Soutenez votre équipe en déléguant efficacement les tâches

Qu'est‑ce que la délégation ?

La délégation, c'est le fait d'attribuer des tâches à d'autres personnes. Et non, cela n'a rien à voir avec “je vous le demande de le faire, parce que je n'en ai pas envie”. Déléguer ne consiste pas à vous débarrasser des tâches que vous n'avez pas envie d'accomplir, mais à confier des responsabilités et à offrir des opportunités. Bien sûr, vous pourriez rédiger vous‑même ce rapport comme vous l'avez déjà fait 100 fois, ou offrir au nouveau membre de l'équipe une nouvelle expérience. C'est ainsi que vous offrez une occasion de se développer professionnellement.

La délégation de responsabilités est un principe fondamental de toute hiérarchie, même si la culture de votre entreprise chercher à aplanir cette dernière. Tout le monde doit pouvoir faire ses preuves, et seule la délégation de responsabilités peut le permettre. 

Conseils pour une délégation efficace

Une délégation efficace nécessite une certaine pratique. Vous ne pouvez pas vous contenter de distribuer du travail et d'attendre que votre équipe s'acquitte joyeusement des tâches qui lui ont été confiées. Il faut vous assurer que vous lui avez confié la bonne tâche. Une délégation réussie consiste à puiser dans les talents de chaque membre de l'équipe et à lui permettre d'acquérir de nouvelles compétences tout au long du processus.

Voici quelques bons conseils pour gérer vos tâches efficacement.

Connaître votre équipe

Tout le monde a des points forts et des points faibles. Certes, les membres de votre équipe travaillent tous dans le domaine du marketing, mais individuellement, ils ont des compétences différentes et très précieuses. C'est à vous, en tant que leader efficace, de les reconnaître. Par exemple, il vaut mieux éviter de confier des tâches organisationnelles à des créatifs et privilégier à la place ceux qui ont un esprit logique. Si vous le faites, vous n'utilisez pas au mieux les compétences de votre équipe, mais vous pouvez en plus susciter du ressentiment, car votre équipe verra que les talents individuels ne sont pas reconnus ou valorisés.

Pour éviter ce problème, vous pouvez par exemple autoriser un certain degré de volontariat. Faites une liste de tâches qui peut être facilement partagée, modifiée et actualisée. Demandez d'abord à votre équipe si elle souhaite effectuer une tâche spécifique. Les gens choisissent naturellement ce qu'ils savent qu'ils réussiront. De cette façon, vous pouvez voir les meilleures compétences de votre équipe en pratique et vous appuyer sur celles‑ci pour déléguer d'autres tâches plus tard.

Ce qui compte, ce n'est pas la tâche, mais la façon de la réaliser

La gestion de projet et le leadership constituent des défis aussi importants que toutes les tâches que vous déléguez. Prenez le temps de bien comprendre ce que votre équipe doit faire et comment vous allez le faire. Votre équipe dispose‑t‑elle de suffisamment de temps ? Cette tâche est‑elle trop importante pour être confiée à un membre un peu moins expérimenté ? Votre workflow permet‑il d'inclure facilement les membres de l'équipe qui ont peu d'expérience dans le projet ? Un bon leader sait valoriser la personne, et pas seulement le travail accompli.

En tant que chef d'équipe, vous devez créer le meilleur environnement possible pour réaliser votre travail, qu'il s'agisse de mettre en place un espace de travail intelligent, d'adopter des mesures préventives telles qu'un mode de travail flexible pour éviter le burn out ou de nommer de nouveaux responsables pour apporter plus de structure et des conseils. Reel World a constaté que ses workflows devaient s'adapter à différents fuseaux horaires. Pour ce faire, l'entreprise s'est tournée vers Dropbox : “Travailler dans différents fuseaux horaires peut s'avérer compliqué. Si nous devons envoyer un fichier au Royaume‑Uni à 15h heure locale, il est minuit là‑bas. Avec Dropbox pour les entreprises, tout est synchronisé le lendemain matin, lorsque le destinataire allume son ordinateur.”

Réagir plutôt que micromanager

Il y a une différence entre un bon leader et un leader autoritaire. Le micromanagement est presque toujours perçu comme négatif et il ne fera qu'accroître le ressentiment au sein de votre équipe. Déléguer signifie que vous donnez à d'autres personnes le contrôle des tâches. Vous leur faites confiance et leur donnez les moyens de relever le défi. C'est le but de la collaboration d'équipe. En refusant de lâcher complètement prise, vous créez des silos de travail dont vous finirez par subir les conséquences.

Par contre, étant manager, vous devez intervenir en cas de problème. Veillez à prendre des mesures préventives pour résoudre les problèmes et à mettre en place une structure qui permet aux membres de l'équipe qui effectuent de nouvelles tâches de s'appuyer sur quelqu'un. De cette façon, ils n'auront pas besoin de venir vous chercher si les choses tournent mal. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas vous tenir informé : vous pouvez toujours garder un œil sur le déroulement des tâches en utilisant les documents partagés et les annotations. Ainsi, vous restez au courant tout en gardant vos distances.

Assurer le suivi

Ce n'est pas parce que vous déléguez des responsabilités que vous n'en avez plus. On compte toujours sur vous pour être un leader efficace. Vérifiez souvent que tout va bien auprès de votre équipe, et veillez à être disponible chaque fois qu'elle en a besoin. Faites des critiques constructives et donnez des conseils aux membres de l'équipe qui assument une nouvelle tâche pour la première fois. N'oubliez pas que si quelqu'un a des difficultés pour accomplir une tâche, cela peut être dû à une gestion inefficace.

Des outils comme l'historique des versions et la récupération des fichiers sont parfaits dans ce type de situation. Il peut arriver qu'un membre de l'équipe fasse une erreur et doive prendre du recul. Il se peut qu'il n'ait plus en tête la vue d'ensemble, car il est stressé par ses nouvelles responsabilités. Dropbox peut vous aider à gérer tous ces comportements humains qui se produisent lorsqu'une équipe apprend et grandit ensemble.

Partager autant que possible

Si vous avez l'habitude de travailler seul, peut‑être croyez‑vous qu'il vous suffit de disposer de toutes les informations clés pour résoudre un problème. Mais en tant que délégant et motivateur, vous devez partager ces informations avec votre équipe. La connaissance apporte le pouvoir, c'est pourquoi votre équipe doit être tenue au courant. Communiquez toujours les dates d'échéance, les briefings et les annonces concernant les tâches que vous avez déléguées. Il ne s'agit pas de renoncer à vos responsabilités, mais de savoir que ces informations sont partagées par une équipe unique, collaborative et efficace, une équipe à qui vous avez donné les moyens de remplir au mieux sa mission.