Наша отрасль всегда подразумевает как дистанционную, так и работу команд на строительных площадках, подавляющее большинство которых не имеет офиса. Однако даже самые передовые технологии не позволяют возвести здание удаленно. Вместе с тем в этой сфере присутствует много административных задач. Это означает, что доступ к файлам и важным документам необходим и в офисе, и за его пределами.
Пересматривая систему документооборота в Flynn Group of Companies, мы искали решение проблемы удаленного сотрудничества: каковы наилучшие способы безопасного обмена важными файлами?
Самый простой способ отправки и отслеживания файлов
Будучи крупнейшим в Северной Америке субподрядчиком по строительству ограждающих конструкций, мы всегда сотрудничали с внешними партнерами, такими как владельцы зданий, архитекторы и генеральные подрядчики. Мы часто пересылаем архитектурные чертежи или спецификации на установку зданий. Пять лет назад мы начали использовать Dropbox — единственную платформу, которая смогла удовлетворить наши потребности в обмене такими большими файлами.
С тех пор мы увеличили масштабы использования сервисов Dropbox, поскольку все больше партнеров стали задействовать их для конкретных проектов. В то время как появились другие подобные платформы, нам требовалось больше прозрачности и безопасности в отношении пересылки файлов. Идеальное решение должно быть удобным для всех.
У нас свыше 1000 сотрудников в более чем 40 офисах и более 4000 сотрудников на строительных площадках. И ни один инструмент для обмена файлами не может удовлетворить все наши потребности. Поэтому мы стали работать с двумя отдельными платформами: Microsoft SharePoint для внутренних потребностей и Dropbox для предоставления материалов внешним пользователям и сотрудничества с ними.
Dropbox — это инструмент, который понятен каждому. Если бы для его освоения потребовалось формальное обучение, мы бы дважды подумали о его внедрении. Также данный сервис позволяет ИТ-отделу контролировать доступ к файлам и предоставление разрешений.
В зависимости от роли работника наш ИТ-отдел может назначать разрешения на использование Dropbox, и все сотрудники компании, получившие их, зарегистрированы в нашем аккаунте Dropbox Enterprise. Мы оправдали эти расходы, потому что теперь мы можем контролировать корпоративные данные, которыми мы делимся.
Максимальная защита конфиденциальных данных
Рабочие процессы в Dropbox выходят далеко за рамки строительных проектов. Юридический и финансовый отделы используют Dropbox для оформления слияний и поглощений; именно там они хранят и обмениваются документацией, которая может потребоваться стороннему юристу. Отдел кадров использует Dropbox в работе с сотрудниками, иммигрирующими в Канаду. HR-менеджеры работают с такими конфиденциальными данными, как биографические справки, номера паспортов и личные идентификационные номера. Все это мы доверяем Dropbox благодаря функциям безопасности тарифного плана Enterprise.
Тем не менее, нам необходимо ограничить круг лиц, которые видят определенную информацию. Например, если в проекте участвуют подрядчики, мы хотим, чтобы они имели доступ только к конкретным документам. В сервисах Dropbox есть функции управления, позволяющие определить, кто и к чему имеет доступ.
Для Flynn Group вопрос состоит не в том, передавать ли конфиденциальные данные другим или нет. Речь идет о выборе методологии, с помощью которой мы будем делиться этими данными. У нас могут быть веские причины для обмена любыми материалами: от интеллектуальной собственности до личной информации, но я не хочу, чтобы они передавались по электронной почте. Мне необходимо отправить их наиболее безопасным способом. И Dropbox — это то, что нужно.
Если мы на законных основаниях делимся данными, то они должны быть зашифрованы, а их использование — отслеживаемым. Dropbox дает нам эти возможности.
Бесконечные возможности API
Мы установили агент Dropbox Windows, чтобы подключиться к Microsoft 365 исключительно для ознакомления с файлами и их предварительного просмотра, но наши средства управления общим доступом не позволяют сотрудникам создавать ссылки или обмениваться ими. Тем не менее, мой ИТ-отдел изучает возможность переноса всех хранилищ документов по конкретным проектам в Dropbox, ведь его надежные API-интерфейсы отлично походят для управления файлами, что упрощает создание системы их администрирования и разработку наших внутренних приложений.
В свое время мы начали внедрять систему хранения файлов, используя AWS S3 в качестве серверной части, но обнаружили, что Dropbox предлагает много ключевых возможностей, для воспроизведения которых нам потребовалось бы много усилий. Например, агент «Синхронизация Dropbox», в частности тот, что устанавливается на Windows и Mac, позволяет сделать Dropbox отдельной папкой в файловой системе. Это существенно меняет ситуацию с внедрением: мы видим, что не нужно изобретать колесо.
Экономия времени и энергии
До перехода на Dropbox мы иногда передавали файлы с помощью сайтов SFTP. Этот процесс был медленным, включал слишком много шагов, а отслеживание представляло собой бесконечный мониторинг журналов. Если бы людям приходилось ждать, пока ИТ-отдел создаст ссылки для совместного доступа или настроит новое пространство, это бы сильно усложнило нашу жизнь. Благодаря Dropbox каждый может все делать самостоятельно.
С Dropbox каждый сотрудник сам может настроить обмен файлами, не прибегая к помощи коллег, что жизненно важно для продвижения бизнеса в нужном темпе.
Персонал всей организации исключительно положительно отзывается о Dropbox. Во время пандемии некоторые наши офисы переносили все больше и больше файлов в Dropbox без нашей поддержки. Мы хотим оставаться гибкими и давать людям возможность изучить этот инструмент. Наши сотрудники стали бета-тестерами функций Dropbox, которые еще даже не исследовал ИТ-отдел. Они предупредили нас о новых возможностях и проблемах, которые могут возникнуть при использовании сервиса.
Мы можем позволить сотрудникам расширять границы, потому что доверяем Dropbox. Мне нравится функция отчетности в панели администратора, которая позволяет следить за всем: от открытых ссылок, которыми поделились работники, до объема загрузок и скачиваний и количества активных пользователей. Все просто и понятно. Dropbox экономит нашей команде массу времени и энергии.
Внедрив Dropbox в организации, ИТ-отдел предоставил пользователям лучший набор инструментов, что позволило им работать быстрее. Этой платформой легче управлять, и она более безопасна. Как правило, редко бывает, что один и тот же инструмент используется и нравится каждому сотруднику компании. А Dropbox пришелся по душе всем моим коллегам.
.png)
