Una colaboración útil para el sector de la construcción

En el sector de la construcción se trabaja de manera presencial, pero también hay tareas que se llevan a cabo a distancia. La inmensa mayoría de las obras no se hacen desde una oficina, y ni siquiera con la tecnología más avanzada se puede levantar un edificio de forma remota. Sin embargo, en todas las obras hay que llevar a cabo una gran cantidad de trabajo administrativo. Por lo que tener acceso a archivos y documentos importantes es clave tanto dentro como fuera de la oficina.

Tras revisar la gestión que se hacía de la documentación en Flynn Group of Companies, vimos que había una posibilidad de probar la colaboración en remoto: ¿cuál era la mejor forma de compartir archivos importantes de forma segura?

La forma más sencilla de enviar y hacer seguimiento de archivos

Como subcontrata de envolventes más grande de América del Norte, siempre hemos tenido que colaborar con socios externos, como propietarios, arquitectos y contratistas generales. En nuestro gremio es necesario enviar dibujos técnicos o implementar cambios aquí y allá. Y, cuando empezamos a utilizar Dropbox hace cinco años, era una de las pocas plataformas que nos permitía enviar archivos de gran tamaño.

Desde entonces, no hemos dejado de utilizar Dropbox, porque cada vez más socios lo requerían para proyectos concretos. Existían otras plataformas parecidas, pero nosotros buscábamos transparencia y seguridad a la hora de compartir archivos de forma externa. Además, la solución ideal también debía ser la más fácil de utilizar.

Con más de 1000 empleados en más de 40 oficinas, y más de 4000 empleados en las obras, una única herramienta no puede cubrir todas nuestras necesidades. Por tanto, empezamos a usar dos plataformas: Microsoft SharePoint para los asuntos internos, y Dropbox para las colaboraciones y los envíos externos.

Nuestro equipo de TI puede asignar permisos a la herramienta en función del cargo del empleado. Y hemos incorporado a nuestra cuenta de Dropbox Enterprise a todos los empleados que ya usan Dropbox. Es un gasto justificado, porque ahora podemos controlar los datos que compartimos sobre la empresa.

Máxima protección para los datos confidenciales

Nuestro flujo de trabajo con Dropbox no se limita a proyectos de construcción. Nuestro equipo de asuntos legales y financieros utiliza Dropbox para las fusiones y las absorciones. Es el lugar en el que guardan y comparten la documentación que puedan pedir abogados externos. Y recursos humanos lo usa para tratar con empleados que se mudan a Canadá. Ellos son los que trabajan con la información más delicada, como antecedentes penales y números de pasaporte o identificación personal. En ese sentido, gracias a las funciones de seguridad de nuestro plan Enterprise, confiamos plenamente en Dropbox.

Aun así, queremos limitar quién ve cierta información. En el caso de los contratistas de un proyecto, por ejemplo, solo queremos que tengan acceso a documentos concretos. Dropbox nos da herramientas para gestionar quién accede a qué datos.

En Flynn Group, lo importante no es compartir información confidencial con terceros o no. Sino decidir qué método utilizamos para compartirla. Aunque tengamos motivos justificados para compartir propiedad intelectual, información personal y más, no queremos enviar estos datos por correo. Quiero hacerlo de la forma más segura que haya, y eso es lo que ofrece Dropbox.

Infinidad de oportunidades con las API

Instalamos el agente de Windows de Dropbox para conectar con Microsoft 365 y así poder ver y previsualizar archivos, pero, debido a los controles para compartir, nuestros empleados no podían crear ni compartir enlaces. Sin embargo, mi equipo de TI está sopesando un posible traslado de todo el almacenamiento de documentos de proyectos específicos a Dropbox, porque, junto con nuestras aplicaciones internas, sus potentes API de gestión documental facilitan el desarrollo de la gestión de archivos.

Una vez, empezamos a crear un sistema de almacenamiento de archivos con AWS S3 como motor, pero vimos que Dropbox nos ofrecía muchas herramientas necesarias que nos habría costado mucho replicar. Por ejemplo, con el agente de sincronización de Dropbox, válido para Windows y Mac, puedes hacer que Dropbox sea otra carpeta más del sistema de archivos. Así es mucho más fácil subirse al barco, y darse cuenta de que no hay que reinventar la rueda.

La solución para ahorrar tiempo y energía

Antes de que Dropbox fuera nuestra herramienta de confianza, a veces hacíamos transferencias de archivos con servidores SFTP. Era un proceso lento con muchos pasos. Y para hacer un seguimiento había que rebuscar en los registros. Esperar a que TI generara los enlaces o creara un nuevo espacio habría sido muy contraproducente. Pero, con Dropbox, todo el mundo puede hacerlo.

Los comentarios que han hecho nuestros empleados sobre Dropbox han sido siempre positivos. Durante la pandemia, algunas de nuestras oficinas empezaron a incorporar cada vez más archivos a Dropbox, incluso sin nuestra aprobación. Queremos ser flexibles y dejar que la gente vaya descubriendo cómo beneficiarse de esta herramienta. Ahora, nuestros empleados son los primeros que prueban las funciones de Dropbox que aún no han pasado por el equipo de TI. Ellos nos avisan de los usos nuevos que podemos darles y qué problemas podrían surgir.

Dejamos que los empleados vean hasta dónde pueden llegar porque Dropbox es un espacio seguro. Me encanta la sección de informes del panel de administración, porque así lo tengo todo controlado: desde los enlaces abiertos que han compartido los empleados hasta el número de usuarios activos y de archivos subidos y descargados. Todo es muy sencillo, por lo que mi equipo ahorra mucho tiempo y energía.

Al implementar Dropbox en la empresa, el equipo de TI ha creado un conjunto de herramientas mejorado para los usuarios, por lo que pueden avanzar más rápido. Hemos adoptado una plataforma que es más segura y fácil de manejar. Rara es la vez que una herramienta gusta a todos por igual dentro una empresa, pero Dropbox lo ha conseguido.