Byggeri er på samme tid altid fjernt og personligt. Langt de fleste byggepladser er ikke kontorbaserede, og selv den mest avancerede teknologi kan ikke bygge en bygning hjemmefra. Men byggeri kræver også meget administrativt arbejde. Det betyder, at adgang til filer og vigtige dokumenter er afgørende både på og uden for kontoret.
Da vi gennemgik vores dokumenthåndtering hos Flynn Group of Companies, så vi en mulighed for at adressere fjernsamarbejde: Hvad var de bedste måder at dele vigtige filer på og dele dem sikkert?
Den nemmeste måde at sende og spore filer på
Som Nordamerikas største underleverandør af klimaskærme har vi altid haft brug for at samarbejde med eksterne partnere som bygningsejere, arkitekter og hovedentreprenører. Vores arbejde kræver, at vi sender arkitekttegninger eller installationsspecifikationer frem og tilbage, og da vi begyndte at bruge Dropbox for fem år siden, var det en af de eneste platforme, vi kunne bruge til at dele så store filer.
Siden da har vi skaleret brugen af Dropbox, efterhånden som flere partnere begyndte at give Dropbox mandat til specifikke projekter. Selvom der opstod andre lignende platforme, havde vi brug for mere synlighed og sikkerhed omkring, hvordan filer blev delt eksternt. Den ideelle løsning skulle også være nem at bruge for alle.
Med over 1.000 medarbejdere fordelt på mere end 40 kontorer og over 4000 medarbejdere på byggepladser kan intet værktøj dække alle vores behov. I stedet udviklede vi to separate platformanvendelser: Microsoft SharePoint til interne behov og Dropbox til al ekstern deling og samarbejde.
Dropbox er noget, alle kan bruge – hvis det havde krævet formel uddannelse, ville vi have tænkt os om en ekstra gang, inden vi indførte det – men det gør det også muligt for it-afdelingen at kontrollere adgang og tilladelser.
Vores it-team kan tildele tilladelser til værktøjet afhængigt af en medarbejders rolle, og alle i virksomheden, der bruger Dropbox, har nu vores Dropbox Enterprise-konto. Vi har retfærdiggjort denne udgift, fordi vi nu kan kontrollere de virksomhedsdata, vi deler.
Den bedste beskyttelse af følsomme data
Vores Dropbox-workflow rækker langt ud over byggeprojekter. Vores juridiske og finansielle team bruger Dropbox til fusioner og overtagelser. Det er her, de opbevarer og deler dokumentation, som eksterne advokater kan have brug for. Og HR bruger det til medarbejdere, der immigrerer til Canada. HR håndterer de mest følsomme data såsom baggrundskontrol, pasnumre og personlige identifikationsnumre. Vi betror Dropbox det hele takket være sikkerhedsfunktionerne i vores Enterprise-plan.
Alligevel er vi nødt til at begrænse, hvem der ser visse oplysninger. Hvis vi f.eks. har entreprenører på et projekt, skal de kun have adgang til bestemte dokumenter. Dropbox tilbyder administrationsfunktioner til at afgrænse, hvem der har adgang til hvad.
For Flynn Group handler det ikke om, hvorvidt vi deler følsomme data med andre eller ej. Det handler om at vælge den metode, hvormed vi deler disse data. Vi kan have en gyldig grund til at dele alt fra intellektuel ejendom til personlige oplysninger, men jeg ønsker ikke, at disse data sendes ud via e-mail. Jeg vil sende det så sikkert som muligt, og Dropbox er måden at gøre det på.
Hvis du har en gyldig grund til at dele indhold, vil vi have det krypteret, vi vil have det sporet. Det giver Dropbox os.
API'er tilbyder uendelige muligheder
Vi installerede Dropbox Windows-agenten for at oprette forbindelse til Microsoft 365 udelukkende for at se og forhåndsvise filer, men vores delingsfunktioner tillader ikke medarbejdere at generere eller dele links der. Mit it-team undersøger dog potentialet for at flytte al projektspecifik dokumentlagring til Dropbox på grund af dets robuste filhåndterings-API'er, der forenkler udviklingen af filhåndtering sammen med vores interne applikationer.
På et tidspunkt begyndte vi at opbygge et fillagringssystem med AWS S3 som backend, men opdagede, at Dropbox tilbyder mange af de kritiske funktioner, som det ville have krævet en stor indsats for os at kopiere. Når du for eksempel ser på Dropbox-synkroniseringsagenten, som installeres på Windows og Mac, kan du præsentere Dropbox som enhver anden mappe i filsystemet. Det gør en verden til forskel i forbindelse med implementering, og det viser, at vi ikke behøver at genopfinde hjulet på ny.
Sparer tid og energi
Før vi udrullede Dropbox som vores standardværktøj, overførte vi nogle gange filer ved hjælp af SFTP-websteder. Det var langsomt, havde for mange trin, og sporing betød, at vi skulle gennemgå logfiler. Hvis folk skulle vente på, at IT genererer delingslinks eller opretter en ny plads, ville det være en stor ulempe for os. Med Dropbox kan folk gøre det på egen hånd.
Dropbox har gjort fildeling til selvbetjening, hvilket er afgørende for at flytte virksomheden fremad i det tempo, vi gerne vil bevæge os.
Medarbejdere på tværs af organisationen har konsekvent delt positiv feedback om Dropbox. Under pandemien flyttede nogle af vores kontorer flere og flere filer til Dropbox, selv uden vores support. Vi vil gerne være fleksible og lade folk udforske, hvordan de kan udnytte værktøjet. Vores medarbejdere er blevet vores betatestere af Dropbox-funktioner, som it-afdelingen endnu ikke har udforsket, hvilket fortæller os om nye anvendelser og problemer, der kan opstå.
Vi har råd til at lade medarbejderne flytte grænserne, fordi Dropbox er så sikker. Jeg elsker rapporteringsfunktionerne i administratorpanelet, der giver mig mulighed for at holde styr på alt, fra de åbne links, som medarbejderne har delt, til mængden af uploads og downloads til antallet af aktive brugere. Det hele er enkelt, hvilket sparer mit team for en masse tid og energi.
Ved at implementere Dropbox på tværs af organisationen har it-teamet leveret et bedre værktøjssæt til brugerne, så de kan arbejde hurtigere. Vi har fået en platform, der er nemmere at administrere og mere sikker. Det er sjældent, at et enkelt værktøj bruges og er populært i alle dele af virksomheden, men Dropbox klarer det for hele vores virksomhed.
.png)
