如何提高团队工作效率

任何优秀团队都知道应该更聪明地工作,而不是更辛苦地工作,但要坚持做到这一点实际上可能很难。

一个人正在 Dropbox Paper 中使用待办事项列表来提高工作效率

是什么降低了团队工作效率?

团队的积极性和士气可能会起起伏伏,因为,毕竟我们都只是人。遗憾的是,您的多个业务流程无法以相同方式运行。保持一定的工作效率水平是至关重要的。Dropbox 可帮助团队在朝着共同愿景迈进的过程中保持积极性和工作效率。

您团队的工作效率可能会让您大吃一惊。也许您认为您的团队的士气毋庸置疑,因为团队成员一周五天都坐在办公桌前敲键盘,但实际情况可能并非如此。例如,您发现在家办公员工的工作效率更高,这是为什么呢?

1. 坐在办公桌前并不意味着就是在工作

仅仅是打开笔记本电脑并不意味着已经全身心投入到工作中。工作场所的数字化转型以及 2020 年重大疫情事件所带来的好处之一是,我们现在知道,工作确实可以在任何地方完成。让团队摆脱物理因素限制只是 Dropbox 最擅长的事情之一,这也是提高工作效率的最有效方法之一。摆脱这种过时思维方式,不仅仅是对提高团队效率至关重要。如果像我们 Castor and Pollux 的快乐客户一样,您欢迎客户加入自己的工作流程,那么就必须保持开放、协作且不受办公室服务器束缚。

2. 忽视重要事项

每个团队成员都扮演着重要的角色,但员工很容易开始觉得自己不过是机器中的一个齿轮。小组可能会很快无法参与团队内容协作,并会将工作视为无休止的任务流,而不是朝着共同目标所迈出的一步。而这正是 Dropbox Paper 的用武之地,它可帮助团队成员与其他人保持一致。我们与 Trello 和 Monday.com 的集成是用于定期审查和评估的出色协作工具。这样,大家可以知道自己是否在最后期限前完成工作,并明白自己不仅仅是一个齿轮,而是团队中非常重要的一员。

3. 没有建立责任义务

通过建立一些结构和预期(例如时间管理和截止日期),团队可以更好地工作。如果您在项目中没有被赋予职责,那您的失落感就会增加。现代工作场所采用的等级制度是扁平化的,这意味着每个人都会受到重视,都肩负着重要的职责。强化这一点将有助于每个人都发挥出最佳水平。

如何提高团队效率

现在您知道是什么因素降低了您团队的工作效率,那么您该如何帮助团队发挥最大潜力呢?

沟通是关键

责任和沟通密切相关。无论您的团队在哪里工作,无论他们在做什么,都应该保持联系。利用像 Slack 这样的 Dropbox 集成,其具有异步沟通功能的各种好处(即,没有人紧盯着您,要求您立即、实时地做出反应。)通过保持沟通,将维持员工的敬业度,而且是实现团队建设和在部门之外建立联系的关键。

正如您可以消除物理位置或过时层次结构的限制一样,也应该消除开放式沟通渠道存在的任何限制。生硬的沟通会导致组织孤岛,使得沟通过程被守门人行为所取代,使工作效率被自制力所取代。

弥合鸿沟

虽然 Dropbox 不能保证您实现完美的项目,但肯定可以让任务管理过程变得更加流畅。您可能没有意识到,大量时间被浪费在点击十几个应用、下载、编辑和重新发送电子邮件等烦琐工作中。通过在一个集中式数字工作区中处理工作,可以最大限度减少不同应用之间的这种“切换”时间,以及社交媒体等的干扰。这意味着您可以真正进入工作流程并创作出最好的作品。

Patreon 内部接管团队。他们的平台正在帮助塑造创意者实现其愿景以及受众接触方式。从本质上讲,Patreon 越高效,他们的创意客户就越高效。正如他们的创作者营销经理所说,“[我们行动] 非常快,所以我们可以把创造者放在首位……我们需要像一个团队一样快速协作和沟通。”

实现工作与生活的完美平衡

世界上一些最强大的品牌企业的一些工作习惯可能让传统主义者觉得会造成反效果。从午睡舱到灵活工作时间,从无限的假期到远程工作,如果您想让团队发挥最大作用,就需要考虑个人团队的发展,以及他们需要做什么才能最好地发挥自我。让我们面对现实:没有人喜欢上下班,也没有人真的愿意每周花 40 个小时在办公桌前工作。但是完全取消上下班并让团队每周获得近 20 个小时的私人时间会怎样?这会改变人们思考和参与工作的方式,从而对团队效率和生产力产生积极影响。

无论您身处何处,Dropbox 都可以您提供帮助。无论您是在火车上、家中、在办公室里,还是遇到互联网服务中断,当您准备好工作时,您就可以工作。当服务中断时,您可以断开连接,并确信所有内容都已安全存储和记录。

提高团队的工作效率

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