Расширьте возможности своей команды, эффективно делегируя задачи

Что такое делегирование?

Делегирование — это назначение задач другим людям. Но не думайте, что все происходит по принципу «перепоручу работу, которую не хочу выполнять сам». Делегирующий стиль руководства — это не передача задач, которые вас не волнуют, а распределение ответственности, подотчетности и возможностей. Конечно, вы можете написать нужный отчет самостоятельно, как прежде делали это уже сотни раз, а можете попросить об этом младшего сотрудника, ведь для него это возможность повысить уровень компетенции. Вот так и происходит профессиональное развитие.

Делегирование ответственности — основополагающий принцип любой иерархической структуры, даже если ваша корпоративная культура направлена на сохранение плоской организационной структуры. Каждый должен получить шанс проявить себя, а этого невозможно добиться без делегирования ответственности. 

Советы по эффективному делегированию

Навык эффективного делегирования приходит с опытом. Нельзя просто делегировать работу и ожидать, что ваша команда легко справится с любой поставленной задачей. Вы должны убедиться, что сформулировали ее правильно. Для успешного делегирования нужно уметь раскрывать таланты каждого участника команды и по ходу работы давать им возможность приобретать навыки.

Ознакомьтесь с некоторыми полезными советами по эффективному управлению задачами.

Узнайте свою команду

У каждого есть свои сильные и слабые стороны. Например, участники вашей команды могут вместе работать в отделе маркетинга, но каждый из них обладает уникальным набором ценных навыков. Задача эффективного руководителя — распознать их. Например, для решения организационных задач вы можете выбирать людей с логическим типом мышления, избегая творческих личностей. Поступая таким образом, вы не только игнорируете профессиональные навыки участников команды, но и порождаете недовольство, ведь сотрудники сочтут, что их индивидуальные таланты не признают и не ценят.

Подобных проблем можно избежать, если давать вашим сотрудникам возможность проявлять некоторую инициативу. Составьте список заданий, который можно будет совместно использовать, редактировать и обновлять в реальном времени. Прежде всего спросите участников команды, хотят ли они взяться за какое-то конкретное задание. Люди обычно выбирают задачи, с которыми они точно справятся. В результате вы сможете оценить навыки своей команды на практике и в будущем делегировать задачи, опираясь на полученные знания.

Дело не в работе, а в том, как люди ее выполняют

Управление проектами и лидерские качества столь же важны, как и любые задачи, которые вы поручаете. Найдите время, чтобы разобраться в том, какая цель поставлена перед командой и как именно вы будете ее достигать. Достаточно ли у вашей команды времени? Насколько важной является задача, чтобы вы могли назначить ее кому-либо еще, помимо опытного коллеги? Насколько легко начинающим сотрудникам будет присоединиться к работе над проектом? Настоящие лидерские качества проявляются в умении ценить людей, а не только работу.

Как руководитель вы должны создать среду, в которой команда сможет действовать максимально эффективно. Это может быть организация умного рабочего пространства, предоставление преимуществ, например гибких условий труда для предотвращения эмоционального выгорания, или назначение новых менеджеров, чтобы структурировать процессы и улучшить управление.

Не контролируйте каждый шаг, но помните о важности оперативного реагирования

Между хорошим и властным лидером есть большая разница. Попытка держать все под контролем почти всегда приводит к негативным последствиям. В первую очередь увеличивается недовольство внутри команды. Процесс делегирования означает, что вы передаете контроль над задачами другим лицам. Вы показываете сотрудникам свое доверие и даете им возможность взять на себя ответственность. В этом и заключается суть командного сотрудничества. Нежелание отказаться от полного контроля способствует формированию бункеров, что в итоге станет очевидно.

Если что-то пойдет не так, берите управление в свои руки. Удостоверьтесь, что участники команды, на которых возложены новые задачи, имеют все необходимое для решения проблем на начальном этапе, и сформируйте структуру, в которой им будет на кого опереться. Тогда подчиненным не придется обращаться к вам, как только у них что-то пойдет не так. Это не значит, что вы сами не можете следить за рабочим процессом— для этих целей можно использовать общие документы и примечания. Так вы сможете оставаться в курсе дел, лишний раз не привлекая к себе внимания.

Следите за ходом работ

То, что вы делегируете обязанности, не означает, что у вас больше нет собственных. Вы по-прежнему должны выполнять роль эффективного лидера — не забывайте об этом. Старайтесь чаще общаться со своей командой и удостоверьтесь, что при необходимости подчиненные могут обратиться к вам. Выражайте конструктивную критику и обязательно предоставляйте руководящие указания участникам команды, которые впервые берутся за новую задачу. Не забывайте, что, если кто-то не справляется с задачей, проблема может заключаться в неэффективном управлении.

Здесь идеально подойдут такие инструменты, как история версий файлов и восстановление. Возможно, кто-то из членов команды сделал что-то не так и ему нужно сделать несколько шагов назад. Возможно, они упустили из виду общую картину, поскольку беспокоятся о своих новых обязанностях и им нужно вернуться к первоначальным. Dropbox может помочь учесть все эти человеческие особенности поведения, которые возникают, когда команда учится и развивается вместе.

Делитесь как можно больше

Если вы привыкли работать самостоятельно, вы можете посчитать, что для решения проблемы вся ключевая информация должна быть доступна только вам. Однако как лидер, который делегирует обязанности и мотивирует, вы должны делиться информацией с остальными участниками рабочей группы. Знания — это действительно сила, и ваша рабочая группа должна быть в курсе всего происходящего. Всегда сообщайте о сроках сдачи, а также предоставляйте доступ к кратким инструкциям и материалам важных переписок, которые связаны с делегированными вами задачами. Речь идет не об освобождении от ответственности, а о ее разделении между всеми участниками сплоченной и эффективной рабочей группы. Теперь ваша рабочая группа может решать задачи, используя все свои возможности.