En byggprocess sker alltid både på distans och personligen, samtidigt. De allra flesta byggplatser är inte kontorsbaserade, och inte ens den mest avancerade tekniken räcker till för att bygga ett hus på distans. Men en byggprocess kräver också mycket administrativt arbete. Därför är tillgång till filer och nödvändiga dokument viktig både på och utanför kontoret.
När vi gick igenom vår dokumenthantering i Flynn-koncernen såg vi en möjlighet att också ta itu med distanssamarbetet: vilka är de bästa sätten att dela viktiga filer på ett säkert sätt?
Det enklaste sättet att skicka och spåra filer
Som Nordamerikas största underleverantör av klimatskal har vi alltid behövt samarbeta med externa partner som fastighetsägare, arkitekter och generalentreprenörer. Vårt arbete kräver att vi skickar arkitektritningar eller installationsspecifikationer fram och tillbaka, och när vi började använda Dropbox för fem år sedan var det i princip den enda plattformen vi kunde använda för att dela så stora filer.
Sedan dess har vi skalat upp vår Dropbox-användning i takt med att fler partner började ge Dropbox mandat för specifika projekt. Efterhand som andra liknande plattformar växte fram behövde vi mer översikt och säkerhet kring hur filer delades externt. Den perfekta lösningen måste också vara användarvänlig för alla.
Med över 1 000 anställda på fler än 40 kontor och över 4000 anställda på byggarbetsplatser kommer inget verktyg tillgodose alla våra behov. Istället utvecklade vi två separata plattformstillämpningar: Microsoft SharePoint för interna behov och Dropbox för extern delning och samarbete.
Dropbox är något som alla kan använda – om det hade krävt formell utbildning hade vi kanske varit mer tveksamma – och det ger också IT möjlighet att styra åtkomst och behörigheter.
Vårt IT-team kan tilldela behörigheter till verktyget beroende på en medarbetares roll, och alla på företaget som använder Dropbox använder nu vårt Dropbox Enterprise-konto. Vi kan motivera denna kostnad eftersom vi nu kan styra vilka företagsdata vi delar.
Ypperligt skydd för känsliga uppgifter
Våra Dropbox-arbetsflöden fortsätter långt bortom byggprojektet. Vårt juridiska team och finansteam använder Dropbox vid samgåenden och förvärv för att lagra och dela dokumentation som externa rådgivare kan kräva. Och HR använder lösningen för anställda som flyttar till Kanada. HR hanterar de mest känsliga uppgifterna, till exempel bakgrundskontroller, passnummer och personnummer. Vi kan förlita oss på Dropbox i alla frågor tack vare säkerhetsfunktionerna vi får med vårt Enterprise-abonnemang.
Vi måste dock begränsa vem som kan se viss information. När det gäller entreprenörer i ett projekt vill vi bara att de ska ha tillgång till specifika dokument. Dropbox erbjuder styrningsfunktioner som låter oss avgränsa vem som får tillgång till vad.
För Flynn-koncernen handlar det inte om huruvida vi delar känsliga data med andra eller inte. Det handlar om att välja den metod med vilken vi delar dessa data på. Vi kanske kan ha en rättslig grund för att dela allt från immateriella rättigheter till personuppgifter, men jag vill inte att den informationen ska gå ut via e-post. Jag vill skicka den på ett så säkert sätt som möjligt, och Dropbox är lösningen för detta.
Om vi har en rättslig grund för att dela innehåll vill vi att det ska vara krypterat, och vi vill att det spåras. Dropbox ger oss detta.
API erbjuder oändliga möjligheter
Vi installerade Dropbox Windows-agenten för att ansluta till Microsoft 365 enbart för att visa och förhandsgranska filer, men våra delningskontroller låter inte anställda generera eller dela länkar där. Mitt IT-team undersöker emellertid möjligheten att flytta all projektspecifik dokumentlagring till Dropbox tack vare dess robusta API:er för filhantering som förenklar filhanteringsutvecklingen bredvid våra interna applikationer.
En gång i tiden började vi bygga ett fillagringssystem med AWS S3 som backend, men vi upptäckte att Dropbox redan erbjuder många för oss avgörande funktioner som skulle krävt enorm ansträngning för oss att replikera. När du till exempel tittar på Dropbox-synkagenten som installeras på Windows och Mac kan du presentera Dropbox som ytterligare en vanlig mapp i filsystemet. Detta gör enorm skillnad för nya användare, och visar att det inte finns någon anledning för oss att återuppfinna hjulet.
Tids- och energibesparing
Innan vi rullade ut Dropbox som vårt standardverktyg förde vi ibland över filer med SFTP-webbplatser. Det var långsamt och krävde massor av steg, och vill vi spåra något behövde vi söka igenom loggar. Om medarbetare var tvungna att vänta på att IT skulle generera delningslänkar eller skapa nytt utrymme skulle detta inneburit betydande nackdelar för oss. Med Dropbox kan människor göra allt detta på egen hand.
Dropbox har möjliggjort fildelning med självbetjäning, vilket är en viktig faktor för att vi ska kunna driva verksamheten framåt i den takt vi önskar.
Medarbetare i hela organisationen har utan undantag kommit med positiv feedback om Dropbox. Under pandemin flyttade några av våra kontor allt fler filer till Dropbox också utan vår hjälp. Vi vill vara flexibla och låta människor utforska hur de kan utnyttja verktyget. Våra medarbetare har blivit våra betatestare för Dropbox-funktioner som IT-avdelningen ännu inte har utforskat, så att vi kan uppdateras kring nya användningsområden och eventuella problem som kan uppstå.
Vi har råd att låta medarbetare tänja på gränserna eftersom Dropbox är så säkert. Jag älskar rapporteringsfunktionerna i adminpanelen som gör att jag kan hålla koll på allt, från de öppna länkar som medarbetare har delat till volymen av uppladdningar och nedladdningar och antalet aktiva användare. Allt är så enkelt och sparar massor av tid och energi för mitt team.
Genom att implementera Dropbox i hela organisationen har IT-teamet kunnat tillhandahålla en bättre verktygsuppsättning åt användarna, så att de kan röra sig snabbare i det dagliga arbetet. Vi har hittat en plattform som är säkrare och lättare att hantera. Det är sällan som ett enda verktyg används och älskas över hela företaget, men Dropbox är faktiskt ett undantag hos oss.
.png)
