Zmotywuj swój zespół, efektywnie delegując zadania

Dowiedz się, w jaki sposób odpowiednie delegowanie może pomóc członkom zespołu się wyróżniać i wykonywać swoją pracę jak najlepiej.

Zespół siedzi przy stole naprzeciwko osoby, która przydziela zadania jego członkom

Czym jest delegowanie?

Delegowanie ma miejsce wtedy, gdy przydzielasz zadania innym osobom. I nie, nie chodzi tu o polecenia typu „zrób to, bo ja tak chcę”. Delegowanie w zarządzaniu nie polega na zrzucaniu na innych zadań, którymi nie chcesz się zajmować – chodzi o to, by powierzyć komuś odpowiedzialność i dać mu szansę na wykazanie się. Oczywiście możesz znów napisać ten raport, tak jak robiłeś(aś) to już 100 razy, ale możesz także przekazać ten obowiązek pracownikowi niższego szczebla i pozwolić mu zyskać nowe doświadczenie. I tak właśnie mamy do czynienia z rozwojem zawodowym.

Delegowanie obowiązków to podstawowa zasada każdej hierarchii, nawet jeśli kultura Twojej firmy dąży do jej wypłaszczenia. Każdy chce mieć szansę, aby się wykazać, a Ty możesz ją zapewnić tylko przez delegowanie obowiązków. 

Wskazówki dotyczące skutecznego delegowania

Potrzeba trochę wprawy, by skutecznie delegować zadania. Nie możesz po prostu przypisać zadań i oczekiwać, że Twój zespół z radością zajmie się każdym przydzielonym mu obowiązkiem. Musisz mieć pewność, że przypisujesz mu odpowiednie zadania. Skuteczne delegowanie opiera się na rozpoznaniu talentów każdego członka zespołu i umożliwieniu zdobycia nowych umiejętności.

Oto kilka najważniejszych wskazówek, jak skutecznie zarządzać zadaniami:

Poznaj swój zespół

Każdy ma inne mocne i słabe strony. Członkowie Twojego zespołu mogą na przykład razem pracować w marketingu, jednak każdy z nich ma inne, bardzo cenne umiejętności. Twoim zadaniem jako skutecznego lidera jest ich rozpoznanie. Możesz na przykład woleć przydzielić zadania organizacyjne osobom bardziej myślącym analitycznie niż kreatywnie. W przeciwnym razie możesz nie wykorzystać odpowiednio umiejętności swojego zespołu oraz sprawić jego członkom przykrość, ponieważ mogą oni pomyśleć, że nie zauważasz lub nie dostrzegasz ich talentów.

Jednym za sposobów na uniknięcie takiej sytuacji jest wprowadzenie pewnego stopnia dobrowolności. Przygotuj listę zadań, którą można łatwo udostępniać, edytować i aktualizować. W pierwszej kolejności zapytaj członków swojego zespołu, czy chcieliby podjąć się jakiegoś konkretnego zadania. Ludzie z natury wybierają to, w czym czują się pewnie. W ten sposób możesz ocenić, jak umiejętności Twojego zespołu sprawdzają się w praktyce i na tym oprzeć delegowanie zadań w przyszłości.

Nie chodzi tu po prostu o pracę, ale o to, jak ją wykonujemy

Zarządzanie projektami i przywództwo są takim samym wyzwaniem, jak zadania, które przydzielasz. Poświęć trochę czasu, aby samemu zrozumieć wymagania, które masz wobec swojego zespołu i zastanów się, jak zamierzasz je przekazać. Czy Twój zespół dostał wystarczająco dużo czasu? Czy dane zadanie jest na tyle ważne, że może być przydzielone wyłącznie pracownikowi na wyższym stanowisku? Czy Twój system przepływu pracy umożliwia zaangażowanie się także pracownikom niższego szczebla? Prawdziwe zdolności przywódcze opierają się na umiejętności docenienia poszczególnych osób, a nie tylko pracy, którą wykonują.

Jako lider zespołu musisz stworzyć optymalne warunki do jak najlepszego działania. Nie ma znaczenia, czy chodzi o stworzenie inteligentnego obszaru roboczego, umożliwienie elastycznych godzin pracy w celu uniknięcia wypalenia, czy też o wybranie nowych menedżerów, którzy pozytywnie wpłyną na strukturę firmy i będą dzielić się wskazówkami. Firma Reel World zauważyła, że musi dostosować swoje przepływy pracy do różnych stref czasowych i w tym celu zwróciła się do Dropbox: „Praca w różnych strefach czasowych może być trudna. Jeśli musimy [ze Stanów Zjednoczonych] wysłać plik do Wielkiej Brytanii o 15:00 naszego czasu, to tam jest już północ. Ale Dropbox Business zsynchronizuje wszystkie dane następnego ranka, gdy odbiorca włączy komputer”.

Nie zajmuj się mikrozarządzaniem, ale reaguj

Istnieje różnica między dobrym a apodyktycznym liderem. Mikrozarządzanie prawie zawsze jest negatywnym zjawiskiem, które pogarsza atmosferę w zespole. Proces delegowania polega na tym, że pozwalasz innym przejąć kontrolę nad zadaniami. Ufasz im i dajesz im siłę do podjęcia wyzwania. Właśnie o to chodzi we współpracy zespołowej. Jeśli będziesz intensywnie wszystkich kontrolować, stworzysz silosy i, koniec końców, na pewno odczujesz ich wpływ.

W sytuacjach, w których coś idzie nie tak, musisz wejść w rolę menedżera. Upewnij się, że bierzesz pod uwagę konieczność rozwiązania początkowych problemów oraz że działasz w oparciu o odpowiednią strukturę, dzięki której członkowie zespołu podejmujący się nowych zadań będą mieli kogoś, na kim mogą polegać. Takie rozwiązanie sprawi, że pracownicy nie będą musieli zgłaszać każdego nowopowstałego problemu bezpośrednio do Ciebie. Nie oznacza to, że nie możesz kontrolować ich pracy – dzięki udostępnionym dokumentom i adnotacjom możesz nadal mieć wszystko na oku. Pozwoli Ci to być na bieżąco bez nadmiernego kontrolowania pracowników.

Bądź na bieżąco ze swoimi obowiązkami

To, że przydzielasz zadania, nie oznacza, że nie masz już własnych. Twoim głównym zadaniem jest bycie skutecznym liderem – więc bądź nim. Często zaglądaj do swojego zespołu i upewnij się, że jego członkowie mogą się z Tobą skontaktować w razie potrzeby. Dziel się konstruktywną krytyką i wskazówkami z członkami zespołu, którzy podejmują się nowego zadania. Pamiętaj: to, że ktoś nie radzi sobie z zadaniem, może być spowodowane brakiem skutecznego zarządzania.

Idealnym rozwiązaniem są tu narzędzia takie jak historia wersji plików i odzyskiwanie. Możliwe, że dany członek zespołu robi coś źle i musi cofnąć się o kilka kroków. Być może martwiąc się o swoje nowe obowiązki, stracił on z pola widzenia szerszą perspektywę i musi wrócić do pierwszej wersji pliku. Dzięki Dropbox można dostosować się do tego typu ludzkich zachowań, które się zdarzają, gdy zespół się razem uczy i rozwija.

Jak najwięcej udostępniaj

Jeśli zazwyczaj pracujesz sam(a), możesz myśleć, że tylko Ty musisz mieć wszystkie najważniejsze informacje potrzebne do rozwiązania problemu. Jednak jako osoba przydzielająca zadania i lider, musisz dzielić się nimi ze swoim zespołem. Wiedza naprawdę jest potęgą, a Twój zespół musi być na bieżąco. Zawsze dziel się terminami, briefami i najważniejszą korespondencją związaną z przydzielonymi zadaniami. Nie chodzi tu o odbieranie sobie kontroli, ale o uzmysłowienie sobie, że należy ją dzielić ramach jednego, dobrze współpracującego i skutecznego zespołu. Zespołu, który dzięki Tobie może teraz wykonywać zadania najlepiej, jak potrafi.

Prowadź swój zespół do sukcesu.

Zacznij teraz