有效分配工作項目,使工作團隊如虎添翼

瞭解如何適當委派工作,藉此協助團隊成員在工作崗位上拿出精湛表現並發光發熱。

工作團隊圍坐在辦公桌旁四周,面對著負責向他們委派工作項目的人

什麼是委派?

委派是指您將工作項目指派給其他人,並不是指「將自己不想做的工作丟給他人」。委派型領導風格並非推卸自己不想負責的工作項目,而是將職責、責任和機會指派給他人。您確實可像以往那樣獨力撰寫報告,或者亦可請資淺團隊成員為您效勞,使他們獲得新的經驗。專案發展就是藉由這樣的方式而發生。

委派職責是任何階級制度的基本準則,即使公司文化重視扁平化階級也是如此。每個人都需要獲得自我證明的機會,唯有委派職責才能實現此目標。

關於有效委派的訣竅

有效委派需要累積一些實務經驗。您不能只是將工作分發出去,就期望工作團隊愉快地完成所有委派的工作項目。您必須確認是否向他們委派適當的工作項目。成功的委派在於發掘每個工作團隊成員的才能,使他們能藉此學習新技能。

以下是關於如何有效管理工作項目的一些重要訣竅:

瞭解您的工作團隊

每個人都有不同的優點與缺點。例如,您的工作團隊成員可能集體從事行銷工作,但他們各自擁有極具價值的個別技能。您作為有成效的領導者,您的工作就是辨識出這些技能。例如,您可能希望將組織性的工作項目委派給邏輯思考者,而非創意思考者。這樣做不僅未充分運用工作團隊的技能,還會滋生怨懟,因為您的團隊成員覺得他們的個人天賦並未受到認可或重視。

若想避免發生這類問題,其中一種做法是允許一定程度的志願服務。建立一份可輕鬆共享、編輯和更新的待辦清單。事先詢問工作團隊是否願意負責任一特定工作項目。人員很自然地會選擇他們確信能夠成功處理的事務。如此一來,您便可發現工作團隊的最佳實務技能,並為未來的委派工作項目奠定基礎。

重點不在於工作,而是在於處理工作的方式

專案管理與領導力,就如同您所分發的委派工作項目般,充滿挑戰。請花點時間,確實瞭解工作團隊需求,以及如何滿足這些需求。您的工作團隊是否具有充裕的時間?此工作項目是否唯有資深團隊成員才能勝任?工作流程是否能夠輕鬆將資淺團隊成員納入專案當中?真正的領導技巧在於重視人的價值,而非僅看重工作。

您身為團隊領導人,必須營造出具功能性的最佳工作環境。例如設置智慧協作空間、採行彈性工作等措施避免工作倦怠,或是遴選新經理引入更多結構與指引。Reel World 發現其工作流程必須因應不同的時區,因此選擇了 Dropbox;「跨時區工作有許多細節需要小心處理。如果我們在下午三點傳檔案給英國,他們那邊已經午夜了,但 Dropbox Business 會在隔天早上對方打開電腦時,幫他們自動同步檔案。」

切勿管得太多,而是要有所反應

做一個好的領導者與專橫的領導者,這兩者大有不同。管得太多大都會帶來負面影響,僅會讓團隊更顯消極。委派流程意指您放手讓其他人負責控管工作項目,您信任他們並使其擁有接受挑戰的機會。這就是團隊協作的一切意義所在。若拒絕完全放手,則將導致一座座的工作孤島陸續出現,而最終必然會有所影響。

當發生問題時,您必須以主管身分挺身而出。確保您允許修正初期問題並樹立適當結構,讓工作團隊成員負責新工作項目時有所倚靠。如此一來,他們便無須在開始出小瑕疵時,就直接向您呈報問題。這不代表您無法駕馭團隊成員,因為您仍可透過共享文件和註釋等工具關注工作進度。這可讓您掌握工作進度,卻無須緊迫盯人。

確實追蹤

委派職責並不代表您就此不再承擔自己的責任。您仍應善盡責任成為有成效的領導者。經常與您的工作團隊聯繫,確認您在他們有需要時能提供協助。提出有建設性的批評意見,確認針對第一次負責新工作項目的團隊成員提供指引。請謹記,若有人在工作項目上遇到難題,可能會將一切歸結為缺乏有效管理。

在此您可運用諸如檔案版本歷史記錄與復原等優異工具。工作團隊成員可能會因某些地方出錯,而必須重新來過。他們可能會由於擔心新的職責和必須回復原狀,而忽略了工作大局。在團隊彼此學習和成長過程中,所發生的一切極度人性化行為,Dropbox 都能協助支援。

盡可能地共享資訊

若您習慣獨自工作,可能會認為在解決問題時,單靠自己就能掌握所有關鍵資訊足以應付。身為委派者和維繫團隊動力的領導者,您必須與團隊共享此資訊。知識就是力量,而您的團隊必須瞭若指掌。一律共享到期日、簡要,以及與委派工作項目有關的關鍵通訊內容。這並不是要放棄職責,而是要瞭解應由單一、相互協作的高效工作團隊來共同承擔職責。您現在已讓工作團隊能夠盡其所能地做出回應。

領導團隊締造卓越成就。

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