La construcción es simultáneamente siempre remota y en persona. La gran mayoría de las obras no están basadas en oficinas e incluso la tecnología más avanzada no puede construir un edificio a la distancia. Pero la construcción también exige mucho trabajo administrativo. Esto significa que el acceso a archivos y documentos importantes es esencial tanto dentro como fuera de la oficina.
Al revisar nuestra gestión de documentos en Flynn Group of Companies, vimos la oportunidad de abordar la colaboración a distancia: ¿cuáles eran las mejores formas de compartir archivos importantes y compartirlos de forma segura?
La forma más fácil de enviar y localizar archivos
Como el mayor subcontratista de cerramientos de edificios de América del Norte, siempre hemos necesitado colaborar con socios externos, como propietarios de edificios, arquitectos y contratistas generales. Nuestro trabajo nos exige enviar planos arquitectónicos o instalar especificaciones una y otra vez, y cuando comenzamos a utilizar Dropbox hace cinco años, era una de las únicas plataformas que podíamos usar para compartir archivos de gran tamaño.
Desde entonces, hemos ampliado el uso de Dropbox a medida que más socios comenzaron a solicitarlo para proyectos específicos. Mientras surgían otras plataformas similares, necesitábamos más visibilidad y seguridad sobre cómo se compartían los archivos de manera externa. La solución ideal también debía ser fácil de usar para todos.
Con más de 1000 empleados en más de 40 oficinas y más de 4000 empleados en las obras, no hay ninguna herramienta que se adapte a todas nuestras necesidades. En cambio, desarrollamos dos usos de plataformas independientes: Microsoft SharePoint para necesidades internas y Dropbox para todo el uso compartido externo y la colaboración.
Dropbox es algo que todos pueden utilizar. Si se hubiera necesitado capacitación formal, habríamos pensado dos veces en adoptarlo, pero también permite al departamento de TI controlar el acceso y los permisos.
Nuestro equipo de TI puede asignar permisos a la herramienta según el rol de un empleado y todos los miembros de la empresa que utilicen Dropbox ahora están en nuestra cuenta de Dropbox Enterprise. Hemos justificado este gasto porque ahora podemos controlar los datos empresariales que compartimos.
La máxima protección de los datos confidenciales
Nuestros flujos de trabajo de Dropbox van mucho más allá de los proyectos de construcción. Nuestro equipo legal y financiero emplea Dropbox para las fusiones y adquisiciones; es el lugar donde almacenan y comparten la documentación que los asesores externos puedan necesitar. Y RR. HH. lo utiliza para los empleados que inmigran a Canadá. RR. HH. maneja los datos más confidenciales, como la comprobación de antecedentes, los números de pasaporte y los números de identificación personal. Confiamos todo a Dropbox gracias a las características de seguridad de nuestro plan Enterprise.
Aun así, debemos limitar quién ve determinada información. Por ejemplo, con los contratistas de un proyecto, solo queremos que tengan acceso a documentos específicos. Dropbox ofrece capacidades de gestión para delimitar quién tiene acceso a qué.
Para el Flynn Group, no se trata de compartir datos confidenciales con otras personas o no. Se trata de elegir la metodología con la que compartimos esos datos. Es posible que tengamos un motivo válido para compartir todo, desde la propiedad intelectual hasta los datos personales, pero no quiero que esos datos se envíen por correo electrónico. Quiero enviarlos de la manera más segura posible y Dropbox es la forma de hacerlo.
Si tienes una razón válida para compartir contenido, queremos que estén cifrados, queremos que se puedan localizar. Con Dropbox es posible.
Las API ofrecen infinitas posibilidades
Instalamos el agente de Windows de Dropbox para conectarnos con Microsoft 365 exclusivamente para ver archivos y obtener una vista previa, pero nuestros controles de uso compartido no permiten que los empleados generen o compartan vínculos allí. Sin embargo, mi equipo de TI está examinando la posibilidad de trasladar todo el almacenamiento de documentos específicos de un proyecto a Dropbox debido a sus sólidas API de gestión de archivos que simplifican el desarrollo de la gestión de archivos junto con nuestras aplicaciones internas.
En un momento dado, comenzamos a crear un sistema de almacenamiento de archivos que aprovechaba AWS S3 como back-end, pero descubrimos que Dropbox ofrece muchas de las capacidades críticas que habrían implicado mucho esfuerzo en replicar. Cuando observas el agente de sincronización de Dropbox, por ejemplo, que se instala en Windows y Mac, puedes presentar Dropbox como solo otra carpeta en el sistema de archivos. Esto supone una gran diferencia en la adopción y demuestra que no es necesario reinventar la rueda.
Un ahorro de tiempo y energía
Antes de implementar Dropbox como nuestra herramienta estándar, a veces transferíamos archivos utilizando los sitios con SFTP. El proceso era lento, tenía demasiados pasos y el seguimiento significaba examinar los registros. Si las personas tuvieran que esperar a que el departamento de TI generara vínculos para compartir o estableciera un nuevo espacio, estaríamos en una desventaja significativa. Con Dropbox, las personas puede hacerlo por su cuenta.
Dropbox ha hecho que el uso compartido de archivos sea autoservicio, lo que es fundamental para que la empresa avance al ritmo que queremos.
Los empleados de toda la organización han compartido de forma constante comentarios positivos sobre Dropbox. Durante la pandemia, algunas de nuestras oficinas trasladaron más y más archivos a Dropbox, incluso sin nuestro apoyo. Queremos ser flexibles y dejar que las personas exploren cómo pueden aprovechar la herramienta. Nuestros empleados se han convertido en nuestros probadores beta de las capacidades de Dropbox que el departamento de TI aún no ha explorado, y nos han alertado de nuevos usos y problemas que podrían surgir.
Podemos permitir que los empleados sobrepasen los límites porque Dropbox es muy seguro. Me encantan las capacidades de generación de informes en el panel de administración que me permiten supervisar todo, desde los vínculos abiertos que los empleados han compartido, hasta el volumen de cargas y descargas, o la cantidad de usuarios activos. Todo es simple y permite que mi equipo ahorre toneladas de tiempo y energía.
Mediante la implementación de Dropbox en toda la organización, el equipo de TI ha proporcionado un mejor conjunto de herramientas para los usuarios, lo que les permite moverse más rápido. Hemos obtenido una plataforma que es más fácil de administrar y que es más segura. En raras ocasiones se utiliza una única herramienta y es bien recibida por todas las partes, pero Dropbox lo hace posible para toda la empresa.
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