艾森豪矩陣是什麼？
幾乎沒有人希望自己效率低落，至少在工作上不會如此。但一整天下來，工作清單上的事項越積越多，您開始忙著處理緊急事務，想要維持工作效率變得越來越艱難。無論是錯過重要的截止日期，還是在奮力追趕長期專案的進度，如何有效安排工作項目的優先順序，造就了工作落後與超前的差別。此時就該活用「艾森豪矩陣」管理法。
瞭解艾森豪矩陣
艾森豪矩陣 (也稱為「艾森豪方格」或「緊急/重要矩陣」) 是一種簡單方便的架構，可用來排定工作項目的優先順序和管理工作量。這種作法是以美國第 34 任總統暨五星上將艾森豪 (Dwight D. Eisenhower) 命名。艾森豪以傑出的工作效率聞名，他設定目標與時間管理的方法受到許多人廣泛研究，Stephen Covey也是其中之一。Covey 在《The 7 Habits of Highly Effective People》一書中，將艾森豪的概念重新包裝，變成一種簡易的工作項目優先度排序方法：艾森豪矩陣。
所以，什麼是艾森豪矩陣？基本上，透過這種策略，就能將艾森豪的以下名言付諸實踐：「我有兩種事情要處理：緊急的事和重要的事。緊急的不重要，重要的不緊急。」只需做一件事：根據急迫性和重要性，評估手頭上的工作項目。
艾森豪方格如何運作？
公司企業與一般個人，都能運用艾森豪矩陣來規劃、委派、排定優先順序及安排每日或每週的工作項目。將工作項目逐一排進以下四個象限中，即可判斷工作的急迫程度，以此制訂合適的工作處理方式：
- 第一象限：緊急且重要 (須立即完成的工作項目)。這些工作非常重要，必須盡快「優先處理」，通常是因為意外情況而在緊要關頭出現的要求。一般來說，這類工作應立即完成，或在當天結束。比方說接手生病同事的專案，或者是因應預料之外的緊急情況，例如供應鏈中斷。
- 第二象限：重要但不緊急 (可安排稍後完成的工作項目)。這類屬於重要的長期目標或工作項目，但沒有確切的期限，因此可排定之後再完成。例如考取專業資格，或是規劃預算刪減等長期的業務目標。
- 第三象限：緊急但不重要 (可委派給他人的工作)。這類工作需要立即完成，但可能並未重要到需要親自費神處理，可將這些工作分派給其他團隊成員。相關例子包括例行公事，或是冗長卻目的不明的會議或電話。
- 第四象限：既不緊急也不重要 (須剔除的工作)。這類工作會分散注意力，應盡可能避免。在許多情況下，可直接忽略或取消此類工作。像是社交活動，或是非必要又漫長的下午茶休息時間。
簡單來說，艾森豪方格可幫助您依據重要性和急迫性，以視覺化方式呈現手上的工作項目。開始運用這些分類來思考工作量後，就比較容易保障最重要的工作會受到優先處理並盡快完成。
如何區分急迫性和重要性？
建立優先順序矩陣時，想要區分某項工作屬於急迫還是重要，並沒有一套通用的標準公式，但一定要多加思考兩者間的差異。比起製作抽象的艾森豪方格，想在現實中分辨這兩種類別，通常確實更為困難。簡而言之，所謂的緊急工作代表難以避免，且必須立即處理；重要工作則需要多加規劃，而有助於實現長期目標。舉例來說，接聽重要客戶的電話就相當急迫，持續關注自身領域的最新研究則屬於重要工作。
艾森豪矩陣有什麼優勢？
艾森豪緊急/重要矩陣的一大優勢在於容易實行。不必購買昂貴的軟體套件，也不需要花費大量時間製作矩陣。藉著優先矩陣設下清楚明確的優先順序後，通常便可改善時間管理的效率。這個方法尤其適合管理高層或業主，另外像自由工作者可能需要同時處理不同專案或客戶的多項工作，也很適合使用。
艾森豪矩陣有什麼缺點？
艾森豪矩陣有些缺點存在。最大缺點在於工作的重要性往往很難精準判定。即是最終有可能將工作委派給錯誤的資源，而導致品質下跌。還有一點必須注意，就是處理緊急活動時，不見得每次都能立即採取行動。缺乏知識，時間不足，再加上種種規定和官僚體制，又或者手邊同時有多項緊急又重要的工作，都是難以立即行動的因素，進而導致優先矩陣在決策下達與時間管理方面的效果變差。
如何利用艾森豪方格管理工作項目和工作量
緊急/重要矩陣可謂工作與專案管理的絕佳起點。將工作項目分配到合適的象限之後，即可開始訂定時間管理流程，以便即時處理重要活動。舉例來說，您可以透過 Dropbox 更有效率地管理待辦清單，建立時程範本。您可活用這些工作項目管理工具，將緊急但不重要的工作指派給其他工作團隊成員，至於可待後日處理的不緊急重要工作，也能設定相應的到期日和提醒。
在工作場域中推行自動化工具同樣值得考慮。在可能的情況下，自動化作業是處理待辦工作項目的好方法，而且在實際投入使用之前，無須進行太多規劃或分析工作。為了替企業節省時間，只要搭配 Dropbox 的自動化工具或整合功能使用生產力應用程式，即可有效「委派」緊急但不重要的 Q3 工作項目。您可以在 Dropbox Paper 中指派工作項目給工作團隊成員並設定截止日期，或是從 Dropbox 檔案直接移到工作團隊成員的 Trello 卡片中。有了自動內容內嵌工具的幫忙，您就可以剔除耗時、容易出錯又恐會導致瓶頸的工作項目，確保您和團隊的工作效率在未來有所提升。
此外，建議考慮結合艾森豪方格與其他時間管理方法，以期獲得更佳成效。這邊以「吃青蛙」為例。這項法則源自於馬克・吐溫的名言，他曾說：「假如你的工作是生吃一隻青蛙，那麼最好每天早上第一件事就是吃青蛙。」放到商業領域來看，這表示應該先應付最龐大或最複雜的工作，再來才處理較小型的工作，這些小工作的優先順序可按其他因素排定，像是截止日期。除此之外還有 ABCDE 法，基本上就是將工作項目按重要程度排列，為每項工作標上字母等級，接著再依字母順序逐一完成。
結語
艾森豪方格可說是極度有效的工作與時間管理工具。只要學會如何有效率地排定工作的優先順序，就能提升工作效率，剔除浪費時間的活動，大步朝向長期業務目標邁進。
