Dans le monde de la construction, tout se passe à la fois à distance et sur site. Les chantiers ne se trouvent généralement pas près des bureaux, et la technologie, même la plus avancée, ne permet pas de construire un bâtiment à distance. De plus, les projets de construction sont souvent associés à de nombreuses tâches administratives. L'accès aux fichiers et aux documents importants est alors essentiel, dans les bureaux comme à l'extérieur.
Lorsque nous avons revu la façon dont nous gérions nos documents chez Flynn Group of Companies, nous avons vite compris qu'il fallait améliorer la collaboration à distance en cherchant un moyen d'optimiser et de sécuriser le partage des fichiers importants.
Le moyen le plus simple d'envoyer et d'assurer le suivi des fichiers
En tant que premier entrepreneur spécialisé dans l'enveloppe des bâtiments en Amérique du Nord, le groupe Flynn a toujours eu besoin de collaborer avec des partenaires externes : maîtres d'ouvrage, architectes, entreprises générales... Pour travailler, nous avons besoin d'échanger des dessins d'architecture ou des spécifications d'installations en permanence. Lorsque nous avons commencé à utiliser Dropbox il y a cinq ans, nous nous sommes rendu compte que c'était l'une des seules plateformes capables de partager des fichiers aussi volumineux.
Depuis, notre utilisation de Dropbox a évolué, car de plus en plus de partenaires nous ont demandé d'utiliser Dropbox pour des projets spécifiques. D'autres plateformes similaires sont apparues, mais nous avions besoin d'une visibilité et d'une sécurité optimales pour partager des fichiers en externe. Nous recherchions une solution idéale que tout le monde pourrait utiliser facilement.
Notre entreprise compte plus de 1 000 employés, répartis dans plus de 40 bureaux, et plus de 4 000 collaborateurs sur site. Aucun outil ne peut répondre à lui seul à tous nos besoins. Nous avons donc mis en place deux plateformes différentes : Microsoft SharePoint pour répondre à nos besoins internes et Dropbox pour le partage et la collaboration avec les équipes externes.
Tout le monde peut utiliser Dropbox, sans formation. Cet avantage nous a convaincus. En plus, la solution permet aux équipes informatiques de contrôler les accès et les autorisations.
Notre équipe informatique peut attribuer des autorisations d'accès à l'outil en fonction de chaque rôle et tous les employés qui utilisent Dropbox ont accès à notre compte Dropbox Enterprise. Grâce à cet investissement, nous pouvons désormais contrôler les données d'entreprise que nous partageons.
La meilleure protection pour les données sensibles
Nos workflows Dropbox ne se limitent pas aux projets de construction. Nos équipes juridiques et financières utilisent Dropbox lors de fusions et d'acquisitions pour y stocker la documentation et la partager, le cas échéant, avec des conseillers juridiques externes. Les RH l'utilisent également pour les employés d'autres nationalités qui arrivent au Canada. Les RH gèrent les données les plus sensibles : vérifications d'antécédents, numéros de passeports et d'identification personnelle, etc. Nous avons pleinement confiance en Dropbox et aux fonctionnalités de sécurité de notre forfait Enterprise.
Il est capital pour nous de limiter l'accès à certaines informations. Par exemple, lorsque nous travaillons avec des sous-traitants sur un projet, nous leur octroyons l'accès à certains documents uniquement. Les fonctionnalités de gestion de Dropbox permettent de définir qui a accès à quoi.
Pour le groupe Flynn, le partage de données sensibles avec d'autres personnes est nécessaire. L'enjeu consiste à trouver la bonne méthode. Notre travail implique de partager des données allant de la propriété intellectuelle aux informations personnelles que nous ne pouvons pas envoyer par e‑mail. Pour assurer au mieux leur sécurité, Dropbox est la meilleure solution.
Avant de partager des données cruciales à notre activité, nous devons les chiffrer et assurer leur suivi. Dropbox est la solution.
Des API aux possibilités infinies
Nous avons installé l'agent Dropbox Windows pour connecter Microsoft 365 uniquement dans le but d'afficher et de prévisualiser des fichiers. Nos contrôles de partage n'autorisent pas nos employés à générer ou à partager des liens. Toutefois, l'équipe informatique envisage de déplacer tous les documents de projet stockés vers Dropbox, car ses API de gestion sont fiables. Elles simplifient le développement de la gestion de fichiers et des applications internes.
À une époque, nous avions envisagé de créer un système de stockage de fichiers avec AWS S3 en back‑end, mais nous avons réalisé que Dropbox proposait déjà de nombreuses fonctionnalités essentielles que nous aurions mis un temps fou à reproduire. Prenons l'exemple de l'agent de synchronisation Dropbox que vous pouvez installer sur Windows et sur Mac. Avec cet outil, les dossiers Dropbox sont présentés de la même manière que les autres dossiers dans un système de fichiers. Cela facilite grandement l'adoption. Pas besoin de tout réinventer.
Moins de temps et d'efforts
Avant de déployer Dropbox, nous utilisions parfois des sites SFTP pour transférer des fichiers. Le processus était long, avec trop d'étapes, et le suivi nous imposait d'utiliser des fichiers journaux. Nos équipes devaient attendre que le département informatique génère des liens de partage ou qu'il configure un nouvel espace, ce qui représentait un inconvénient majeur pour notre activité. Avec Dropbox, les équipes sont autonomes.
Avec Dropbox, chacun peut partager des fichiers, ce qui est vital pour faire avancer notre activité à notre rythme.
Les employés de notre entreprise sont unanimes quant aux avantages de Dropbox. Lors de la pandémie, certains de nos bureaux ont pu déplacer une quantité croissante de fichiers vers Dropbox, sans assistance. Nous misons sur la flexibilité et souhaitons laisser nos équipes explorer de manière autonome les possibilités de l'outil. Nos employés sont en quelque sorte devenus les bêta-testeurs de fonctionnalités Dropbox que notre département informatique n'avait pas encore explorées. Ils nous ont permis d'être au fait de nouvelles utilisations et de tout problème potentiel.
Nous n'avons aucune crainte à laisser nos employés utiliser l'outil librement, car Dropbox est extrêmement sécurisé. L'option de création de rapports dans le panneau d'administration est fantastique. Elle me permet de garder un œil sur tout : des liens ouverts ayant été partagés au nombre d'utilisateurs actifs, en passant par les volumes de transferts et de téléchargements. Tout est simple. Mon équipe gagne du temps et peut travailler facilement.
En déployant Dropbox dans toute l'entreprise, notre équipe informatique a fourni aux utilisateurs un ensemble d'outils plus efficace qui leur permet de travailler plus vite. Nous bénéficions désormais d'une plateforme plus simple à gérer et plus sécurisée. Il est rare qu'un même outil soit utilisé et apprécié par tous. Pour nous, Dropbox est efficace à tous les niveaux.
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