Byggearbeid foregår alltid både eksternt og lokalt. De aller fleste arbeidssteder er ikke på et kontor, og selv den mest avanserte teknologi kan ikke fjernstyre byggearbeidet. Men bygging krever også mye administrativt arbeid. Det betyr at tilgang til filer og viktige dokumenter er avgjørende, både på og utenfor kontoret.
Da vi gikk gjennom dokumenthåndtering i Flynn-gruppen, så vi en mulighet til å se på fjernsamarbeid: Hva var den beste måten å dele viktige filer sikkert på?
Den enkleste måten å sende og spore filer på
Som den største underentreprenøren for bygningsstrukturer i Nord-Amerika, har vi alltid hatt behov for å samarbeide med eksterne partnere, som bygningseiere, arkitekter og hovedentreprenører. Arbeidet vårt krever at vi sender arkitekttegninger eller installasjonsspesifikasjoner fram og tilbake, og da vi begynte å bruke Dropbox for fem år siden, var det en av få plattformer vi kunne bruke for å dele slike store filer.
Siden har vi skalert bruken av Dropbox ettersom stadig flere partnere krevde bruk av Dropbox for bestemte prosjekter. Selv om andre og lignende plattformer dukket opp, trengte vi mer synlighet og sikkerhet rundt ekstern fildeling. Den ideelle løsningen måtte også være enkel å bruke for alle.
Med over 1000 ansatte på over 40 kontorer, og over 4000 ansatte på anleggssteder, kan ikke ett enkelt verktøy tilfredsstille alle behov. Vi utviklet derfor bruk av to separate plattformer: Microsoft SharePoint for interne behov og Dropbox for ekstern deling og eksternt samarbeid.
Alle kan bruke Dropbox – hvis vi måtte hatt formell opplæring, ville vi tenkt oss nøye om før vi tok det i bruk – men IT kan styre tilgang og tillatelser.
IT-teamet vårt kan gi tillatelser til verktøyet avhengig av medarbeiderens rolle, og alle ansatte som bruker Dropbox har nå en Dropbox Enterprise-konto. Denne utgiften er berettiget fordi vi nå kan kontrollere bedriftsdataene vi deler.
Best mulig beskyttelse av sensitive opplysninger
Dropbox-arbeidsflytene omfatter mye mer enn byggeprosjekter. Det juridiske og det økonomiske teamet bruker Dropbox til fusjoner og oppkjøp og til å lagre og dele dokumentasjon som eksterne rådgivere trenger. HR bruker det for ansatte som immigrerer til Canada. HR er de som håndterer de mest sensitive opplysningene, som bakgrunnssjekker, passnumre og fødselsnumre. Vi stoler på Dropbox når det gjelder alt, takket være sikkerhetsfunksjonene i Enterprise-abonnementet.
Men vi må likevel begrense hvem som kan se visse typer informasjon. Vi ønsker for eksempel at oppdragstakere i et prosjekt kun skal få tilgang til bestemte dokumenter. Dropbox gir ledelsen mulighet til å angi hvem som har tilgang til hva.
For Flynn-gruppen dreier det seg ikke om å dele sensitive opplysninger med andre eller ikke. Det dreier seg om å velge metode for å dele de opplysningene. Vi kan ha en gyldig grunn til å dele alt fra immaterielle rettigheter til personopplysninger, men jeg ønsker ikke at de opplysningene blir sendt ut i en e-post. Jeg vil sende dem så sikkert som mulig, og Dropbox er måten å gjøre det på.
Hvis du har en gyldig grunn til å dele innhold, vil vi at det skal krypteres og spores. Dropbox sørger for det.
API-er tilbyr endeløse muligheter
Vi har installert Dropbox Windows-agenten for tilkobling med Microsoft 365 kun for å se og forhåndsvise filer, men delingskontrollene våre tillater ikke at ansatte genererer eller deler koblinger der. Men IT-teamet ser på muligheten for å flytte all prosjektspesifikk dokumentlagring til Dropbox på grunn av de solide API-ene for filhåndtering som forenkler utvikling av filhåndtering ved siden av de interne programmene.
På et tidspunkt begynte vi å bygge et fillagringssystem ved hjelp av AWS S3 som serverdel, men fant ut at Dropbox har mange av de avgjørende egenskapene som det ville ha vært krevende å gjenskape. Når du ser på Dropbox' synkroniseringsagent, for eksempel, som kan installeres på Windows og Mac, kan du vise Dropbox som en hvilken som helst annen mappe i filsystemet. Det utgjør et hav av forskjell når det gjelder tilpassing og beviser at vi ikke trenger å finne opp hjulet på nytt.
Spar tid og energi
Før vi rullet ut Dropbox som standardverktøy, overførte vi noen ganger filer ved hjelp av SFTP-nettsteder. Det tok lang tid, hadde for mange trinn, og for å spore måtte du finkjemme logger. Hvis folk måtte ha ventet på at IT genererte delingskoblinger eller konfigurerte et nytt område, ville det innebære en betydelig ulempe. Med Dropbox kan alle gjøre det selv.
Dropbox har gjort fildeling selvgående, og det er avgjørende for å holde det tempoet i virksomheten som vi ønsker.
Medarbeidere i hele organisasjonen har hele tiden delt positive tilbakemeldinger om Dropbox. Under pandemien flyttet noen av kontorene våre flere og flere filer over til Dropbox, helt uten støtte fra oss. Vi ønsker å være fleksible og la folk finne ut hvordan de kan benytte seg av verktøyet. Medarbeiderne våre har blitt betatestere for Dropbox-funksjoner som IT ikke har utforsket ennå, og de varsler oss om nye bruksområder og problemer som kan komme til å oppstå.
Vi kan tillate oss å la medarbeiderne teste grenser fordi Dropbox er så sikkert. Jeg setter stor pris på rapportfunksjonene i administratorverktøyet som gjør at jeg kan følge med på alt, fra åpne koblinger som ansatte har delt til volum på opp- og nedlastninger og antall aktive brukere. Alt er enkelt, og teamet sparer tonnevis av tid og energi.
Ved å implementere Dropbox i hele organisasjonen, har IT-teamet levert et bedre verktøysett til brukerne, som gjør at de kan jobbe raskere. Vi har fått en sikrere plattform som er enklere å administrere. Det er sjelden at alle i alle deler av virksomheten liker og bruker det samme verktøyet, men Dropbox gjør jobben for hele organisasjonen.
.png)
