後隨即進行的最快時間。

  • 快速跟進是指當您的團隊決定同時執行關鍵任務來縮短整體關鍵路徑。

  • 趕工關鍵路徑表示會將更多資源投注到關鍵路徑活動,從而縮短完成所需的時間,同時縮短關鍵路徑。

PERT 專案規劃步驟

瞭解所有關鍵術語後,以下是付諸行動的方法:

  1. 辨識工作項目:建議列出完成專案所需的所有工作項目,這可能會花一點時間。但如果手上處理的是複雜的專案,勢必要在初期階段就明確瞭解專案。

  2. 決定適當的順序:為了讓每項工作達到最佳結果,請決定最適合的順序,別忘了可以同時進行多項工作。依合理的順序設定任務的依存關係。

  3. 估算時間:決定每項工作需要多少時間,來設定樂觀、悲觀和預估時間。

  4. 建立 PERT 圖表:建立專案的視覺內容。

  5. 指派浮動項目:確定知道每項任務需要多少資源。

  6. 關鍵路徑估計:根據目前為止的架構,設定完成日期。

運用 PERT 規劃任務

PERT 圖表有助於記錄時間和活動順序。這不僅在計畫階段相當實用,在整個專案過程中都能持續參考這份寶貴的時間表。以下是 PERT 圖表範例:

  時間          

活動

說明

先行活動

樂觀

一般

悲觀

預估

0

開始日期

 

0

0

0

0

A

員工選擇

0

10

15

20

15

B

設備選擇

0

5

10

15

10

C

藍圖制訂

A

10

12

18

12

D

員工部署

A

7

10

15

10

E

安裝新設備

B、C

48

72

96

72

製作 PERT 網路圖

表格完成後,便可製作相對應的 PERT 圖表。圖表的功能如同流程圖,以清晰的視覺方式指出專案順序。也可以使用數位甘特圖。圖表應由節點組成,其中每個節點都描述一個活動和該活動的樂觀、悲觀及預估時間。

這是完整 PERT 網路圖的範例。

PERT 技術:優缺點

如您所見,就算在規劃階段,應用 PERT 技術也不是一項簡單的任務。您和團隊需仔細思考,PERT 對所選專案來說是否為最適合的管理技術。通常對小型專案來說,PERT 方法無法真正發揮效果。而且,如果嘗試將 PERT 應用在相對直接的專案,可能會演變成「人多誤事」的情況。繼續使用此方法之前,請考慮以下優缺點:

PERT 技術優點

  • 對整個專案建立清晰易懂的視覺內容
  • 可在專案開始前,對專案資源及績效進行深入分析
  • 建立明確的時程表,採取有條有理的措施
  • 人人都有明確的角色及時間進度,有助加強責任感
  • 可確定延遲責任歸屬
  • 可透過明確的協作計畫激勵團隊成員
  • 專案可以更快完成,因為人人都瞭解各自負責的事項及時間安排,例如:不會因為對各自期望溝通不良而造成延遲

PERT 技術缺點

  • 一旦開始細分每項必要活動,工作項目的數量可能會龐大到難以負荷
  • 不太適用於小型專案和簡單的工作項目
  • 節點和圖表有助於展現期望,但無法顯示即時狀態
  • 隨著專案進行,期望和現實不一定相同
  • 在範圍界定階段,行政工作明顯增加
  • 時間估算可能會讓人感到壓抑,且不利於創作性的工作

PERT 技術適合您和團隊嗎?

如果您的專案涉及眾多人員和工作項目,採用 PERT 網路圖作為藍圖,能讓每個人都擁有強大的專案管理工具,可作為接下來的基礎使用。也就是說,如果專案其實很簡單,可能反而會把事情搞得更複雜。若工作項目不需要這麼多細節,界定範圍的工作會浪費寶貴的時間。

PERT 有哪些替代方案?

如果您認為團隊無需完全採用 PERT 方法,而想善用 PERT 的某些觀念,則可以找找看思考方法類似但文書工作較少的工具。Dropbox 提供工作項目管理工具,讓您可輕鬆掌握團隊的工作狀況。透過應用程序整合功能,Xero、Monday、及 Trello 都可和 Dropbox 整合,您可以在 Dropbox 內輕鬆管理財務和團隊工作項目並解決問題。

專案經理可能會發現,團隊真正需要的不是複雜的計畫技術,而是明確定義的工作過程及將其實現的工具。