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Criação de uma colaboração eficiente para o setor da construção

O grupo de empresas Flynn recorreu ao Dropbox quando precisou ajudar suas equipes de construção distribuídas a trabalharem juntas de forma mais eficaz. Veja o porquê:

Por Alan Zych, vice-presidente de TI do grupo de empresas Flynn

Um homem caminhando em uma ponte de vidro entre edifícios

O setor da construção sempre trabalha simultaneamente de forma remota e presencial. A grande maioria das obras não se dá em escritórios, e até mesmo as tecnologias mais avançadas do mundo não dão conta de realizar uma construção remotamente. Mas o setor da construção também exige muito trabalho administrativo. Isso significa que o acesso a arquivos e documentos importantes é essencial, tanto dentro como fora do escritório.

Analisando nosso gerenciamento de documentos no grupo de empresas Flynn, encontramos uma oportunidade de abordar a colaboração remota: qual seria a melhor maneira de compartilhar arquivos importantes de forma segura?

Canteiro de obras com homem andando em primeiro plano

O jeito mais fácil de enviar e rastrear arquivos

Sendo a maior subempreiteira de fachadas externas de edifícios da América do Norte, sempre precisamos colaborar com parceiros externos, como proprietários de edifícios, arquitetos e empreiteiros em geral. O vai e vem de desenhos arquitetônicos ou especificações de instalação é constante em nosso trabalho. Há cinco anos começamos a usar o Dropbox, que era a única plataforma que podia ser usada para compartilhar arquivos grandes.

Desde então, o uso do Dropbox foi crescendo conforme mais e mais parceiros começaram a exigir o Dropbox em projetos específicos. Embora outras plataformas similares tenham surgido, precisávamos de mais visibilidade e segurança no modo como os arquivos eram compartilhados externamente. O ideal seria uma solução que todos os envolvidos tivessem facilidade em usar.

Com mais de 1.000 funcionários em mais de 40 escritórios e mais de 4.000 funcionários em canteiros de obras, nenhuma ferramenta poderia sozinha atender a todas as nossas necessidades. Por isso, desenvolvemos o uso de duas plataformas diferentes: o Microsoft SharePoint para necessidades internas e o Dropbox para todos os compartilhamentos e as colaborações externas.

Se as pessoas precisassem de treinamento formal, teríamos pensado duas vezes antes de adotar a ferramenta, mas todos sabem usar o Dropbox, e ele também permite que a TI controle o acesso e as permissões.

Alan Zych, VP de TI do grupo de empresas Flynn

Nossa equipe de TI consegue atribuir permissões à ferramenta com base na função de cada funcionário, e todos na empresa que usam o Dropbox agora estão na nossa conta do Dropbox Enterprise. Essa despesa se justifica pois agora conseguimos controlar os dados empresariais que compartilhamos.

Proteção máxima para dados confidenciais

Os fluxos de trabalho do Dropbox vão muito além dos projetos de construção. Nossa equipe jurídica e financeira utiliza o Dropbox para fusões e aquisições. É no Dropbox que as equipes armazenam e compartilham a documentação que a assessoria jurídica externa pode exigir. O RH utiliza o Dropbox para funcionários que vão emigrar para o Canadá. O RH trata dos dados mais confidenciais, como atestados de antecedentes, números de passaporte e números de identidade pessoal. Confiamos tudo isso ao Dropbox graças aos recursos de segurança do nosso plano Enterprise.

Ainda assim, precisamos restringir quem tem acesso a certas informações. Por exemplo, queremos que prestadores de serviço de um projeto tenham acesso apenas a documentos específicos. E o Dropbox oferece recursos de gerenciamento para definir permissões de acesso.

Para o grupo Flynn, não se trata de compartilhar ou não dados confidenciais com outras pessoas. Trata-se de escolher a metodologia pela qual compartilhamos esses dados. Podemos ter um bom motivo para compartilhar qualquer informação, desde propriedade intelectual até detalhes pessoais, mas não queremos que esses dados sejam enviados por e-mail. Queremos enviá-los da forma mais segura possível, e o Dropbox é a melhor maneira de fazer isso.

Se você tiver um motivo válido para compartilhar conteúdo, queremos que ele seja criptografado e que possa ser rastreado. O Dropbox faz exatamente isso.

Alan Zych, VP de TI do grupo de empresas Flynn

As APIs oferecem infinitas possibilidades

Instalamos o agente Windows do Dropbox para conexão com o Microsoft 365 exclusivamente para visualizar previamente arquivos, mas nossos controles de compartilhamento não permitem que os funcionários gerem ou compartilhem links. Entretanto, minha equipe de TI está estudando a possibilidade de transferir o armazenamento de todos os documentos específicos de projetos para o Dropbox, devido a suas robustas APIs de gerenciamento de arquivos que simplificam o desenvolvimento do gerenciamento de arquivos junto com nossos aplicativos internos.

Em certo ponto, começamos a criar um sistema de armazenamento de arquivos usando o AWS S3 como back-end, mas descobrimos que o Dropbox oferece muitos dos recursos fundamentais que exigiriam muito esforço para replicar. Vendo o agente de sincronização do Dropbox, por exemplo, que se instala no Windows e Mac, você pode apresentar o Dropbox simplesmente como mais uma pasta no sistema de arquivos. Em termos de adoção, isso faz uma diferença imensurável e mostra que não há necessidade de começar do zero.

Funcionários do escritório do grupo Flynn em torno de uma mesa com vários papéis

Economia de tempo e energia significativa

Antes de implementar o Dropbox como ferramenta padrão, já transferíamos arquivos de vez em quando usando sites SFTP. Era um processo lento com inúmeras etapas e o rastreamento se traduzia em vasculhar registros. Se as pessoas tivessem que esperar que a TI gerasse links de compartilhamento ou criasse um espaço novo, teríamos uma desvantagem significativa. Com o Dropbox, as pessoas podem fazer isso por conta própria.

O Dropbox transformou o compartilhamento de arquivos em autoatendimento, o que foi fundamental para avançarmos nossos negócios no ritmo que queremos.

Alan Zych, vice-presidente de TI do grupo de Empresas Flynn

Os funcionários de toda a organização compartilham feedback positivo sobre o Dropbox constantemente. Durante a pandemia, alguns de nossos escritórios transferiram mais e mais arquivos para o Dropbox, mesmo sem o nosso suporte. Queremos ser flexíveis e deixar que as pessoas explorem como podem usar a ferramenta. Nossos funcionários se tornaram testadores beta dos recursos do Dropbox que a TI ainda não tinha explorado, alertando-nos sobre novos usos e problemas que poderiam surgir.

Podemos nos dar ao luxo de deixar os funcionários testarem limites porque o Dropbox é muito seguro. Adoro os recursos de relatórios no painel do administrador que me permite acompanhar tudo, desde os links abertos que os funcionários compartilharam até o volume de envios e downloads e o número de usuários ativos. É tudo muito simples, e minha equipe acaba economizando muito tempo e energia.

Ao implementar o Dropbox em toda a organização, a equipe de TI proporcionou um conjunto de ferramentas muito melhor para os usuários, permitindo que se mexam muito mais rápido. Ganhamos uma plataforma muito mais fácil de administrar e muito mais segura. Raramente uma única ferramenta é utilizada e apreciada por todas as partes de um negócio, mas o Dropbox consegue fazer isso.