Perkasakan pasukan anda dengan mengagihkan tugas dengan berkesan

Apakah itu pengagihan?

Pengagihan adalah apabila anda memberikan tugas kepada orang lain. Tidak, ini bukan soal “anda lakukan kerja itu kerana saya tidak mahu lakukannya.” Gaya kepimpinan pengagihan bukan tentang memberikan tugas yang anda tidak peduli untuk lakukan, tetapi tentang mengamanahkan tanggungjawab, kebertanggungjawapan dan peluang. Sudah tentu, anda boleh menulis laporan itu sendiri seperti yang anda lakukan 100 kali sebelum ini atau anda boleh meminta ahli pasukan muda anda dan berikan mereka pengalaman baru. Dengan itu, pembangunan profesional telah berlaku.

Mengagihkan tanggungjawab ialah prinsip asas mana-mana hierarki, walaupun budaya syarikat anda menyasarkan untuk memastikan tanggungjawab yang sama rata. Setiap orang perlukan peluang untuk membuktikan diri mereka dan ini dapat dicapai hanya dengan mengagihkan tanggungjawab. 

Tip untuk pengagihan yang berkesan

Pengagihan yang berkesan memerlukan sedikit latihan. Anda tidak boleh menyerahkan kerja dan mengharapkan pasukan anda menyelesaikan sebarang tugas yang diagihkan begitu sahaja. Anda perlu memastikan tugasan yang betul diberikan kepada mereka. Pengagihan yang berjaya adalah tentang memanfaatkan setiap bakat ahli pasukan secara individu dan membolehkan mereka mempelajari kemahiran baru sepanjang proses.

Berikut ialah beberapa tip popular tentang cara untuk mengurus tugas dengan berkesan:

Kenali pasukan anda

Setiap orang mempunyai kekuatan dan kelemahan yang berbeza. Contohnya, mungkin semua ahli pasukan anda bekerja secara kolektif dalam pemasaran, tetapi mereka akan mempunyai kemahiran yang berbeza dan sangat bernilai secara individu. Anda sebagai pemimpin yang berkesan bertanggungjawab untuk menyedari kemahiran ini. Contohnya, anda mungkin ingin mengelak daripada memberikan tugas organisasi kepada pemikir kreatif berbanding pemikir logik. Dengan berbuat demikian, anda bukan sahaja tidak menggunakan set kemahiran pasukan anda, malah boleh menimbulkan kemarahan, kerana pasukan anda melihat bahawa bakat individu mereka tidak diiktiraf atau dihargai.

Satu cara untuk membantu anda mengelakkan isu ini adalah dengan membenarkan beberapa tahap kesukarelawanan. Buat senarai tugasan yang boleh dikongsi, diedit dan dikemas kini dengan mudah. Tanya pasukan anda jika mereka ingin mengambil sebarang tugas tertentu terlebih dahulu. Orang biasanya memilih perkara yang mereka tahu mereka boleh lakukan dengan baik. Dengan cara ini, anda dapat melihat kemahiran terbaik pasukan anda dan membina kemahiran untuk tugasan yang diagihkan pada masa depan.

Ini bukan tentang kerja tetapi cara orang melakukan kerja

Pengurusan projek dan kepimpinan adalah sama mencabar seperti mana-mana tugas teragih yang anda berikan. Luangkan masa untuk benar-benar memahami perkara yang diperlukan daripada pasukan anda dan cara anda menyampaikan tugas dengan tepat. Adakah pasukan anda mempunyai masa yang mencukupi? Adakah tugas ini terlalu penting untuk diserahkan kepada sesiapa sahaja selain daripada ahli pasukan kanan? Adakah aliran kerja anda membenarkan penyertaan ahli pasukan muda dalam projek dengan mudah? Kemahiran kepimpinan sebenar adalah tentang menghargai seseorang, bukan hanya kerja.

Sebagai ketua pasukan, anda perlu mewujudkan persekitaran terbaik untuk berfungsi. Sama ada menyediakan smart workspace, memberikan kelonggaran seperti kerja fleksibel untuk mengelakkan keletihan atau memilih pengurus baru untuk mewujudkan lebih banyak struktur dan bimbingan. Reel World mendapati bahawa aliran kerja mereka perlu disesuaikan dengan zon waktu yang berbeza dan untuk berbuat demikian, mereka beralih kepada Dropbox; “Bekerja dalam zon waktu yang berbeza boleh menyukarkan keadaan. Jika kami perlu menghantar fail ke UK pada jam tiga zon waktu kami, waktu di sana ialah tengah malam. Tetapi Dropbox Business akan menyelaraskan segala-galanya pada keesokan harinya apabila orang itu menghidupkan komputernya.”

Jangan kendalikan secara mikro, tetapi bertindak balas

Terdapat perbezaan antara menjadi pemimpin yang baik dengan menjadi pemimpin yang bersifat menguasai orang. Pengurusan mikro hampir selalunya perkara yang negatif dan hanya akan mengakibatkan perkara yang lebih negatif dalam pasukan anda. Proses pengagihan bermakna anda melantik orang lain untuk mengawal tugas. Anda mempercayai mereka dan memperkasakan mereka untuk menyahut cabaran. Itulah maksud kerjasama pasukan. Dengan enggan melepaskan kawalan sepenuhnya, anda akan mewujudkan silo kerja secara aktif, dan pasti akan melihat kesannya pada hasil akhir.

Anda perlu bertanggungjawab sebagai pengurus jika berlaku sesuatu yang tidak diingini. Pastikan anda memberikan kelonggaran untuk menyelesaikan masalah pada awal proses, dan sediakan struktur agar ahli pasukan yang mengambil tugas baru mempunyai seseorang untuk dirujuk. Dengan cara ini mereka tidak perlu memajukan perkara terus kepada anda jika masalah berlaku. Itu tidak bermakna anda tidak boleh mengikuti perkembangan mereka—anda masih boleh memerhatikan perkara menggunakan dokumen dan anotasi yang dikongsi. Ini membolehkan anda kekal termaklum tanpa perlu memantau kerja pasukan anda dengan ketat.

Buat susulan

Hanya kerana anda mengagihkan tanggungjawab, itu tidak bermakna anda tidak mempunyai tanggungjawab sendiri. Anda masih ada bertanggungjawab untuk menjadi pemimpin yang berkesan, oleh itu, mainkan peranan anda. Sering berhubung dengan pasukan anda, pastikan anda mudah dihubungi apabila mereka memerlukan bantuan anda. Berikan kritikan yang membina dan pastikan anda memberikan bimbingan kepada ahli pasukan yang mengambil tugas baru buat kali pertama. Ingat, jika seseorang bergelut dengan tugas, semua ini mungkin berpunca daripada kekurangan pengurusan yang berkesan.

Alat seperti sejarah versi dan pemulihan fail sesuai digunakan. Mungkin ahli pasukan melakukan kesalahan dan perlu berundur beberapa langkah. Mungkin mereka tidak dapat melihat gambaran menyeluruh kerana mereka bimbang tentang tanggungjawab baru dan perlu berbalik kepada asal. Dropbox dapat membantu anda menyesuaikan semua tingkah laku manusia yang berlaku semasa pasukan belajar dan berkembang bersama-sama.

Kongsikan pengetahuan sebanyak mungkin

Jika anda biasa bekerja seorang diri, anda mungkin berpendapat bahawa cukup anda sahaja yang mempunyai semua maklumat penting apabila menyelesaikan masalah. Sebagai pemberi tugas dan pemimpin motivasi, anda mesti berkongsi perkara ini dengan pasukan anda. Pengetahuan sangat berkuasa dan pasukan anda perlu sentiasa kekal termaklum. Sentiasa kongsi tarikh akhir, taklimat dan surat-menyurat penting yang berkaitan dengan tugas yang diagihkan anda. Ini bukannya tentang anda melepaskan tanggungjawab, ini adalah tentang mengetahui bahawa maklumat dikongsi oleh  pasukan yang berkesan tunggal secara kerjasama. Pasukan yang telah anda berikan kuasa untuk bertindak balas berdasarkan keupayaan terbaik mereka.