打破組織中的孤島

瞭解如何辨認團隊是否處於孤立的工作狀態,並幫助他們開始朝著組織共同願景一同努力。

什麼是孤島?

隨著企業擴張,組織中的孤島必然會增加。如果一切按計畫進行,團隊中的每個成員都應當掌握重要專案的最新資訊。在理想狀態下,部門之間的溝通不會有任何延遲。但即使是最尖端的創新公司,也難以倖免於出現孤島。然而,這並不代表無法瓦解孤島或防止孤島發生。

組織中的孤島對於大型和小型企業都是問題。但孤島究竟到底是什麼?孤島是會將不同類型的員工分隔開的系統,通常是根據員工所在部門區分。如此會對團隊協作及溝通造成阻礙,且會降低效率並阻礙資訊流通。

需特別注意一點,「孤島」不等於「團隊」。組織設立由各種專家組成的小型團隊,本身沒有問題。實際上,專家團隊是提高專注力及增強公司內部責任感的好方法。另一方面,組織內的孤島指的是團隊的合作方式,而且不太正面。如果說團隊「在孤島上工作」,代表他們基本上與整個組織脫節。因此會接連出現瓶頸、溝通不良等數不清的問題。

在孤島上工作有什麼問題?

在孤島上工作會對企業造成嚴重影響。這種情形會引起內部勢力爭端,且可能會使公司內缺乏信任感。進而導致部門內部效率不彰和裁員。以實際面來說,團隊間停止溝通、停止交換意見、溝通不良,因而導致專案難以順利進行。這樣的組織結構很快就會開始扼殺創新精神,根基上的小裂縫可能會擴大到難以跨越。

資料數據是將客戶體驗最佳化的關鍵,資訊穀倉的心態可能嚴重破壞客戶滿意度。如果不鼓勵團隊按照標準流程共享資訊,可能就無法有效利用數據資料。所以公司最後是成是敗,能否瓦解孤島是相當重要的關鍵。

如何瓦解組織中的孤島

一旦發現公司內部出現組織孤島,就該立即採取行動。儘早開始實施可調整規模的長期解決方案,有助於避免工作場所僵化,形成封閉零散的孤島文化。應該怎麼做?以下是我們的孤島破壞策略,用來打散組織不需要的孤島:

溝通大方向

很多情況下,員工的忠誠不是朝向公司,而是忠誠於團隊或主管,此時就會開始形成組織孤島。為瞭解決這個問題,應當幫助團隊瞭解自己如何為整體發展貢獻一己之力,尤其要認識團隊及其工作內容與公司共同目標契合的地方。如此能讓部門團隊同舟共濟,朝相同方向齊心前進,而不是內向孤立、捍衛一方地盤的孤島。

透明開放和良好溝通是關鍵鎖在,這兩個特點可以在整個組織中培養出共同的責任感。只要銷售團隊完全瞭解行銷部門的情況,他們就比較不會藏匿資源和資訊。請務必透過各種媒介傳達公司的使命,讓員工將公司使命牢記於心、視為首要優先。

由上至下應對組織孤島

我們在調查產生孤島的根本原因時,發現幾乎總是領導階層造成的。如果您的領導團隊並未專注投入公司的整體目標,您也不太可能有辦法有效處理資訊孤島。然而,一旦領導階層接納公司的共同願景,並致力實行協同合作和跨部門團隊合作的概念,各個團隊就會跟進。

您可以採取什麼措施來幫助建立統一的領導團隊?身為領導者,請打造出容許且鼓勵辯論的環境。讓每個人都有機會分享自己的觀點,確保整個領導團隊都感受到他們意見有傳達出去,並獲得解釋。但做出決定後,領導階層就需要開始通力合作,朝組織的共同目標齊心努力。

建立跨部門合作關係

團隊成員不光必須和自己的團隊建立聯繫,還要與整個組織產生聯繫感。透過鼓勵跨部門合作,可確保團隊成員跨越部門界限,建立合作關係,進而改善整體組織的協調與協作效果。此外這也是種好方法,可以抵銷組織孤島導致營運效率不彰的某些問題,像是重複作業或周期時間較長等。

跨部門團隊是很好的解決方案,可由不同部門領域的人員共同組成團隊。例如,跨部門團隊的成員可能包括財務人員、設計師、工程師、行銷人員等。這種組織結構,不僅可以促使員工之間產生正向的接觸交流,還能促進團隊協作,也有助於減少交接和溝通落差的情形。如此能確保由單一團隊盡可能完整處理客戶的生命週期。

提供跨部門訓練

儘管專業分工很重要,但透過跨部門訓練來分享資訊和專業知識也是個好主意。安排定期的跨部門訓練課程,有助於員工瞭解對其他部門有用的資源和資訊。這也是鼓勵職涯發展的一種方法,因為團隊可進一步瞭解公司哪些領域最適合自己的興趣和技能。

還有許多其他方法可打破部門之間的界限。以矽谷重量級人物推廣的企業「黑客松會議」為例,活動中會鼓勵參與者和不同部門的團隊成員組隊,藉以模糊部門間的界線,並將影響許多大型科技新創公司的孤島思維一舉打破。

使用 Dropbox 聰明工作

最後還可以運用多種協作工具,鼓勵團隊不要在孤島上工作。Dropbox 智慧協作空間提供了井然有序的工作空間,確保可輕鬆取用所有需要的內容和工具。智慧協作空間可將某項專案或檔案的相關人員聚集在一起,提供集中協作的機會,不用再橫跨多種管道的分散溝通。

打破組織內部的孤島絕非易事,但迴避這項任務所引發的風險也難以承擔。透過鼓勵團隊接納共同的願景,並以機動靈活的方式進行協作,您就能以消滅職場上的組織孤島為目標而努力,讓公司迎來更大的成功。