Vad är delegering?
Delegering är när du tilldelar uppgifter till andra personer. Och nej, det är inte en fråga om ”du får göra detta, för jag vill inte”. Ett delegerande ledarskap handlar inte om att skjuta över de uppgifter du inte orkar göra, det handlar om att anförtro ansvar och möjligheter till andra. Visst, du kan skriva rapporten själv som du har gjort 100 gånger tidigare, eller så kan du be din nyanställde kollega att göra det och låta hen prova något nytt. Och vips har du hjälp någon att utvecklas i sin yrkesroll.
Att delegera ansvar är en grundläggande princip för varje hierarki, även om din företagskultur syftar till att hålla organisationen platt. Alla behöver möjligheter att utmana sig själva, och detta är något som bara kan uppnås genom delegering av ansvar.
Tips för effektiv delegering
Effektiv delegering kräver lite övning. Du kan inte bara dela ut arbete och förvänta dig att ditt team med glädje kan ta sig an alla uppgifter du delegerar. Du måste se till att du har gett dem rätt uppgift. Framgångsrik delegering handlar om att utnyttja varje enskild kollegas talanger och ge dem möjlighet att lära sig nya färdigheter längs vägen.
Här är några bra tips på hur du kan hantera arbetsuppgifter effektivt:
Lär känna ditt team
Alla har olika styrkor och svagheter. Medlemmarna i ditt team kanske alla arbetar kollektivt inom till exempel marknadsföring, men individuellt har de olika och mycket värdefulla färdigheter. Det är ditt jobb som effektiv ledare att känna igen dessa. Till exempel kanske du vill undvika att ge organisatoriska uppgifter till mer kreativa personer snarare än en logiskt inriktad kollega. Om du gör det slösar du inte bara bort ditt teams färdigheter, du kan också skapa irritation eftersom teamet märker hur deras individuella egenskaper inte erkänns eller värderas.
Ett sätt att undvika detta problem är att tillåta en viss nivå av volontärarbete. Gör en att göra-lista som enkelt kan delas, redigeras och uppdateras. Fråga först och främst teamet om de vill ta sig an någon specifik uppgift. Människor har en tendens att välja saker de vet att de kan lyckas med. På så vis kan du se dina kollegers färdigheter i praktiken och bygga vidare på detta inför framtida delegering.
Det handlar inte om arbetet utan hur människor gör det
Projektledning och ledarskap är en lika stor utmaning som alla de uppgifter du delegerar ut. Ta dig tid att verkligen förstå vad som krävs från ditt team och exakt hur du ska leverera det. Har teamet tillräckligt med tid? Är denna uppgift för viktig för att lämnas över till någon annan än en senior kollega? Tillåter arbetsflödet smidig inkludering av nyanställda kolleger i projektet? Sann ledarskapsförmåga handlar om att värdera personen, inte bara arbetet.
Som teamledare måste du skapa bästa möjliga miljö för funktionalitet. Detta gäller vare sig det handlar om att inrätta en smart arbetsplats, ta hänsyn till flexibla arbetsvillkor för att undvika utbrändhet eller välja nya chefer som ger mer struktur och vägledning. Reel World upptäckte att deras arbetsflöden behövde anpassas till olika tidszoner, och för att göra detta vände de sig till Dropbox: ”Att arbeta i olika tidszoner kan vara knepigt. Om vi behöver skicka en fil till Storbritannien klockan tre lokal tid är det midnatt där. Men Dropbox Business synkroniserar allt direkt nästa morgon när personen slår på sin dator.”
Detaljstyr inte, men reagera
Det är skillnad på att vara en bra ledare och att vara en överdriven ledare. Detaljstyrning är nästan alltid negativt, och kommer bara att leda till mer negativitet i teamet. Delegeringsprocessen innebär att du ger andra kontroll över uppgifterna. Du litar på dem och ger dem möjlighet att anta en utmaning. Det är detta teamsamarbete handlar om. Genom att vägra släppa taget kommer du att aktivt skapa arbetsbarriärer, och kommer garanterat också se effekterna av detta i slutresultatet.
Det är när saker och ting går fel som du behöver kliva fram som chef. Se till att du lägger energi på att åtgärda barnsjukdomar och har en struktur på plats så att teammedlemmar som tar på sig nya uppgifter får stöd av någon. På så sätt behöver de inte eskalera saker direkt till dig så fort det börjar gå fel. Det betyder inte att du inte kan hålla koll på dem – du kan fortfarande hålla ett öga på saker och ting med hjälp av delade dokument och kommentarer. På så vis kan du hålla dig uppdaterad utan behöva hänga bakom ryggen på folk.
Följ upp
Bara för att du delegerar ansvar betyder det inte att du inte längre har kvar ditt eget. Du finns fortfarande där för att vara en effektiv ledare, så se till att vara det. Ha tät kommunikation med teamet, se till att du är tillgänglig när de behöver det. Ge konstruktiv kritik och se till att du ger vägledning till teammedlemmar som tar sig an en ny uppgift för första gången. Kom ihåg att om någon har svårt med en uppgift kan det hela i slutändan bero på avsaknad av effektiv ledning.
Verktyg som filversionshistorik och återställning är perfekta i detta sammanhang. Kanske gör en kollega något fel och behöver ta några steg tillbaka. Kanske har personen tappat helhetsblicken på grund av oro över nya ansvarsområden och behöver återgå till grunderna. Dropbox kan hjälpa till att hantera alla dessa mycket mänskliga beteenden som uppstår när ett team utvecklas och växer tillsammans.
Dela så mycket som möjligt
Om du är van vid att arbeta själv kanske du tror att det räcker att du själv har all nyckelinformation till hands när du löser ett problem. Som delegator och inspirerande ledare måste du emellertid dela detta med ditt team. Kunskap är verkligen makt och ditt team måste hållas uppdaterat. Dela alltid deadlines, information och nyckelkommunikation som är kopplad till uppgifterna du delegerat. Det här handlar inte om att släppa taget om ansvaret, det handlar om att veta att ansvaret delas av ett enda, samarbetande och effektivt team. Ett team som du nu har gett kraft att agera efter bästa förmåga.