Styrk dit team med effektiv uddelegering af opgaver

Hvad er uddelegering?

Du uddelegerer opgaver, når du giver opgaver til andre. Og nej, det handler ikke om, at “du skal gøre det, fordi jeg ikke gider”. God uddelegering handler ikke om at videregive de opgaver, du ikke selv gider at lave, men handler i stedet om at give ansvar og muligheder. Du kunne selvfølgelig godt selv skrive rapporten, som du har gjort 100 gange før, men du kunne også bede et nyt teammedlem om at gøre det, for at give vedkommende en ny oplevelse. Det er sådan, der opstår faglig udvikling.

Uddelegering af ansvar er et grundlæggende princip i ethvert hierarki, også selvom din virksomhedskultur har til formål at holde den flad. Alle har brug for en mulighed for at vise deres værd, og det er noget, som kun uddelegering af ansvar kan opnå. 

Tips til effektiv uddelegering

Effektiv uddelegering kræver øvelse. Du kan ikke bare uddelegere opgaver og forvente, at teamet glædeligt går i gang med de tildelte opgaver. Du skal sørge for at give dem de rigtige opgaver. God uddelegering handler om at udnytte det enkelte teammedlems styrker og give mulighed for at lære nye færdigheder undervejs.

Her er nogle gode tips til, hvordan du håndterer opgaver effektivt:

Kend dit team

Alle har forskellige styrker og svagheder. Dine teammedlemmer arbejder måske alle i f.eks. marketing, men hver for sig vil de have forskellige, meget værdifulde færdigheder. Det er din opgave som en effektiv leder at anerkende disse. Som eksempel vil du måske gerne undgå at give organisatoriske opgaver til kreative tænkere frem for logiske tænkere. Når du gør det, udnytter du ikke dit teams færdigheder, og du risikerer også at skabe bitterhed, da dit team ser, at deres individuelle evner ikke bliver anerkendt eller værdsat.

En måde at hjælpe med at undgå dette problem på er at give mulighed for et vist niveau af frivillighed. Lav en opgaveliste, der nemt kan deles, redigeres og opdateres. Spørg først dit team, om de gerne vil påtage sig en bestemt opgave. Folk vælger naturligvis det, de ved, de kan udføre godt. På denne måde kan du se dit teams bedste kompetencer i praksis og bygge videre på det til fremtidig uddelegering af opgaver.

Det handler ikke om arbejdet, men om hvordan folk gør det

Projektstyring og lederskab er lige så stor en udfordring som de opgaver, du uddelegerer. Brug tid på at sætte dig ind i, hvad der er behov for fra dit team, og hvordan du kan levere det. Har teamet nok tid? Er denne opgave for vigtig til at blive håndteret af andre end et erfarent teammedlem? Giver dine arbejdsgange mulighed for nemt at inkludere nye teammedlemmer i projektet? Ægte lederskab handler om at værdsætte personen – og ikke kun arbejdet.

Som teamleder skal du give teamet det bedst mulige arbejdsmiljø. Det kan f.eks. være at oprette et smart workspace, give mulighed for fleksibelt arbejde for at undgå udbrændte teammedlemmer eller at vælge nye ledere for større struktur og vejledning. Reel World fandt ud af, at deres arbejdsgange skulle tilpasses forskellige tidszoner, og de valgte at bruge Dropbox til dette formål. “Det kan være svært at arbejde i forskellige tidszoner. Hvis vi f.eks. skal sende en fil til Storbritannien kl. 15 hos os, kan det være midnat der. Men Dropbox Business synkroniserer alt næste morgen, når vedkommende tænder for sin computer.”

Undgå detailstyring, men giv respons

Der er forskel på at være en god leder og at være en dominerende leder. Detailstyring er næsten altid en negativ ting, og det vil kun føre til mere negativitet i dit team. Uddelegeringsprocessen betyder, at du overlader opgaverne til andre. Du stoler på dem, og lader dem om at klare udfordringen. Det er det, teamsamarbejde handler om. Ved at nægte at give helt slip på kontrollen, vil du aktivt skabe arbejdssiloer, og du vil helt sikkert se effekten af det i slutresultatet.

Du skal træde i karakter som leder, hvis det går galt. Sørg for at tage højde for at kunne løse startproblemer, og hav en struktur på plads, så teammedlemmer, der påtager sig nye opgaver, har nogen at støtte sig til. På denne måde behøver de ikke at eskalere tingene direkte til dig i det øjeblik, tingene begynder at gå galt. Det betyder ikke, at du ikke må holde styr på dem – du kan stadig holde øje med tingene ved at bruge delte dokumenter og annoteringer. Med dette kan du være opdateret uden at ånde nogen i nakken.

Følg op

Bare fordi du uddelegerer ansvar, betyder det ikke, at du ikke længere selv har noget ansvar. Dit job er stadig at være en effektiv leder, så gør det. Tag regelmæssigt en snak dit team, og sørg for, at du er tilgængelig, når de har brug for det. Giv konstruktiv kritik og sørg for, at du giver vejledning til teammedlemmer, som påtager sig en ny opgave for første gang. Husk, at hvis nogen kæmper med en opgave, kan det hele bunde i mangel på effektiv ledelse.

Værktøjer som filversionshistorik og gendannelse er ideelle her. Måske gør et teammedlem noget forkert og må gå et par skridt tilbage. Måske har de mistet overblikket i forbindelse med at bekymre sig om deres nye ansvar og skal vende tilbage til det oprindelige. Dropbox kan hjælpe med at rumme den slags meget menneskelige adfærd, som opstår, når et team lærer og vokser sammen.

Del så meget som muligt

Hvis du er vant til at arbejde alene, tror du måske, at det er nok, at du har alle de vigtigste oplysninger ved hånden, når du skal løse et problem. Men som den, der uddelegerer opgaver og er den motiverende leder, skal du dele dette med dit team. Viden er virkelig magt, og dit team skal være opdateret. Del altid forfaldsdatoer, notater og nøglekorrespondance, som er knyttet til dine uddelegerede opgaver. Det handler ikke om at slippe ansvaret, det handler om at vide, at det deles af et samarbejdende, effektivt team. Et team, som du nu lader arbejde selvstændigt efter bedste evne.