팀에 힘을 실어주는 효율적인 업무 위임

업무 위임은 그 방식만 옳다면 팀원들이 최고의 능력을 발휘할 수 있도록 힘을 실어주는 기회가 될 수 있습니다. 그 자세한 내용을 살펴보세요.

책상에 둘러앉아 업무를 위임하는 사람을 바라보고 있는 팀

업무 위임이란?

업무 위임은 다른 사람에게 업무를 맡기는 것을 말합니다. 업무 위임은 내가 하기 싫은 일을 다른 사람에게 떠넘기는 것과는 다릅니다. 현명하게 업무를 위임하는 리더는 번거로운 일을 전가하는 것이 아니라 책임을 맡기고 기회를 제공하죠. 물론, 이전에 100번도 넘게 작성했던 보고서인 만큼 여러분이 직접 한다면 힘들이지 않고 작성할 수 있을 겁니다. 하지만 새로 들어온 직원에게 이 업무를 위임한다면, 이들에게 새로운 경험을 쌓을 기회를 제공할 수 있죠. 그리고 이들은 이 새로운 경험을 통해 전문성을 개발할 수 있습니다.

책임을 위임하는 것은 모든 계급사회의 기본 원칙입니다. 회사의 구조가 아무리 수평적이라고 해도 예외는 아니죠. 모두에게 자신의 능력을 입증할 기회가 주어져야 하고, 업무를 맡겨야 능력을 입증할 기회도 생깁니다. 

효율적인 업무 위임을 위한 팁

효율적으로 업무를 위임하는 것에는 연습이 필요합니다. 무작정 업무를 맡기고 팀이 순순히 맡은 업무를 진행할 것이라고 기대하면 안 되죠. 신중하게, 팀이 감당할 수 있는 업무를 위임하도록 하세요. 현명한 업무 위임이란 개별적인 팀원의 능력을 활용하고 그 과정에서 새로운 기술을 습득할 수 있는 환경을 제공하는 것을 말합니다.

그럼, 아래에서 효율적인 업무 관리 방법을 살펴보도록 하겠습니다.

팀의 특성 파악

모든 사람은 각기 다른 장단점을 가지고 있습니다. 팀원 모두가 마케팅 분야에서 일하고 있다고 해도 개개인이 가지고 있는 능력은 서로 다르죠. 이러한 능력을 파악하는 것이 바로 현명한 리더의 역할입니다. 예를 들어, 관리 업무를 논리적인 사고력을 갖춘 사람이 아닌 창의력이 뛰어난 사람에게 맡길 경우 팀원이 가진 능력을 제대로 활용하지 않는 것일 뿐 아니라, 능력과 가치를 인정받지 못한 팀원들이 억울해하는 상황이 생길 수 있죠.

일정 수준의 자발적 지원 허용이 이러한 문제를 방지하는 한 방법이 될 수 있습니다. 간편하게 공유하고, 수정하고, 업데이트할 수 있는 할 일 목록을 만들어 먼저 팀에 업무를 맡을 의향이 있는지 물어보는 것이죠. 사람이라면 자연스럽게 자신이 잘 해낼 수 있는 업무를 선택합니다. 이러한 방식으로 팀의 실전 능력을 파악하고 이를 기반으로 향후 업무를 위임할 수 있죠.

업무 그 자체보다는 업무 처리 방식에 초점 맞추기

프로젝트 관리와 팀을 통솔하는 일은 업무를 위임하는 일만큼이나 어렵습니다. 시간을 들여 팀에 진짜 필요한 것이 무엇인지, 이를 어떻게 제공할 것인지 파악하도록 하세요. 팀에 주어진 시간이 충분한가요? 아무나가 아닌 선임에게 맡겨야 할 만큼 중요한 업무인가요? 평사원도 프로젝트에 쉽게 적응할 수 있는 워크플로를 갖추고 있나요? 진정한 리더십을 갖춘 사람은 업무뿐만 아니라 사람의 중요성도 고려합니다.

팀 리더는 팀이 잘 운영될 수 있는 최상의 환경을 구축해야 합니다. 여기에는 스마트 작업 공간을 구축하거나, 유연 근무제를 시행해 번아웃 증후군을 예방하거나, 팀의 조직력을 향상하고 팀을 더욱 잘 이끌 수 있는 책임자를 선임하는 것 등이 포함될 수 있습니다. Reel World의 경우, 서로 다른 시간대에서 근무하는 직원들을 위해 워크플로를 조정하는 과정에서 Dropbox를 도입한 후 이런 소회를 밝혔습니다. "서로 다른 시간대에서 근무하는 것은 힘들다. 여기 시간으로 3시에 영국으로 파일을 전송하면 영국은 한밤중이다. 하지만 Dropbox Business에서는 파일을 받은 사람이 다음 날 아침 컴퓨터를 켜면 모든 파일이 바로 동기화된다."

세세한 간섭 대신 개입해야 할 때를 정확히 알기

좋은 리더와 강압적인 리더는 다릅니다. 세세한 간섭은 좋은 영향을 끼치는 경우가 거의 없으며, 팀에 부정적인 영향만 주기 마련입니다. 업무를 위임한다는 것은 다른 이에게 업무의 주도권을 넘겨준다는 뜻입니다. 따라서 믿음을 가지고 그 직원이 업무를 잘 수행할 수 있도록 힘을 실어줘야 하죠. 팀 협업이란 바로 이런 것입니다. 주도권을 꼭 쥐고 놓지 않으면 능동적으로 사일로 현상을 부추기는 꼴이 되고, 이는 결국 최종 결과물에까지 영향을 미칩니다.

리더가 나서야 할 때는 일이 잘못됐을 때입니다. 문제를 초기에 해결할 수 있는 공간을 마련해두고 팀 체계를 명확히 정립하도록 하세요. 그러면 직원들이 새로운 업무를 맡았을 때 업무를 누구와 상의해야 하는지 알 수 있고, 그러면 문제가 발생하자마자 리더에게 바로 보고할 필요가 없습니다. 그렇다고 해서 이것이 어떤 문제가 발생했는지도 모른 채 까막눈으로 있어야 한다는 뜻은 아닙니다. 공유 문서와 주석을 통해 계속해서 전체적인 상황을 주시할 수 있죠. 이렇게 하면 사사건건 참견하지 않고도 업무 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

이후 상황 팔로우업

업무를 위임했다고 해서 모든 책임을 다한 것은 아닙니다. 효율적인 리더로서 업무를 전체적으로 관장해야 하죠. 수시로 팀과 소통하고, 팀이 리더를 필요로 할 때 항상 그자리에 있도록 하세요. 그리고 건설적인 피드백을 제공하고, 생소한 업무를 맡은 팀원들을 이끌어주세요. 한 명의 업무에 차질이 생기면 결국 전체 팀 관리에도 영향이 가게 된다는 사실을 잊어서는 안 됩니다.

이때 파일 변경내용 기록과 파일 복구 등의 도구가 유용한데요, 때때로 팀원 중 누군가가 실수를 저질러 파일을 이전 버전으로 되돌려야 한다든지, 팀원들이 새로운 업무에 긴장한 나머지 거시적인 관점으로 업무를 처리하지 못해 파일을 다시 원본으로 되돌려야 할 때가 있을 겁니다. Dropbox는 팀원이 새로운 업무를 배우며 성장하는 과정에서 발생하는 이러한 지극히 인간적인 실수를 처리할 수 있도록 도와줍니다.

가능한 한 많은 정보 공유

혼자 업무를 처리하는 것에 익숙하다면 문제 해결에 필요한 모든 중요한 정보를 혼자만 가지고 있는 것이 당연하다고 생각할 수 있는데요, 직원들에게 동기를 부여하는 리더라면 이러한 정보를 팀과 공유해야 합니다. 아는 것은 힘이고, 팀과도 이러한 힘을 나눠야 하죠. 언제나 위임한 업무와 관련된 마감일, 업무 개요, 주요 자료를 공유하도록 하세요. 이는 책임을 미루는 것이 아니라 하나로 단합되어 함께 업무를 진행하는 효율적인 팀과 책임을 나누는 일입니다. 최고의 능력을 발휘할 수 있도록 여러분이 뒷받침하고 힘을 실어준 바로 그 팀과 말이죠.

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