如何召開有成效的會議？
您也曾經歷過：可怕的糟糕會議。這明明是場業務會議，但一件事情也沒解決，什麼都說下次會議再討論，每個人離開時都覺得完全在浪費時間。一群人聚集在房間裡，鬆散發散地討論，想到什麼就討論什麼，這是教科書中糟糕會議的標準定義。如果您想召開成功的會議，則需要一點先見之明，而且如果會議是您職位的核心，則動用整個工作團隊的力量來打造成功的會議，也在所不惜。
現在董事會會議通常每季度一次，而不是每週一次。現在許多企業都依賴即興的「更新最新進度」會議。然而，沒有成效的會議不僅對每個人都是沉重的負擔。而且代價昂貴。溝通效率不佳實際上讓每位員工損失高達 10,000 美元。因此，召開有成效的會議不僅對您的理智至關重要，且對任何大型或小型企業在財務上都不可或缺。
聰明的會議管理在會議實際開始前早已開始，且在會議結束後還持續很久。當您安排與員工、客戶或整個業務團隊的成功會議時，可以考慮以下幾個關鍵要點。
決定會議目的
很多糟糕的會議結束時，員工想法都一致，都一致認為「我其實本來可以利用開會的時間來執行我們剛剛在討論的事情。」在時程表中安排會議之前，請務必明確定義會議的目的。實現這點的最好方法之一，就是建立經過深思熟慮的會議議程。
決定會議開始的時間
不要在當天甚至前一天才突然宣布開會時間。您向與會者發出通知的時間越早，召開成功會議的機會越大。不要把會議當作自己高高在上的象徵，利用權威使團隊被迫離開更重要的工作。您可透過 Dropbox Paper 中的工作項目管理功能，清楚看到每個人的工作量，協助自己思考所選的會議時間是否合適，或者團隊可能需執行更急迫的行動項目。同樣地，只要使用時間管理工具，您就可以查看專案是否遇到障礙，以及是否需要召開會議來解決問題。如果您的團隊遍布全國甚至全球，那麼您還需要找到一個適合每個成員時區的時間。如果您找不到適合所有人的共同時間，請確認召開會議是否必要。或者，您也可以選擇使用 Dropbox Capture 等工具發送影片訊息或錄音，用這種方式簡報您的工作狀況，讓分散式團隊能趁空檔觀看您的簡報。
邀請相關會議參與者
請確保將正確的人新增至邀請名單中。如果您知道某些成員需要處理更急迫的優先事項，或可能不太參與專案，就不要邀請整個工作團隊。同樣地，不要排除也許可提供新觀點的資淺團隊成員或實習生。Dropbox 工作團隊方案整合了 Zoom 和 Slack 應用程式，沒有理由不讓遠端會議成員參與。考慮執行遠端會議最佳做法，讓所有同事皆能參與其中。您可以主持會議、寫會議記錄、並將追蹤事項寄給現場及位於他處的團隊成員，無須切換背景資訊。會議的參與者應該就像字面上所講的，是去參與會議的人，因此請確保邀請的這些成員，皆會受到討論內容的直接影響。畢竟，成功的會議可讓工作團隊協作更有成效。
請分享資訊，不要只期待他人提供資訊
如果您需要為專案腦力激盪新想法，那就不要只是將團隊成員集合到會議室，接著期待他們當場丟出新點子。在規劃會議，尤其是腦力激盪會議時，請先收集靈感，例如先把自己的想法寫下來。接著，事先告知會者相關內容，讓他們在會議前可做好充分準備。在規劃工作項目或目標時，請成員事先考慮 SMART 目標以調整目標。如果您希望他們能夠帶來有價值的內容，那麼請確保在 Paper 中建立有用的文件，使與會者可在會議前事先閱讀，甚至可以請他們加入自己的想法。
執行決策
有成效的會議應該像任務一樣出現：以目的開始、以決議結束，或至少有個朝向決議、有共識的方向。如果會議是關於解決問題，則讓每個出席者都有機會就如何解決問題發表意見。然後工作團隊一起合作，利用會議時間來解決問題。須確保所有人都清楚行動計劃中特定工作項目的到期日和負責人，才將會議結束。
如何召開會議
有效的會議不一定要在實體會議室中舉行。況且萬一有些團隊成員是遠端工作者，那麼實體會議也是行不通的。打造成功的會議不應該取決於舉行的地點，Zoom 或 Google Hangouts 都是很完美的設備。
當會議中所有人都可即時將想法輸入到協作文件中時，沒理由只讓一個人做會議記錄。儘管這可能會造成「廚師太多」的情況，但這種方式也鼓勵每個人真正即時參與會議。這也意味著，如果整場會議都有遠端團隊成員參加，不論是因時區緣故或連接不良，他們可以直接查看即時文件，不用等到最後才知道錯過什麼會議內容。對於內向的人，以這種方式完成會議記錄可能更有成效。您可以從每個人的角度編輯和紀錄關鍵重點，然後將這些重點寫在追蹤電子郵件中。
一定要寄出後續追蹤電子郵件，因為即使在最好的情況下，就算您有做筆記，也不太可能記住會議中提到的所有內容。由規劃會議者撰寫的後續追蹤電子郵件，可幫助與會者回想討論重點，且排定優先順序。真正成功的會議，是每個人都可以清楚回顧會議所涵蓋的內容。如果您每天都忙於開會和做筆記，可以使用會議記錄範本將內容格式簡化。
會議類型
不是每次會議都需要勞師動眾。會議議程項目可能只需要您和財務經理，在白板上簡單提出解決方案，或是透過一個方便的文件掃描應用程式，便可處理所有發票。會議就像在 Slack 上發訊息給自由工作者一樣，您讓他們知道若有任何需要，您都有空。或也許是在午餐時和同事分享近況。歸根究底，會議只是保持溝通活躍的一種方法。不要只因為沒在正式會議上討論過這些問題，就輕而易舉略過，也不要僅因為人數不超過兩人就不繼續追蹤。請記住：每場會議都很重要，規模再怎麼小都一樣。
增加會議的誘因
若您的會議是關於辦公室更新或介紹新團隊成員，則有些人可能認為這是非必要的會議。但在團隊向心力方面，這種會議對於整體企業文化至為重要。給工作團隊成員一些吸引人的誘因，像是利用美味的餐點將有效率的會議轉變為團隊午餐約會。或者，您可以暗示即將宣布一項令人興奮的消息，就算只是聖誕節派對的舉辦地點也好。
每個人都可以規劃會議
有種過時的想法認為會議管理只能透過「高層」，因為他們利用權力召集工作團隊參加會議。但交流是雙向的。如果您認為有必要召開會議，就請安排會議。只是您要知道，您要全權負責確保會議有所成效，並非浪費時間。
會議讓所有人一同分享想法、提出疑慮並加以解決。假設存在一個問題，即使是最佳的任務管理工具也無法完全傳達。那就是您親自向工作團隊強調問題的好時機。無論他們的職位或地點為何，會議應該讓每個人有發聲的機會。有了有效的數位工具供您差遣，讓您每次會議都可順利進行。
