Una collaborazione perfetta per il settore edile

Per aiutare i suoi team distribuiti a collaborare in modo più efficiente, Flynn Group of Companies si è rivolta a Dropbox. Ecco perché.

Di Alan Zych, Vicepresidente del reparto IT, Flynn Group of Companies

Uomo che cammina su una sopraelevata pedonale

Il settore edile prevede attività da remoto e presso i cantieri. La maggior parte del lavoro non viene svolto in ufficio: anche la tecnologia più avanzata non può costruire edifici da remoto. Ma il settore edile richiede anche molto lavoro amministrativo. Questo significa che poter accedere a documenti e file importanti è fondamentale sia per i team in ufficio sia in cantiere.

Nell'ambito della revisione della gestione dei documenti presso Flynn Group of Companies, abbiamo colto l'opportunità per affrontare le questioni correlate alla collaborazione da remoto: come condividere i file importanti in modo sicuro?

Cantiere con uomo che cammina sullo sfondo

Il modo più semplice per inviare e monitorare i file

In quanto principali produttori di sistemi per isolamento a cappotto del Nord America, collaboriamo sempre con partner esterni, quali proprietari degli edifici, architetti e appaltatori generali. Il nostro lavoro prevede l'invio continuo di progetti architettonici e specifiche delle varie installazioni e quando abbiamo iniziato a usare Dropbox cinque anni fa, era una delle poche piattaforme disponibili per l'invio di file di grandi dimensioni.

Da allora, abbiamo ampliato il nostro utilizzo di Dropbox, perché molti partner hanno iniziato a richiederlo per progetti specifici. Mentre iniziavano a nascere piattaforme simili, necessitavamo di più visibilità e sicurezza in merito alla modalità di condivisione dei file esternamente. La soluzione ideale doveva anche essere facile da usare per tutti.

Con oltre 1.000 dipendenti in più di 40 uffici e oltre 4.000 dipendenti presso i cantieri, nessuno strumento, da solo, può soddisfare le nostre esigenze. Quindi, usiamo due piattaforme distinte: Microsoft SharePoint per le esigenze interne e Dropbox per tutte le condivisioni esterne e la collaborazione.

Tutti possono usare Dropbox: se fosse stata necessaria una formazione, ci avremmo pensato due volte prima di adottarlo. Consente anche al reparto IT di controllare accessi e autorizzazioni.

Alan Zych, VP del reparto IT, Flynn Group of Companies

Il nostro team IT può assegnare le autorizzazioni allo strumento a seconda del ruolo di un dipendente e chiunque usi Dropbox all'interno della società ora è nel nostro account Dropbox Enterprise. La spesa è ampiamente giustificata dal fatto che ora possiamo controllare i dati aziendali che condividiamo.

La massima protezione per i dati sensibili

I nostri flussi di lavoro Dropbox vanno oltre i progetti edili. Il nostro team legale e finanziario usa Dropbox per le fusioni e le acquisizioni e per archiviare e condividere la documentazione che potrebbe essere richiesta dai consulenti esterni. Le Risorse umane lo usano per i dipendenti che emigrano in Canada. Le Risorse umane gestiscono i dati più sensibili, come i casellari giudiziali, i carichi pendenti, i numeri di passaporto e i numeri di identificazione personale. Ci affidiamo completamente a Dropbox e alle funzionalità di sicurezza del nostro piano Enterprise.

Tuttavia, dobbiamo limitare ulteriormente chi visualizza determinate informazioni. Ad esempio, vogliamo che gli appaltatori accedano solo a determinati documenti in un progetto specifico. Dropbox offre funzionalità di gestione per delineare chi abbia accesso a cosa.

Per Flynn Group, non si tratta di condividere o meno determinati dati riservati con altri. Si tratta piuttosto di scegliere una metodologia tramite cui condividere i dati. Per quanto possa sussistere un valido motivo per condividere qualsiasi cosa, dalla proprietà intellettuale ai dati personali, non volevo che questi dati venissero inviati tramite email Gli invii dovevano essere sicuri e Dropbox è il modo migliore per raggiungere questo obiettivo.

I contenuti condivisi devono essere crittografati e tracciati. Dropbox ci ha accontentati.

Alan Zych, VP del reparto IT, Flynn Group of Companies

Le API offrono infinite possibilità

Abbiamo installato l'agente Dropbox per Windows per connettersi a Microsoft 365 esclusivamente per vedere e visualizzare in anteprima i file, ma i nostri controlli di condivisione non consentono ai dipendenti di generare o condividere link. Tuttavia, il mio team IT sta valutando la possibilità di spostare in Dropbox tutti i documenti specifici dei progetti archiviati, per le sue solide API di gestione dei file, che semplificano lo sviluppo della gestione dei file insieme alle nostre applicazioni interne.

In un primo momento, abbiamo iniziato a costruire un sistema di archiviazione dei file sfruttando AWS S3 come back-end, ma abbiamo scoperto che Dropbox offre molte delle funzionalità fondamentali che avrebbero richiesto un grande sforzo per essere replicate. L'agente di sincronizzazione Dropbox ad esempio, si installa su Windows e Mac, consente di presentare Dropbox come un'altra cartella del file system. In termini di adozione, questo fa una differenza enorme e non stravolge i processi correnti.

Dipendenti Flynn in ufficio riuniti attorno a un tavolo con vari documenti

Risparmio di tempo ed energia

Prima di implementare Dropbox come strumento standard, talvolta usavamo i siti SFTP per trasferire i file. Erano lenti, comportavano molti passaggi e il tracciamento era possibile solo analizzando i registri. Attendere che l'IT generasse link di condivisione per configurare un nuovo spazio avrebbe costituito un notevole svantaggio. Con Dropbox chiunque può farlo in autonomia.

Dropbox ha reso la condivisione di file un'operazione self-service: fondamentale per crescere e mantenere il ritmo desiderato.

Alan Zych, Vicepresidente del reparto IT, Flynn Group of Companies

I dipendenti dell'organizzazione hanno sempre condiviso feedback positivi in merito a Dropbox. Durante la pandemia, alcuni uffici hanno spostato moltissimi file in Dropbox, persino senza il nostro supporto. Vogliamo essere flessibili e consentire alle persone di esplorare come poter sfruttare lo strumento. I dipendenti sono diventati i nostri tester beta delle funzionalità Dropbox non ancora esplorate dall'IT, avvisandoci di eventuali nuovi usi e problemi.

Possiamo permetterci di lasciare che i dipendenti si spingano oltre i limiti perché Dropbox è veramente sicuro. Adoro le funzionalità di creazione di rapporti del pannello di amministrazione, che mi permettono di tenere sotto controllo tutto, dai link aperti che i dipendenti hanno condiviso al volume di caricamenti e download, fino al numero di utenti attivi. È veramente semplice e fa risparmiare al mio team tempo ed energia.

Implementando Dropbox nell'organizzazione, il team IT ha fornito un set di strumenti migliore agli utenti, consentendo loro di crescere rapidamente. Abbiamo ottenuto una piattaforma facile da usare e più sicura. Raramente un singolo strumento viene utilizzato e apprezzato da tutta l'azienda, ma Dropbox ce l'ha fatta.