Berdayakan tim Anda dengan memberikan tugas secara efektif

Apa itu pendelegasian?

Pendelegasian adalah saat Anda menugaskan beberapa orang untuk melakukan berbagai tugas. Dan ini bukanlah masalah "Anda harus melakukannya karena saya tidak ingin melakukannya". Gaya delegasi dalam kepemimpinan bukanlah tentang meneruskan tugas-tugas yang tidak inign Anda kerjakan, namun tentang memercayakan tanggung jawab, akuntabilitas, serta kesempatan. Tentu, Anda dapat menulis laporan yang sama seperti yang telah 100 kali Anda lakukan sebelumnya, atau Anda dapat meminta anggota tim junior melakukannya dan memberinya sebuah pengalaman baru. Dan hanya dengan itu, Anda telah melakukan pengembangan profesional.

Pendelegasian tugas dan tanggung jawab adalah prinsip mendasar dari setiap hierarki, meski budaya perusahaan Anda ingin meniadakannya. Setiap orang perlu kesempatan untuk membuktikan dirinya sendiri, dan ini hanya bisa dicapai dengan pendelegasian tugas dan tanggung jawab. 

Tips pendelegasian yang efektif

Pendelegasian yang efektif butuh latihan. Anda tidak dapat begitu saja menyerahkan pekerjaan dan berharap tim Anda dengan gembira melakukan setiap tugas yang didelegasikan. Anda harus memastikan bahwa Anda memberikan tugas yang tepat. Keberhasilan pendelegasian adalah tentang memanfaatkan bakat setiap anggota tim dan memungkinkan mereka belajar keterampilan yang baru saat melakukannya.

Berikut beberapa kiat tentang cara mengelola berbagai tugas secara efektif:

Kenali tim Anda

Setiap orang memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri-sendiri. Anggota tim Anda mungkin secara kolektif semuanya mengerjakan pemasaran, misalnya, namun secara individu mereka memiliki keterampilan yang berbeda dan sangat berharga. Adalah menjadi tugas Anda sebagai pimpinan yang efektif untuk mengenali tiap-tiap keterampilan ini. Misalnya, Anda mungkin akan menghindari memberi tugas-tugas organisasi kepada para pemikir kreatif dan memberikannya kepada pemikir logis. Dengan demikian, selain tidak memanfaatkan set keterampilan tim Anda, Anda juga bisa menumbuhkan ketidaksukaan, karena tim Anda melihat bahwa bakat individu mereka tidak diakui atau dihargai.

Satu cara untuk menghindari masalah ini adalah melakukan semacam tugas sukarela. Buat daftar tugas yang dapat dibagikan, diedit, dan diperbarui secara mudah. Pertama-tama, mintalah kepada tim Anda jika mereka mau melakukan sebuah tugas spesifik. Orang biasanya memilih apa yang mereka rasa bisa mereka lakukan dengan baik. Dengan cara seperti itu, Anda dapat melihat secara langsung keterampilan terbaik tim Anda dalam praktiknya dan menjadikannya sebagai dasar untuk mendelegasikan berbagai tugas di masa mendatang.

Pendelegasian bukanlah tentang pekerjaan, namun cara orang melakukannya

Manajemen proyek dan kepemimpinan sama menantangnya dengan setiap tugas yang Anda delegasikan. Luangkan waktu untuk benar-benar memahami apa yang dibutuhkan tim Anda dan ketahui dengan tepat cara Anda akan menyampaikannya. Apakah tim Anda memiliki waktu yang cukup? Apakah tugas ini terlalu penting untuk diserahkan kepada siapa saja selain anggota tim senior? Apakah alur kerja Anda memungkinkan penyertaan anggota tim junior ke dalam proyek? Keterampilan kepemimpinan yang sejati adalah tentang menghargai seseorang, bukan hanya pekerjaannya.

Sebagai pimpinan tim, Anda perlu menciptakan lingkungan yang terbaik agar anggota tim dapat melakukan fungsinya. Entah itu menyiapkan ruang kerja smart, memberikan kelonggaran seperti jam kerja fleksibel untuk menghindari burnout, atau memilih manajer baru agar pekerjaan lebih terstruktur dan terbimbing. Reel World menemukan bahwa alur kerja mereka harus disesuaikan dengan berbagai zona waktu yang berbeda, dan untuk melakukannya mereka beralih ke Dropbox; “Bekerja dalam zona waktu berbeda bisa menyulitkan. Saat kami harus mengirimkan file ke Inggris pada jam tiga waktu kami, di sana masih tengah malam. Namun Dropbox untuk bisnis akan menyinkronkan semua keesokan harinya saat orang menyalakan komputernya".

Jangan mengelola secara mikro, namun bereaksilah

Ada perbedaan antara menjadi pimpinan yang baik dan pimpinan yang arogan. Mengelola secara mikro hampir selalu merupakan hal yang negatif dan itu hanya akan memberi lebih banyak hal negatif kepada semua anggota tim. Proses pendelegasian berarti Anda mengedepankan orang lain dalam mengendalikan tugas. Anda mempercayai dan memberdayakan mereka untuk menerima tantangan. Itu arti sebenarnya dari kolaborasi tim. Dengan menolak melepaskan seluruh kendali, Anda aktif menciptakan pengotak-kotakan atau ego sektoral, dan pasti akan merasakan sendiri dampak dari hal tersebut.

Di mana Anda harus bertindak sebagai manajer jika ada hal yang berjalan tidak sesuai rencana. Pastikan Anda memberikan kelonggaran untuk memperbaiki masalah yang melekat, dan menyiapkan struktur agar anggota tim yang mengemban suatu tugas yang baru bisa mengandalkan Anda. Dengan cara seperti ini, mereka tidak harus membawa suatu masalah langsung ke hadapan Anda saat hal yang tidak diinginkan mulai terjadi. Ini bukan berarti bahwa Anda tidak dapat selalu mengikuti perkembangannya—Anda masih bisa mengawasi berbagai hal memakai dokumen bersama dan anotasi. Tindakan ini membuat Anda mengetahui apa yang terjadi tanpa harus memberatkan orang lain.

Tindak lanjuti

Hanya karena Anda mendelegasikan tanggung jawab, tidak berarti Anda tidak lagi bertanggung jawab. Anda masih hadir dan aktif sebagai pimpinan, jadi bertindaklah sebagai pimpinan yang efektif. Cek tim Anda secara rutin, pastikan Anda mudah dihubungi kapan saja mereka membutuhkan Anda. Berikan kritik membangun dan pastikan Anda memberikan panduan pada anggota tim yang melakukan tugas untuk pertama kalinya. Ingatlah, jika seseorang mengalami kesulitan saat melakukan tugasnya, ini bisa jadi disebabkan oleh kurangnya manajemen yang efektif.

Alat seperti riwayat dan pemulihan versi file sangat sesuai di sini. Mungkin anggota tim memang melakukan kesalahan dan perlu mundur ke belakang dan melakukan evaluasi. Mungkin mereka tidak memahami gambaran besarnya karena mereka khawatir dengan tanggung jawab mereka yang baru dan perlu kembali ke tanggung jawab sebelumnya. Dropbox dapat membantu semua perilaku yang sangat manusiawi yang terjadi ketika tim sedang belajar dan tumbuh bersama.

Bagikan sebanyak mungkin

Jika Anda terbiasa bekerja sendiri, Anda mungkin merasa bahwa Anda sendiri cukup menjadi pemegang semua informasi saat menyelesaikan suatu masalah. Saat menjadi pendelegasi dan pimpinan pemberi motivasi, Anda harus membagikan pengetahuan ini. Pengetahuan benar-benar merupakan suatu kekuatan dan tim Anda perlu dilibatkan dan mengetahui semuanya. Selalu sampaikan tanggal jatuh tempo, arahan, dan korespondensi utama yang terkait dengan pendelegasian tugas Anda. Ini bukanlah tentang melepaskan tanggung jawab, namun mengetahui bahwa shared by a single, collaborative, effective team. Tim yang Anda miliki sekarang telah diberdayakan untuk memberikan tanggapan mereka yang terbaik.