Konstruowanie współpracy, która działa w branży budowlanej

Gdy organizacja Flynn Group of Companies chciała zwiększyć efektywność współpracy swoich rozproszonych zespołów budowlanych, zwróciła się do Dropbox. A oto powody dlaczego.

Autor: Alan Zych, wiceprezes ds. IT, Flynn Group of Companies

Mężczyzna idący po szklanym moście

W branży budowlanej zawsze pracuje się jednocześnie zdalnie i na miejscu. Zdecydowana większość pracy nie odbywa się w biurach, a nawet najbardziej zaawansowana technologia nie umożliwia zbudowania budynku zdalnie. Jednak budownictwo wymaga także mnóstwa pracy administracyjnej. Oznacza to, że dostęp do plików i ważnych dokumentów jest niezbędny zarówno w biurze, jak i poza nim.

Omawiając kwestię zarządzania dokumentami w firmie Flynn Group of Companies, zauważyliśmy możliwość jednoczesnego ułatwienia współpracy zdalnej i zadaliśmy sobie pytanie: jaki jest najlepszy sposób na bezpieczne udostępnianie dużych plików?

Plac budowy z idącym mężczyzną na pierwszym planie

Najłatwiejszy sposób wysyłania i śledzenia plików

Jako największy podwykonawca powłok budowlanych w Ameryce Północnej zawsze musieliśmy współpracować z partnerami zewnętrznymi, takimi jak właściciele budynków, architekci i wykonawcy generalni. Nasza praca wymaga przesyłania tam i z powrotem rysunków architektonicznych i specyfikacji instalacyjnych, i gdy pięć lat temu zaczęliśmy używać usługi Dropbox, była to jedna z niewielu platform, która oferowała możliwość udostępniania tak dużych plików.

Od tamtej pory zwiększyliśmy użycie usługi Dropbox, ponieważ coraz większa liczba partnerów zaczęła wymagać korzystania z Dropbox przy określonych projektach. W miarę pojawiania się innych podobnych platform potrzebowaliśmy większej przejrzystości i lepszych zabezpieczeń w zakresie zewnętrznego udostępniania plików. Ponadto idealne rozwiązanie musiało być także łatwe w obsłudze dla wszystkich.

Mamy ponad 1000 pracowników w ponad 40 biurach oraz ponad 4000 pracowników na placach budowy i żadne narzędzie nie spełnia wszystkich naszych wymagań. W związku z tym zdecydowaliśmy się na zastosowanie dwóch oddzielnych platform: Microsoft SharePoint na potrzeby komunikacji wewnętrznej i Dropbox na potrzeby współpracy i udostępniania zewnętrznego.

Dropbox to rozwiązanie, którego mogą używać wszyscy — jeśli wymagałoby formalnego szkolenia, zastanowilibyśmy się dwa razy, czy je wdrożyć — a ponadto umożliwia działowi IT kontrolowanie dostępu i uprawnień.

Alan Zych, wiceprezes ds. IT, Flynn Group of Companies

Nasz zespół IT może przypisywać uprawnienia do tego narzędzia w zależności od roli pracownika, a każda osoba w firmie korzystająca z Dropbox używa naszej taryfy Dropbox Enterprise. Jest to uzasadniony wydatek, ponieważ teraz możemy kontrolować udostępniane dane przedsiębiorstwa.

Maksymalna ochrona poufnych danych

Używane przez nas przepływy pracy Dropbox to nie tylko projekty budowlane. Nasz zespół prawny i finansowy korzysta z usługi Dropbox na potrzeby fuzji i przejęć — to tam jest przechowywana i udostępniana dokumentacja, której może wymagać zewnętrzny radca prawny. Dział HR używa jej w przypadku pracowników emigrujących do Kanady. Zespół zasobów ludzkich obsługuje najbardziej poufne dane dotyczące sprawdzania przeszłości, numerów paszportów i osobistych numerów identyfikacyjnych. Możemy powierzyć je usłudze Dropbox dzięki funkcjom zabezpieczeń dostępnym w taryfie Enterprise.

Mimo to musimy mieć kontrolę nad tym, kto widzi pewne informacje. Chcemy na przykład, aby osoby biorące udział w projekcie miały dostęp tylko do określonych dokumentów. Dropbox oferuje funkcje zarządzania pozwalające określić, kto i do czego ma dostęp.

W organizacji Flynn Group nie chodzi o to, czy udostępniamy poufne dane, czy nie. Chodzi o wybranie metodologii, za pomocą której to robimy. Możemy mieć uzasadniony powód do udostępnienia wszystkiego, od własności intelektualnej po dane osobowe, ale nie chcemy, aby te dane były przesyłane pocztą elektroniczną. Chcemy je przesyłać tak bezpiecznie, jak to tylko możliwe, i Dropbox nam to zapewnia.

Jeśli mamy uzasadniony powód do udostępniania zawartości, chcemy, aby była ona zaszyfrowana i aby można było ją śledzić. Mamy to dzięki Dropbox.

Alan Zych, wiceprezes ds. IT, Flynn Group of Companies

Interfejsy API oferują nieskończone możliwości

Zainstalowaliśmy agenta Dropbox Windows, aby łączyć się z platformą Microsoft 365 wyłącznie w celu przeglądania plików i wyświetlania ich podglądu, ale nasza kontrola udostępniania nie pozwala pracownikom na generowanie lub udostępnianie tam łączy. Jednak nasz zespół IT analizuje możliwość przeniesienia do Dropbox całego magazynu dokumentów związanych z projektami ze względu na niezawodne interfejsy API do zarządzania plikami, które w połączeniu z naszymi wewnętrznymi aplikacjami upraszczają rozwój rozwiązań do zarządzania plikami.

Kiedyś zaczęliśmy budować system przechowywania plików, wykorzystując jako zaplecze platformę AWS S3, ale odkryliśmy, że Dropbox oferuje wiele niezbędnych funkcji, których odtworzenie wymagałoby od nas wiele wysiłku. Jeśli przyjrzymy się na przykład agentowi synchronizacji Dropbox, którego można zainstalować w systemie Windows i na komputerze Mac, możemy przedstawić Dropbox jako kolejny folder w systemie plików. Stanowi to wielką różnicę, jeśli chodzi o wdrożenie, i pokazuje, że nie musimy wymyślać koła od nowa.

Pracownicy biurowi firmy Flynn zgromadzeni wokół stołu z rozmaitymi dokumentami

Oszczędność czasu i energii

Przed wprowadzeniem Dropbox do codziennego użytku czasami przesyłaliśmy pliki za pomocą witryn SFTP. Był to powolny proces obejmujący zbyt wiele kroków, którego śledzenie oznaczało przeczesywanie dzienników. Gdyby ludzie musieli czekać, aż dział IT wygeneruje łącza udostępniania lub utworzy nowy obszar, znaleźlibyśmy się w bardzo niekorzystnej sytuacji. Dzięki Dropbox każdy może robić to samodzielnie.

Dropbox sprawił, że udostępnianie plików jest samoobsługowe, co ma kluczowe znaczenie dla rozwoju firmy w tempie, na jakim nam zależy.

Alan Zych, wiceprezes ds. IT, Flynn Group of Companies

Pracownicy z całej organizacji stale dzielą się pozytywnymi opiniami na temat Dropbox. Podczas pandemii niektóre z naszych biur przeniosły więcej plików do Dropbox i potrafiły to zrobić nawet bez naszego wsparcia. Chcemy być elastyczni i umożliwić ludziom odkrywanie, w jaki sposób mogą wykorzystywać to narzędzie. Nasi pracownicy zostali naszymi beta testerami funkcji Dropbox, których dział IT jeszcze nie zbadał, informując nas o nowych zastosowaniach i problemach, które mogą się pojawić.

Możemy pozwolić pracownikom na przekraczanie granic, ponieważ Dropbox jest bardzo bezpieczny. Bardzo podobają mi się funkcje raportowania w panelu administracyjnym, dzięki którym mam wszystko na oku, od otwartych łączy, które udostępniają pracownicy, przez ilość przesyłanych i pobieranych plików, po liczbę aktywnych użytkowników. To wszystko jest proste i oszczędza mojemu zespołowi mnóstwo czasu i energii.

Wdrażając Dropbox w całej organizacji, nasz zespół IT zapewnił użytkownikom lepszy zestaw narzędzi, umożliwiający szybsze działanie. Zyskaliśmy platformę, która jest łatwiejsza w zarządzaniu i bezpieczniejsza. Rzadko się zdarza, aby pojedyncze narzędzie było używane i lubiane we wszystkich gałęziach firmy, ale Dropbox odpowiada całej naszej organizacji.