Wat is delegeren?
Delegeren is het toewijzen van taken aan andere mensen. En nee, het is geen kwestie van "jij moet het doen, omdat ik er geen zin in heb." De stijl van delegerend leiderschap gaat niet over het doorgeven van de taken die je niet wilt doen, maar over het toevertrouwen van verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid en kansen. Natuurlijk kun je dat rapport ook zelf schrijven zoals je al 100 keer eerder hebt gedaan, maar je kunt ook je minder ervaren teamlid vragen om dit voor het eerst te doen en ervan te leren. En zo is er ineens sprake van professionele ontwikkeling.
Verantwoordelijkheid delegeren is een fundamenteel beginsel van elke hiërarchie, zelfs als jouw bedrijfscultuur erop gericht is om deze vlak te houden. Iedereen verdient een kans om zich te bewijzen, en dat kan alleen worden bereikt door verantwoordelijkheden te delegeren.
Tips om effectief te delegeren
Effectief delegeren vergt enige oefening. Je kunt niet zomaar werk uitdelen en verwachten dat je team blij is met die gedelegeerde taak. Je moet zeker weten dat je ze de juiste taak hebt gegeven. Succesvol delegeren betekent dat je de talenten van elk individueel teamlid moet aanboren en dat je onderweg nieuwe vaardigheden aanleert.
Dit zijn enkele tips over hoe je taken effectief beheert:
Ken je team.
Iedereen heeft andere sterke en zwakke punten. Je teamleden kunnen bijvoorbeeld allemaal samenwerken in marketing, maar individueel hebben ze allemaal andere, zeer waardevolle vaardigheden. Als effectieve leider is het jouw taak om deze vaardigheden te herkennen. Je kunt proberen te voorkomen dat je organisatorische taken aan de creatieve denkers geeft in plaats van aan de logische denkers. Zo gebruik je de vaardigheden van je team niet goed en je kunt zo ook afkeer opwekken, omdat je team ziet dat hun individuele vaardigheden niet worden herkend of gewaardeerd.
Een manier om dit te voorkomen is dat je werknemers kunnen aangeven wat zij het liefst willen doen. Maak een takenlijst die gemakkelijk kan worden gedeeld, bewerkt en geüpdatet. Vraag eerst aan je team of ze een bepaalde taak op zich willen nemen. Wie weet waar hij of zij goed in is, kiest natuurlijk voor iets soortgelijks. Zo kun je de beste vaardigheden van je team in de praktijk zien en daarop inspelen voor nieuwe taken die gedelegeerd moeten worden.
Het gaat niet om het werk zelf, maar om de manier waarop mensen het doen
Projectmanagement en leiderschap vormen net zo'n uitdaging als het delegeren van de taken. Zorg dat je precies weet wat je van je team nodig hebt en hoe je het precies gaat aanpakken. Heeft je team genoeg tijd? Kan deze taak ook aan een niet zo ervaren teamlid worden toevertrouwd, of is de taak te belangrijk? Kan je met jouw workflow makkelijk minder ervaren teamleden in het project opnemen? Echte leiderschapsvaardigheden gaan over het waarderen van de persoon, niet alleen over het werk dat men doet.
Als teamleider moet je de meest functionele omgeving creëren. Of je nu een smart workspace opzet, flexibel werken toestaat om burn-outs te voorkomen, of nieuwe managers kiest om meer structuur en begeleiding te brengen. Reel World ontdekte dat ze hun workflows moesten aanpassen aan verschillende tijdzones, waarvoor ze zich tot Dropbox wendden: "Werken in verschillende tijdzones kan lastig zijn. Als we iets om drie uur onze tijd naar het VK moeten sturen, is het daar middernacht. Maar Dropbox Business synchroniseert alles de volgende morgen wanneer die persoon de computer aanzet."
Ga niet micromanagen, maar reageer gewoon
Er zit een verschil tussen een goede leider en een dominante leider. Micromanaging is vrijwel altijd negatief en leidt alleen maar tot meer negativiteit in je team. Het delegatieproces houdt in dat je de controle over de taken bij anderen legt. Je geeft ze het vertrouwen en de kracht om de uitdaging aan te gaan. Dat is waar het bij de samenwerking in teams om draait. Als je weigert de controle volledig los te laten, zorg je zelf dat er werksilo's ontstaan en zie je de impact daarvan zeker terug in het eindresultaat.
Wanneer je als manager wél moet optreden is als het fout gaat. Zorg ervoor dat je rekening houdt dat je kinderziektes moet oplossen en dat je een goede structuur hebt opgezet, zodat teamleden die nieuwe taken op zich nemen steun kunnen zoeken bij iemand anders. Zo hoeven ze niet direct zaken te escaleren als er iets fout gaat. Dat betekent niet dat je er niet bovenop kunt blijven zitten; je kunt nog steeds een oogje in het zeil houden door gedeelde documenten en aantekeningen te gebruiken. Zo blijf je op de hoogte, zonder dat je iemand in zijn nek hoeft te hijgen.
Blijf op de hoogte
Het feit dat je verantwoordelijkheden delegeert, betekent niet dat je geen eigen verantwoordelijkheden meer hebt. Je bent nog steeds een effectieve leider, dus gedraag je ook zo. Neem regelmatig poolshoogte bij je team, zorg ervoor dat je bereikbaar bent als ze je nodig hebben. Geef opbouwende kritiek en zorg ervoor dat je teamleden goede begeleiding krijgen bij een nieuwe taak. Denk eraan: als iemand met een taak worstelt, kan dit allemaal te wijten zijn aan te weinig effectief management.
Tools zoals de versiegeschiedenis van een bestand en herstel zijn hiervoor ideaal. Het kan zijn dat er iets verkeerd gaat en dat een teamlid een bestand moet herstellen. Zij zijn misschien het overzicht verloren, omdat ze zich zorgen maken over hun nieuwe verantwoordelijkheden en terug willen keren naar het origineel. Dropbox helpt je bij zulk menselijk gedrag dat zich voordoet als een team samen leert en groeit.
Deel zoveel mogelijk
Als je gewend bent om alleen te werken, kan het zijn dat het voor jou genoeg is om alle belangrijke informatie bij de hand te hebben en zo een probleem op te lossen. Als delegeerder en motiverend leider moet je dit met je team delen. Kennis is echt macht en je moet je team voortdurend op de hoogte houden. Deel altijd de vervaldatums, briefings en belangrijke correspondentie die met je gedelegeerde taken te maken hebben. Dit gaat niet over het loslaten van verantwoordelijkheid, maar dat je weet dat het door één samenwerkend en effectief team wordt gedeeld. Je hebt nu een team dat in staat is om zo goed mogelijk te reageren.