委任とは？
委任とは、他の人にタスクを任せることを言います。ただし、「自分ではやりたくないから代わりにやってほしい」という任せ方ではありません。委任ベースのリーダーシップ スタイルとは、面倒なタスクをやらせることではなく、相手を信頼して結果責任、説明責任、そして機会を任せることです。これまでに何度も書いてきた報告書であれば、自分自身で書いてしまったほうがよいかもしれません。しかし、あえて若手のスタッフに依頼して経験をさせるという方法もあります。仕事における成長とは、このようにして生まれるものです。
どのような形の組織でも、たとえ企業がフラットな組織を目指している場合でも、責務を委任することは基本中の基本です。誰もが自分の力を発揮できるチャンスを必要としていて、そうした場を用意することができるのが仕事の委任です。
効果的な委任のヒント
効果的な委任ができるようになるには、ある程度の練習が必要です。単に仕事を振るだけでは、チーム メンバーがどの仕事にも喜んで取り組むとは思えません。依頼するタスクが、相手に合っていることが重要です。各メンバーの才能を活かせる仕事で、その業務に取り組みながら新しいスキルが得られるような委任が効果的です。
効果的なタスク管理を行ううえで、役立つヒントをいくつか紹介します。
チームを理解する
長所と短所は人それぞれ異なります。たとえば、全員がマーケティングの仕事をしていたとしても、メンバーにはそれぞれ異なる、傑出したスキルがあるはずです。そうしたスキルを認識するのが優秀なリーダーとしての仕事です。たとえば、ロジカル シンキングよりもクリエイティブな発想に長けた人には、組織の管理業務を委任しないほうがよいでしょう。不向きなタスクを委任することの問題点は、単にチームのスキルを活用できないというだけはありません。「自身の才能に気づいてもらえていない、評価されていない」とメンバーが感じてしまい、不満を持たれてしまうことにもつながります。
こうした問題を回避するのに役立つ 1 つの方法が、自発的な意思を利用することです。まず、To-do リストを作成します。そのリストは、共有、編集、更新が簡単にできるようにしておきます。リストをチームに見せて、担当したいものがないかを先に聞きます。誰もが自然と、うまくできそうなタスクを選ぶはずです。こうすることで、業務内でメンバーが最も得意とすることを確認でき、今後のタスク委任の参考にすることができます。
仕事だけでなく人間性を見る
プロジェクトの管理やリーダーシップも、タスクの委任と同様に難しいものです。しっかりと時間を取って、チームが何を必要としているかを把握し、それを提供するための具体的な方法について理解しておく必要があります。チームには時間的な余裕があるでしょうか？そのタスクは重要度が高すぎて、シニア メンバーにしか依頼できないものですか？ワークフローは、若手のチーム メンバーが簡単にプロジェクトに参加できる仕組みになっていますか？真のリーダーシップ スキルとは、仕事だけを評価するのではなく、人間性を尊重することです。
チーム リーダーは、業務の遂行に適した最善の環境を用意する必要があります。たとえば、スマート ワークスペースの整備、仕事で燃え尽きないよう柔軟な働き方を認めること、新しいマネージャーを任命してより強固な組織構造やガイダンスを作ることなどが挙げられます。ReelWorld では、異なるタイム ゾーンに対応できるワークフローを作る必要に迫られていました。そこで目を向けたのが、Dropbox です。担当者は次のように話しています。「タイム ゾーンが違うと困ったことが起きます。西海岸時間の午後 3 時に英国にファイルを送っても、英国は夜の 12 時です。でも、Dropbox Business なら、担当者が翌朝パソコンの電源を入れると、すべて同期されます。」
部下を細かく管理せず、求めに応じて対応する
良きリーダーであることと、偉そうにすることは、まったく別のことです。部下を細かく管理しすぎることは、ほとんどのケースで悪影響を生み出し、チーム内には否定的な感情が蔓延することになるでしょう。委任プロセスとは、タスクの主導権を委ねることです。相手を信頼し、権限を与えて挑戦させることを言います。これは、チームの共同作業の本質です。権限を完全に与えないということは、業務の孤立化を積極的に推し進めることと同義です。その影響は確実に、仕事の成果として現れることになるでしょう。
問題が発生したときこそ、マネージャーとして成長すべき機会です。問題を初期段階で解決できるゆとりを考慮しておきましょう。新しいタスクに取り組むチーム メンバーが、他の人の助けを得られるような仕組みにしておくことも大切です。こうすれば、問題が発生しそうな段階ですぐにあなたに助けを求めてくることもなくなります。ただし、この仕組みの上にあぐらをかいてはいけません。共有ドキュメントや注釈などを使って、常に様子を見ておく必要があります。ことあるごとに口を挟まなくても、状況を把握できるようになるでしょう。
フォローアップを忘れずに
仕事を委任したからといって、あなたの手を完全に離れたわけではありません。仕事を押しつけて終わりにしてしまっては、優秀なリーダーとは言えません。チームの様子を頻繁に確認しましょう。メンバーが困っているときにはいつでも相談を受けられるようにしてください。建設的なフィードバックを伝え、新しいタスクに初めて取り組むチーム メンバーにアドバイスしてください。タスクをうまく進められないメンバーがいたときには、「根本的な原因はマネジメントにあるかもしれない」という可能性も疑うようにするとよいでしょう。
ファイルのバージョン履歴や復元といった機能が威力を発揮するときもあります。たとえば、チーム メンバーが何らかのミスをして、いくつかの手順をやり直す必要に迫られることがあります。新しい責務に不安になるあまり担当メンバーが全体像を見失うこともあります。その結果、ファイルを最初の状態に復元しなければならないこともあるでしょう。チームが共に学びと成長を経験しているときに起こる、こうした人間的な問題にも対処できるのが Dropbox です。
できる限り共有する
1 人で働くことに慣れている人は、問題を解決する際に自分だけが重要情報を知っていればよいと考えがちです。仕事を委任し、人々を鼓舞するリーダーであれば、チーム全体にも情報を共有すべきです。情報を把握していることは、それだけで力となります。そのため、チームにも必ず連絡を通しておく必要があるのです。委任したタスクに関して、期限、概要、重要なやり取りを必ず共有するようにしましょう。責務を完全に手放してしまうということではありません。結束が強く共同作業ができる優秀なチームの全員に、状況を周知するということです。このようにして生まれたチームは、各自の能力を最大限に発揮できるでしょう。