使用協作工具,讓會議更有成效

這些實用的建議旨在幫助您的團隊會議發揮最大效果,並確保您充分利用時間。

正在視訊會議中的一個人

如何召開有成效的會議?

您也曾經歷過:可怕的糟糕會議。這明明是場業務會議,但一件事情也沒解決,什麼都說下次會議再討論,每個人離開時都覺得完全在浪費時間。一群人聚集在房間裡,鬆散發散地討論,想到什麼就討論什麼,這是教科書中糟糕會議的標準定義。如果您想召開成功的會議,則需要一點先見之明,而且如果會議是您職位的核心,則動用整個團隊的力量來打造成功的會議,也在所不惜。

現在董事會會議通常每季度一次,而不是每週一次。現在許多企業都依賴即興的「更新最新進度」會議。然而,沒有成效的會議不僅對每個人都是沉重的負擔。而且代價昂貴。溝通效率不佳實際上讓每位員工損失高達 10,000 美元。因此,召開有效的會議不僅對您的理智至關重要,且對任何大型或小型企業在財務上都不可或缺。

聰明的會議管理在會議實際開始前早已開始,且在會議結束後還持續很久。當您安排與員工、客戶或整個業務團隊的成功會議時,可以考慮以下幾個關鍵要點。

決定會議目的

很多糟糕的會議結束時,員工想法都一致,都一致認為「我其實本來可以利用開會的時間來執行我們剛剛在討論的事情。」在時程表中安排會議之前,請務必明確定義會議的目的。實現這點的最好方法之一,就是建立經過深思熟慮的會議議程

決定會議開始的時間

不要在當天甚至前一天才突然宣布開會時間。您向與會者發出通知的時間愈提早,成功召開會議的機會愈大。不要把會議當作自己高高在上的象徵,利用權威使團隊被迫離開更重要的工作。透過 Dropbox Paper 中的任務管理功能,可以清楚看到每個人的工作量,因此您可以思考所選的會議時間是否合適,或者團隊可能需執行更急迫的行動項目。同樣地,使用這種時間管理工具,可讓您查看專案是否遇到障礙,及是否需要召開會議來解決問題。如果您的團隊遍布全國甚至全球,則您還需要找到適合每個人時區的時間。

邀請相關會議參與者

確保將正確的人新增至邀請名單中。遠如果您知道某些成員需要處理更急迫的優先事項,或可能不太參與專案,就不要邀請整個團隊。同樣地,不要排除也許可提供新觀點的資淺團隊成員或實習生。藉由 Dropbox Business 中的 Zoom 和 Slack 應用程式整合,沒有理由不讓遠端團隊成員參加。您可以主持會議、寫會議記錄、並將追蹤事項寄給現場及位於他處的團隊成員,無需切換背景資訊。會議的參與者應該就像字面上所講的,是去參與會議的人,因此請確保您邀請的這些人,會受到討論內容的直接影響。畢竟,成功的會議對於更有成效的團隊協作至關重要。

分享資訊。不要只期待他人提供資訊

如果您需要為一個專案腦力激盪新想法,不要只是將團隊成員集合到會議室,就期待他們當場執行。在規劃會議,尤其是腦力激盪會議時,請先收集靈感並寫下自己的想法。接著,事先告知會者相關內容,讓他們在會議前可做好充分準備。您希望他們能夠帶來價值,因此請確保在 Paper 中建立有用的文件,使與會者可在會議前事先閱讀,甚至可以補充他們自己的想法。

執行決策

有效的會議應該像任務一樣出現:以目的開始、以決議結束,或至少有個朝向決議、有共識的方向。如果會議是關於解決問題,則讓每個出席者都有機會就如何解決問題發表意見。然後團隊一起合作,利用會議時間來解決問題。須確保所有人都清楚行動計劃中特定任務的到期日和負責人,才將會議結束。

如何召開會議

有效的會議不一定要在實體會議室中舉行。而且如果有些團隊成員是遠端工作者,實體會議室也是行不通的。打造成功的會議不應該取決於舉行的地點,Zoom 或 Google Hangouts 都是很完美的設備。

當會議中所有人都可即時將想法輸入到協作文件中時,沒理由只讓一個人做會議記錄。儘管這可能會造成「廚師太多」的情況,但這種方式也鼓勵每個人真正即時參與會議。這也意味著,如果整場會議都有遠端團隊成員參加,不論是因時區緣故或連接不良,他們可以直接查看即時文件,不用等到最後才知道錯過什麼會議內容。對於內向的人,以這種方式完成會議記錄可能更有效。您可以從每個人的角度編輯和紀錄關鍵重點,然後將這些重點寫在追蹤電子郵件中。

一定要寄出後續追蹤電子郵件,因為即使在最好的情況下,就算您有做筆記,也不太可能記住會議中提到的所有內容。由規劃會議者撰寫的後續追蹤電子郵件,可幫助與會者回想討論重點,且排定優先順序。真正成功的會議,是每個人都可以清楚回顧會議所涵蓋的內容。如果您每天都忙於開會和做筆記,可以使用會議記錄範本將內容格式簡化。

會議類型

不是每次會議都需要勞師動眾。會議議程項目可能只需要您和財務經理,在白板上簡單提出解決方案,或是透過一個方便的文件掃描應用程式,便可處理所有發票。會議就像在 Slack 上發訊息給自由工作者一樣,您讓他們知道若有任何需要,您都有空。或也許是在午餐時和同事分享近況。歸根究底,會議只是保持溝通活躍的一種方法。不要只因為沒在正式會議上討論過這些問題,就輕而易舉略過,也不要僅因為人數不超過兩人就不繼續追蹤。請記住:每場會議都很重要,規模再怎麼小都一樣。

增加會議的誘因

若您的會議是關於辦公室更新或介紹新團隊成員,則有些人可能認為這是非必要的會議。但在團隊向心力方面,這種會議對於整體企業文化至為重要。給團隊成員一些吸引人的誘因,像是利用美味的餐點將有效率的會議轉變為團隊午餐約會。或者,您可以暗示即將宣布一項令人興奮的消息,就算只是聖誕節派對的舉辦地點也好。

每個人都可以規劃會議

有種過時的想法認為會議管理只能透過「高層」,因為他們利用權力召集團隊參加會議。但交流是雙向的。如果您認為有必要召開會議,就請安排會議。只是您要知道,您要全權負責確保會議有所成效,並非浪費時間。

會議讓所有人一同分享想法、提出疑慮並加以解決。假設存在一個問題,即使是最佳的任務管理工具也無法完全傳達。那就是您親自向團隊強調問題的好時機。無論他們的職位或地點為何,會議應該讓每個人有發聲的機會。有了有效的數位工具供您差遣,讓您每次會議都可順利進行。