Apa itu pendelegasian?
Pendelegasian adalah saat Anda menugaskan beberapa orang untuk melakukan berbagai tugas. Dan ini bukanlah masalah "Anda harus melakukannya karena saya tidak ingin melakukannya". Gaya delegasi dalam kepemimpinan bukanlah tentang meneruskan tugas-tugas yang tidak inign Anda kerjakan, namun tentang memercayakan tanggung jawab, akuntabilitas, serta kesempatan. Tentu, Anda dapat menulis laporan yang sama seperti yang telah 100 kali Anda lakukan sebelumnya, atau Anda dapat meminta anggota tim junior melakukannya dan memberinya sebuah pengalaman baru. Dan hanya dengan itu, Anda telah melakukan pengembangan profesional.
Pendelegasian tugas dan tanggung jawab adalah prinsip mendasar dari setiap hierarki, meski budaya perusahaan Anda ingin meniadakannya. Setiap orang perlu kesempatan untuk membuktikan dirinya sendiri, dan ini hanya bisa dicapai dengan pendelegasian tugas dan tanggung jawab.
Tips pendelegasian yang efektif
Pendelegasian yang efektif butuh latihan. Anda tidak dapat begitu saja menyerahkan pekerjaan dan berharap tim Anda dengan gembira melakukan setiap tugas yang didelegasikan. Anda harus memastikan bahwa Anda memberikan tugas yang tepat. Keberhasilan pendelegasian adalah tentang memanfaatkan bakat setiap anggota tim dan memungkinkan mereka belajar keterampilan yang baru saat melakukannya.
Berikut adalah beberapa kiat utama tentang cara mengelola tugas secara efektif:
Kenali tim Anda
Setiap orang memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri-sendiri. Anggota tim Anda mungkin secara kolektif semuanya mengerjakan pemasaran, misalnya, namun secara individu mereka memiliki keterampilan yang berbeda dan sangat berharga. Adalah menjadi tugas Anda sebagai pimpinan yang efektif untuk mengenali tiap-tiap keterampilan ini. Misalnya, Anda mungkin akan menghindari memberi tugas-tugas organisasi kepada para pemikir kreatif dan memberikannya kepada pemikir logis. Dengan demikian, selain tidak memanfaatkan set keterampilan tim Anda, Anda juga bisa menumbuhkan ketidaksukaan, karena tim Anda melihat bahwa bakat individu mereka tidak diakui atau dihargai.
Satu cara untuk menghindari masalah ini adalah melakukan semacam tugas sukarela. Buat daftar tugas yang dapat dibagikan, diedit, dan diperbarui secara mudah. Pertama-tama, mintalah kepada tim Anda jika mereka mau melakukan sebuah tugas spesifik. Orang biasanya memilih apa yang mereka rasa bisa mereka lakukan dengan baik. Dengan cara seperti itu, Anda dapat melihat secara langsung keterampilan terbaik tim Anda dalam praktiknya dan menjadikannya sebagai dasar untuk mendelegasikan berbagai tugas di masa mendatang.
Pendelegasian bukanlah tentang pekerjaan, namun cara orang melakukannya
Manajemen proyek dan kepemimpinan delegasi sama menantangnya dengan setiap tugas yang didelegasikan yang harus Anda bagikan. Luangkan waktu untuk benar-benar memahami apa yang dibutuhkan tim Anda dan ketahui dengan tepat cara Anda akan menyampaikannya. Apakah tim Anda memiliki waktu yang cukup? Apakah tugas ini terlalu penting untuk diserahkan kepada siapa saja selain anggota tim senior? Apakah alur kerja Anda memungkinkan penyertaan anggota tim junior ke dalam proyek? Keterampilan kepemimpinan yang sejati adalah tentang menghargai seseorang, bukan hanya pekerjaannya.
Sebagai pemimpin tim, Anda perlu menciptakan lingkungan terbaik untuk fungsionalitas. Baik menyiapkan ruang kerja cerdas, memberikan kelonggaran seperti bekerja secara fleksibel untuk menghindari kejenuhan, atau memilih manajer baru untuk memberikan lebih banyak struktur dan panduan.
Jangan mengelola secara mikro, namun bereaksilah
Ada perbedaan antara menjadi pemimpin yang baik dan pemimpin yang sombong. Mengelola secara mikro hampir selalu merupakan hal yang negatif dan hanya akan mengarah pada lebih banyak hal negatif di antara tim. Pendelegasian adalah proses memberi orang lain kendali atas suatu tugas. Anda memercayai dan memberdayakan mereka untuk menghadapi tantangan tersebut. Itulah inti dari kolaborasi tim. Dengan memaksakan mengambil seluruh kendali, Anda akan secara aktif menciptakan silo kerja dan pasti akan melihat dampaknya pada hasil akhirnya.
Di sinilah Anda perlu bertindak sebagai manajer jika terjadi kesalahan. Pastikan Anda memberikan kelonggaran untuk memperbaiki masalah awal, dan memiliki struktur sehingga anggota tim yang mengambil tugas baru memiliki seseorang untuk bersandar. Dengan cara ini mereka tidak perlu langsung meningkatkan masalah kepada Anda saat terjadi kesalahan. Ini bukan berarti bahwa Anda tidak dapat selalu mengikuti perkembangannya—Anda masih bisa mengawasi dengan dokumen bersama dan anotasi. Hal ini membuat Anda dapat terus mengikuti perkembangan tanpa harus menekan siapa pun.
Tindak lanjuti
Hanya karena Anda mendelegasikan tanggung jawab, tidak berarti Anda tidak lagi bertanggung jawab. Anda masih hadir dan aktif sebagai pimpinan, jadi bertindaklah sebagai pimpinan yang efektif. Cek tim Anda secara rutin, pastikan Anda mudah dihubungi kapan saja mereka membutuhkan Anda. Berikan kritik membangun dan pastikan Anda memberikan panduan pada anggota tim yang melakukan tugas untuk pertama kalinya. Ingatlah, jika seseorang mengalami kesulitan saat melakukan tugasnya, ini bisa jadi disebabkan oleh kurangnya manajemen yang efektif.
Alat seperti riwayat versi file dan pemulihan sangat ideal. Mungkin seorang anggota tim melakukan kesalahan dan perlu melakukan evaluasi. Mungkin mereka telah kehilangan pandangan terhadap gambaran yang lebih besar karena mereka khawatir mengenai tanggung jawab baru dan perlu kembali ke keadaan semula. Dropbox dapat membantu mengakomodasi semua perilaku manusiawi yang terjadi saat sebuah tim belajar dan tumbuh bersama.
Jelajahi sumber daya terkait
Apa itu komunikasi visual, dan bagaimana hal itu dapat merevolusi alur kerja Anda?
Emoji, GIF, panggilan video, presentasi, dan banyak lagi: Visual memiliki pengaruh yang kuat pada kehidupan kita sehari-hari. Temukan bagaimana kita dapat menggunakan informasi visual sebagai proses komunikasi—dan meningkatkan produktivitas.