构建适用于建筑工作的协作

建筑工作需要兼顾远程和现场。绝大多数工作场所都并非局限于办公室，即使是最先进的技术也无法远程建造一栋建筑物。但建筑工作还需要大量的行政工作。这意味着无论在办公室内还是在办公室外，访问文件和重要文档都是必不可少的。

当审查我们在 Flynn Group of Companies 的文档管理时，我们看到了处理远程协作的机会：共享重要文件以及实现安全共享的最佳方法是什么？

发送和跟踪文件最简单的方法

作为北美最大的建筑围护结构分包商，我们始终需要与建筑业主、建筑师和总承包商等外部合作伙伴合作。我们的工作要求我们来回发送建筑图纸或安装规范，当我们五年前开始使用 Dropbox 时，它就成为我们可以用来共享此类大文件的仅有的平台之一。

从那时起，随着越来越多的合作伙伴开始要求使用 Dropbox 执行特定项目，我们也扩大了 Dropbox 的使用范围。如今出现许多其他类似平台，对于如何在外部共享文件，我们需要更多考虑平台的可见性和安全性。理想的解决方案也必须让每个人都能轻松使用该平台。

我们在 40 多个办事处拥有 1000 多名员工，在建筑现场拥有 4000 多名员工，没有哪个工具可以满足我们的所有需求。我们开发了两种不同的平台：Microsoft SharePoint 用于内部需求，Dropbox 用于所有外部共享和协作。

我们的 IT 团队可以根据员工的职务分配他们对该工具的权限，而且现在公司内所有使用 Dropbox 的人员都列在我们的 Dropbox Enterprise 帐户中。我们已证明此类费用的合理性，因为我们现在可以控制共享的企业数据。

对敏感数据的最大保护

我们的 Dropbox 工作流程远远超出了其在建筑项目方面的作用。我们的法律及财务团队使用 Dropbox 进行并购；同时外部律师可能需要 Dropbox 来存储和共享文件。人力资源部将其用于移民加拿大的员工。人力资源部负责处理背景调查、护照号码和个人身份证号等最敏感的数据。我们信任 Dropbox，这要归功于 Enterprise 套餐的安全特性。

然而，我们需要限制哪些人能看到哪些信息。例如，对于项目中的承包商，我们只希望他们能够访问特定的文档。Dropbox 提供的管理功能可以描述哪些人可以访问哪些内容。

对于 Flynn Group 而言，这与我们是否与他人共享敏感数据无关。这关乎如何选择共享这些数据的方法。我们可能有正当理由共享从知识产权到个人信息等所有数据，但我不希望这些数据通过电子邮件流出。我想尽可能安全地发送这些数据，而 Dropbox 就是将其付诸实践的方法。

API 提供了无限可能性

我们安装了 Dropbox Windows 代理，专门连接到 Microsoft 365 以查看和预览文件，但是我们的共享控制不允许员工在其中生成或共享链接。不过，我的 IT 团队正在研究将所有特定于项目的文档存储空间迁移到 Dropbox 的可能性，因为它具有强大的文件管理 API，可以简化文件管理和内部应用程序的开发。

我们曾开始构建一个利用 AWS S3 作为后端的文件存储系统，却发现 Dropbox 提供了许多关键功能，这些功能需要我们花费大量的精力来复制。例如，查看安装在 Windows 和 Mac 上的 Dropbox 同步代理时，可以将 Dropbox 显示为文件系统中的另一个文件夹。这对采用方面有重大影响，而且表明我们没有必要做无用功。

节省时间和精力

在推出 Dropbox 作为我们的标准工具之前，我们有时会使用 SFTP 网站传输文件。但该网站速度较慢且步骤繁琐，而跟踪意味着要仔细检查日志。如果人们不得不等待 IT 部门生成共享链接或建立新的空间，我们将处于非常不利的地位。有了 Dropbox，人们就可以自己生成共享链接或建立新的空间。

整个组织的员工对 Dropbox 一直给予积极的反馈。在新冠疫情期间，即使没有我们的支持，我们的一些办公室也将越来越多的文件迁移至 Dropbox 中。我们希望保持灵活性，让大家探索如何利用这一工具。某些 Dropbox 功能 IT 部门还尚未探索，我们的员工成为了这些功能的测试人员，提醒我们可能出现的新用法和问题。

我们可以让员工突破界限，因为 Dropbox 非常安全。我喜欢管理面板中的报告功能，它让我可以对所有内容进行跟踪，从员工共享的上传和下载内容量的开放链接，到活跃用户的数量。一切都很简单，为我的团队节省了大量的时间和精力。

通过在整个组织中实现 Dropbox，IT 团队为用户提供了更好的工具集，使他们能够更快地迁移所需内容。我们获得了一个更容易管理、更安全的平台。单一的工具很少能广泛应用于业务的各个方面，但 Dropbox 却为我们整个公司完成了近乎所有业务内容。