艾森豪矩陣是什麼?

艾森豪矩陣是從艾森豪 (Dwight D. Eisenhower) 首創的策略技巧發展而來,這套時間管理工具可提升工作優先排序及工作量管理的能力。

艾森豪矩陣是什麼?

幾乎沒有人希望自己效率低落,至少在工作上不會如此。但一整天下來,工作清單上的事項越積越多,您開始忙著處理緊急事務,想要維持工作效率變得越來越艱難。不管是快要錯過重要的截止日期,還是在奮力追趕長期專案的進度,工作落後與超前的差異之處,就在於能否有效安排工作項目的優先順序。此時就該活用「艾森豪矩陣」管理法。

瞭解艾森豪矩陣

艾森豪矩陣 (也稱為「艾森豪方格」或「緊急/重要矩陣」) 是一種簡單方便的架構,可用來排定工作項目的優先順序和管理工作量。這種作法是以美國第 34 任總統暨五星上將艾森豪 (Dwight D. Eisenhower) 命名。艾森豪以傑出的工作效率聞名,他設定目標與時間管理的方法受到許多人廣泛研究,Stephen Covey也是其中之一。Covey 在《The 7 Habits of Highly Effective People》一書中,將艾森豪的概念重新包裝,變成一種簡易的工作項目優先度排序方法:艾森豪矩陣。

所以,什麼是艾森豪矩陣?基本上,透過這種策略,就能將艾森豪的以下名言付諸實踐:「我有兩種事情要處理:緊急的事和重要的事。緊急的不重要,重要的不緊急。」只需做一件事:根據急迫性和重要性,評估手頭上的工作項目。

艾森豪方格如何運作?

公司企業與一般個人,都能運用艾森豪矩陣來規劃、委派、排定優先順序及安排每日或每週的工作項目。將工作項目逐一排進以下四個象限中,即可判斷工作的急迫程度,以此制訂合適的工作處理方式:

  • 第一象限:緊急且重要 (須立即完成的工作項目)。這些工作非常重要,必須盡快「優先處理」,通常是因為意外情況而在緊要關頭出現的要求。一般來說,這類工作應立即完成,或在當天結束。比方說接手生病同事的專案,或者是因應預料之外的緊急情況,例如供應鏈中斷。

  • 第二象限:重要但不緊急 (可安排稍後完成的工作)。這類屬於重要的長期目標或工作,但沒有確切的期限,因此可排定之後再完成。例如考取專業資格,或是規劃預算刪減等長期的業務目標。

  • 第三象限:緊急但不重要 (可委派給他人的工作)。這類工作需要立即完成,但可能並未重要到需要親自費神處理,可將這些工作分派給其他團隊成員。相關例子包括例行公事,或是冗長卻目的不明的會議或電話。

  • 第四象限:既不緊急也不重要 (須剔除的工作)。這類工作會分散注意力,應盡可能避免。在許多情況下,可直接忽略或取消此類工作。像是社交活動,或是非必要又漫長的下午茶休息時間。

簡單來說,艾森豪方格可幫助您依據重要性和急迫性,以視覺化方式呈現手上的工作項目。開始運用這些分類來思考工作量後,就比較容易保障最重要的工作會受到優先處理並盡快完成。

如何區分急迫性和重要性?

建立優先順序矩陣時,想要區分某項工作屬於急迫還是重要,並沒有一套通用的標準公式,但一定要多加思考兩者間的差異。比起製作抽象的艾森豪方格,想在現實中分辨這兩種類別,通常確實更為困難。簡而言之,所謂的緊急工作代表難以避免,且必須立即處理;重要工作則需要多加規劃,而有助於實現長期目標。舉例來說,接聽重要客戶的電話就相當急迫,持續關注自身領域的最新研究則屬於重要工作。

艾森豪矩陣有什麼優勢?

艾森豪緊急/重要矩陣的一大優勢在於容易實行。不必購買昂貴的軟體套件,也不需要花費大量時間製作矩陣。藉著優先矩陣設下清楚明確的優先順序後,通常便可改善時間管理的效率。這個方法尤其適合管理高層或業主,另外像自由工作者可能需要同時處理不同專案或客戶的多項工作,也很適合使用。

艾森豪矩陣有什麼缺點?

艾森豪矩陣有些缺點存在。最大缺點在於工作的重要性往往很難精準判定。即是最終有可能將工作委派給錯誤的資源,而導致品質下跌。還有一點必須注意,就是處理緊急活動時,不見得每次都能立即採取行動。缺乏知識,時間不足,再加上種種規定和官僚體制,又或者手邊同時有多項緊急又重要的工作,都是難以立即行動的因素,進而導致優先矩陣在決策下達與時間管理方面的效果變差。

如何利用艾森豪方格管理工作項目和工作量

緊急/重要矩陣可謂工作與專案管理的絕佳起點。將工作項目分配到合適的象限之後,即可開始訂定時間管理流程,以便及時處理重要活動。舉例來說,您可以透過 Dropbox 更有效率地管理待辦清單。可活用這類工作管理工具,將緊急但不重要的工作指派給其他團隊成員,至於可待後日處理的不緊急重要工作,也能設定相應的到期日和提醒。

在工作場域中推行自動化工具同樣值得考慮。在可能的情況下,自動化是處理待辦工作的好方法,而且在實際投入使用之前,無須進行太多計畫或分析工作。透過 Dropbox 的自動化工具或整合功能,即可有效「委派」緊急但不重要的 Q3 工作項目,為企業節省時間。您可以在 Dropbox Paper 中指派工作項目給工作團隊成員並設定截止日期,或是從 Dropbox 檔案直接移到團隊成員的 Trello 卡片中。有了自動化內容匯入工具的幫忙,您可以剔除耗時、容易出錯又恐會導致瓶頸的工作項目,確保您和團隊的工作效率在未來有所提升。

此外,建議考慮結合艾森豪方格與其他時間管理方法,以期獲得更佳成效。這邊以「吃青蛙」為例。這項法則源自於馬克・吐溫的名言,他曾說:「假如你的工作是生吃一隻青蛙,那麼最好每天早上第一件事就是吃青蛙。」放到商業領域來看,這表示應該先應付最龐大或最複雜的工作,再來才處理較小型的工作,這些小工作的優先順序可按其他因素排定,像是截止日期。除此之外還有 ABCDE 法,基本上就是將工作項目按重要程度排列,為每項工作標上字母等級,接著再依字母順序逐一完成。

結語

艾森豪方格可說是極度有效的工作與時間管理工具。只要學會如何有效率地排定工作的優先順序,就能提升工作效率,剔除浪費時間的活動,大步朝向長期業務目標邁進。