紀錄管理是什麼？
紀錄管理也稱為紀錄保存，顧名思義是整理和保護組織紀錄的流程。對於企業來說，公司整個生命週期都應當執行這個流程，如此一來儲存的文件便能反映出企業的歷史。不過，紀錄管理不光只是放置一個檔案櫃。成功的紀錄管理流程，包括紀錄的分類、建立、接收和維護作業。組織紀錄的安全處置或刪除工作，也應當屬於紀錄保存流程的一環。
紀錄經理應考慮將以下文件全部封存：
- 紙本文件或其他離線形式的紀錄
- 數位文件
- 合約
- 報告
- 稽核文件
- 認證
- 電子郵件/社交媒體訊息
- 影片
上述企業文件會不斷增加，因此務必要制訂相關規範流程，以便去蕪存菁，將關鍵項目保存到重要的紀錄內。Dropbox 能夠協助傳統紀錄中心進行重要的現代化升級，不僅僅是提供儲存功能而已。這類檔案需要維護，因此要管理的不只有新收到的項目，還有封存紀錄。
為什麼企業需要使用紀錄管理？
除了用於一般管理之外，使用企業紀錄管理還有幾項重要原因。如果企業遭到任何不名譽的指控，企業紀錄不僅可以避免您惹上麻煩，還能協助您擺脫困境。此外，切勿擅自斷定未使用的紀錄就不再重要。美國規定以下類型的紀錄需要符合特定的保留期限：
IRS
若身在美國，這非常重要。IRS 需要稅務紀錄。請將這些重要紀錄保存至少四年。
公平勞工標準法 (FLSA)
針對不同類型的薪資紀錄，FLSA 有不同的法律規定。一般來說，至少三年的保留期應當足以符合規定。
人員紀錄
員工離職後，請將這些紀錄保留至少六年。這項紀錄很重要，可以證明該員工的確曾在您的公司工作，也可以在收到要求的時候協助提供推薦信。如果員工想採取對您不利的行動，也需要查閱這些紀錄。
招聘檔案
任何與僱用工作人員有關的檔案都應該保存三年左右。Equal Employment Opportunity Commission (公平就業機會委員會) 要求這些紀錄應保存至少一年。
其他
有些紀錄的重要性並沒那麼嚴重，但還是應該妥善保留，才能高枕無憂。已付水電費的收據、新軟體的歡迎電子郵件，還有和大海撈針型的求職信都應當留存，以便隨時可用。
如何設定紀錄管理系統
在建立紀錄管理系統之前，有幾項重要因素需要加以考慮。這個流程關係到整個公司，需要有人帶領，並且為整個工作團隊進行初步訓練。成功的紀錄管理系統需要以下要素：
負責紀錄管理的資深員工
這並非隨意交給人力資源部門的某個人的概括工作，而應該由一名資深員工全權負責整個流程。紀錄管理與財務一樣重要，您不會希望有人在財務工作上只是「盡力而為」就好，需由專責的工作團隊成員擔任文件經理和封存管理領導人。
決定保存紀錄的方式、內容及時機
納入工作團隊其他成員的意見，與資深員工一同決定重要紀錄的去留。請選擇保留期限，並決定紀錄生命週期結束時的刪除方式。文件保留期間可能因類型而異。例如公司文件應該保存在永久紀錄中，但員工薪資明細則可在幾年後刪除。
電子檔案管理預算
企業管理和通訊內容一大部分是由數位文件構成，為了確保所有數位文件安全無需，需要運用資訊技術。軟體即服務的模式，表示紀錄管理程式並非一次性費用，而是持續性的月費訂購方案。請務必確定已就此安排預算。
允許訓練與持續監控
企業中的任何人都可能需要存取紀錄，且這些紀錄應當是單一事實來源的關鍵環節。因此在紀錄管理計畫中，應納入工作團隊如何存取紀錄、如何負責任地處理紀錄的相關訓練。這些畢竟公司業務上最重要的文件，因此需要實施資料監管，並制定適當的紀錄管理政策。系統也需要受到持續監控，數位紀錄尤其如此。如此可確保不會出現未經授權使用或意外刪除的情形，且隨時都準備好執行檔案復原，以防範未然。同時也應考量災難復原，例如在業務活動受到網際網路病毒攻擊之時。
其他注意事項
如果企業負責的是水電煤氣等公用事業，重要的紀錄可能受到管轄聯邦紀錄的資訊自由法約束。這表示部分保存紀錄可能需要以公開紀錄的形式提供存取。開始為組織導入記帳功能時，請務必將這種可能性加入流程之中。
選擇業務紀錄保存解決方案
設立合適的數位紀錄管理系統，是紀錄管理流程的核心。Dropbox 是功能強大的檔案儲存解決方案，非常適合用於紀錄管理，可提供安全儲存檔案所需的所有工具，還有諸多其他功能，能輕鬆管理整體工作流程和資訊。也能輕鬆掃描文件，將紙本紀錄轉為數位檔案。運用進階團隊控制、密碼保護和限時存取等功能，可實現一流的安全性和資訊治理。使用延長版本紀錄期間擴充功能，則可將 10 年內的檔案還原變更或還原刪除。
有了 Dropbox 可儘管放心，紀錄一定會安全無虞，授權使用者不會發現資料隱藏起來或無法存取。
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