為什麼要使用紀錄管理?

每個企業都擁有大量紀錄,範圍遍及財務至法律文件。如果目前這類文件並非處於安全且井然有序的狀態,建議立刻著手改善。

書架上的書本堆放整齊且標記清晰

紀錄管理是什麼?

紀錄管理也稱為紀錄保存,顧名思義是整理和保護組織紀錄的流程。對於企業來說,公司整個生命週期都應當執行這個流程,如此一來儲存的文件便能反映出企業的歷史。不過,紀錄管理不光只是放置一個檔案櫃。成功的紀錄管理流程,包括紀錄的分類、建立、接收和維護作業。組織紀錄的安全處置或刪除工作,也應當屬於紀錄保存流程的一環。

紀錄經理應考慮將以下文件全部封存:

  • 紙本文件或其他離線形式的紀錄
  • 數位文件
  • 合約
  • 報告
  • 稽核文件
  • 認證
  • 電子郵件/社交媒體訊息
  • 影片

上述企業文件會不斷增加,因此務必要制訂相關規範流程,以便去蕪存菁,將關鍵項目保存到重要的紀錄內。Dropbox 能夠協助傳統紀錄中心進行重要的現代化升級,不僅僅是提供儲存功能而已。這類檔案需要維護,因此要管理的不只有新收到的項目,還有封存紀錄。

為什麼企業需要使用紀錄管理?

除了用於一般管理之外,使用企業紀錄管理還有幾項重要原因。如果企業遭到任何不名譽的指控,企業紀錄不僅可以避免您惹上麻煩,還能協助您擺脫困境。此外,切勿擅自斷定未使用的紀錄就不再重要。美國規定以下類型的紀錄需要符合特定的保留期限:

IRS

若身在美國,這非常重要。IRS 需要稅務紀錄。請將這些重要紀錄保存至少四年

公平勞工標準法 (FLSA)

針對不同類型的薪資紀錄,FLSA 有不同的法律規定。一般來說,至少三年的保留期應當足以符合規定。

人員紀錄

員工離職後,請將這些紀錄保留至少六年。這項紀錄很重要,可以證明該員工的確曾在您的公司工作,也可以在收到要求的時候協助提供推薦信。如果員工想採取對您不利的行動,也需要查閱這些紀錄。

招聘檔案

任何與僱用工作人員有關的檔案都應該保存三年左右。Equal Employment Opportunity Commission (公平就業機會委員會) 要求這些紀錄應保存至少一年。

其他

有些紀錄的重要性並沒那麼嚴重,但還是應該妥善保留,才能高枕無憂。已付水電費的收據、新軟體的歡迎電子郵件,還有和大海撈針型的求職信都應當留存,以便隨時可用。

如何設定紀錄管理系統

在建立紀錄管理系統之前,有幾項重要因素需要加以考慮。這個流程關係到整個公司,需要有人帶領,並且為整個工作團隊進行初步訓練。成功的紀錄管理系統需要以下要素:

負責紀錄管理的資深員工

這並非隨意交給人力資源部門的某個人的概括工作,而應該由一名資深員工全權負責整個流程。紀錄管理與財務一樣重要,您不會希望有人在財務工作上只是「盡力而為」就好,需由專責的工作團隊成員擔任文件經理和封存管理領導人。

決定保存紀錄的方式、內容及時機

納入工作團隊其他成員的意見,與資深員工一同決定重要紀錄的去留。請選擇保留期限,並決定紀錄生命週期結束時的刪除方式。文件保留期間可能因類型而異。例如公司文件應該保存在永久紀錄中,但員工薪資明細則可在幾年後刪除。

電子檔案管理預算

企業管理和通訊內容一大部分是由數位文件構成,為了確保所有數位文件安全無需,需要運用資訊技術。軟體即服務的模式,表示紀錄管理程式並非一次性費用,而是持續性的月費訂購方案。請務必確定已就此安排預算。

允許訓練與持續監控

企業中的任何人都可能需要存取紀錄,且這些紀錄應當是單一事實來源的關鍵環節。因此在紀錄管理計畫中,應納入工作團隊如何存取紀錄、如何負責任地處理紀錄的相關訓練。這些畢竟公司業務上最重要的文件,因此需要實施資料監管,並制定適當的紀錄管理政策。系統也需要受到持續監控,數位紀錄尤其如此。如此可確保不會出現未經授權使用或意外刪除的情形,且隨時都準備好執行檔案復原,以防範未然。同時也應考量災難復原,例如在業務活動受到網際網路病毒攻擊之時。

其他注意事項

如果企業負責的是水電煤氣等公用事業,重要的紀錄可能受到管轄聯邦紀錄的資訊自由法約束。這表示部分保存紀錄可能需要以公開紀錄的形式提供存取。開始為組織導入記帳功能時,請務必將這種可能性加入流程之中。

選擇業務紀錄保存解決方案

設立合適的數位紀錄管理系統,是紀錄管理流程的核心。Dropbox 是功能強大的檔案儲存解決方案,非常適合用於紀錄管理,可提供安全儲存檔案所需的所有工具,還有諸多其他功能,能輕鬆管理整體工作流程和資訊。也能輕鬆掃描文件,將紙本紀錄轉為數位檔案。運用進階團隊控制、密碼保護和限時存取等功能,可實現一流的安全性和資訊治理。使用延長版本紀錄期間擴充功能,則可將 10 年內的檔案還原變更或還原刪除。

有了 Dropbox 可儘管放心,紀錄一定會安全無虞,授權使用者不會發現資料隱藏起來或無法存取。

以上資訊並非法律建議。如有任何法律問題,建議諮詢律師。

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