Im Bauwesen erfolgt immer alles gleichzeitig remote und persönlich. Die überwiegende Mehrheit der Baustellen ist nicht Büro-basiert, und selbst die fortschrittlichste Technologie kann ein Gebäude nicht aus der Ferne bauen. Der Bau erfordert jedoch auch viel administrative Arbeit. Dies bedeutet, dass der Zugriff auf Dateien und wichtige Dokumente sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros unerlässlich ist.
Als wir unser Dokumentenmanagement bei der Flynn Group of Companies überprüften, sahen wir eine Gelegenheit, uns mit der Remote-Zusammenarbeit zu befassen: Welche waren die besten Möglichkeiten, wichtige Dateien gemeinsam zu nutzen und sie sicher zu teilen?
Die einfachste Möglichkeit zum Senden und Verfolgen von Dateien
Als größter Subunternehmer für Gebäudehüllen in Nordamerika mussten wir schon immer mit externen Partnern wie Bauherren, Architekten und Generalauftragnehmern zusammenarbeiten. Unsere Arbeit erfordert, dass wir Architekturzeichnungen oder Installationsspezifikationen hin und her senden. Und als wir vor fünf Jahren mit der Verwendung von Dropbox begannen, war es eine der wenigen Plattformen, über die wir so große Dateien teilen konnten.
Seitdem haben wir unsere Dropbox-Nutzung skaliert, da immer mehr Partner damit begonnen haben, Dropbox für bestimmte Projekte zu fordern. Während andere ähnliche Plattformen aufkamen, brauchten wir mehr Transparenz und Sicherheit in Bezug auf die Art und Weise, wie Dateien extern geteilt wurden. Die ideale Lösung musste auch für alle einfach zu bedienen sein.
Mit über 1.000 Mitarbeitern in mehr als 40 Niederlassungen und über 4000 Mitarbeitern auf Baustellen kann kein Tool alle unsere Anforderungen erfüllen. Stattdessen haben wir zwei separate Plattformanwendungen entwickelt: Microsoft SharePoint für interne Anforderungen und Dropbox für die gesamte externe Freigabe und Zusammenarbeit.
Dropbox ist etwas, das jeder nutzen kann – wenn es eine formelle Schulung erfordert hätte, hätten wir zweimal darüber nachgedacht, das Tool einzuführen. Aber es ermöglicht es der IT auch, den Zugriff und die Berechtigungen zu kontrollieren.
Unser IT-Team kann dem Tool je nach Rolle eines Mitarbeiters Berechtigungen zuweisen, und jeder im Unternehmen, der Dropbox verwendet, ist jetzt in unserem Dropbox Enterprise-Konto enthalten. Die Kosten dafür sind gerechtfertigt, weil wir jetzt die von uns geteilten Unternehmensdaten kontrollieren können.
Höchster Schutz für sensible Daten
Unsere Dropbox-Workflows gehen weit über Bauprojekte hinaus. Unser Rechts- und Finanzteam nutzt Dropbox für Fusionen und Übernahmen. Die Teams speichern und teilen darüber Unterlagen, die ein externer Anwalt möglicherweise benötigt. Und die Personalabteilung nutzt die Dokumente für Mitarbeiter, die nach Kanada einwandern. Die Personalabteilung verarbeitet die sensibelsten Daten wie Hintergrundprüfungen, Ausweisnummern und persönliche Identifikationsnummern. Dank der Sicherheits-Features unseres Enterprise-Abos können wir dabei auf Dropbox vertrauen.
Dennoch müssen wir einschränken, wer bestimmte Informationen anzeigen kann. Wenn Auftragnehmer beispielsweise an einem Projekt beteiligt sind, möchten wir, dass sie nur Zugriff auf bestimmte Dokumente haben. Dropbox bietet die Verwaltungsfunktionen, um festzulegen, wer worauf Zugriff hat.
Für die Flynn Group geht es nicht darum, ob wir sensible Daten mit anderen teilen oder nicht. Es geht darum, die Methode zu wählen, mit der wir diese Daten teilen. Wir haben möglicherweise einen guten Grund, alles von geistigem Eigentum bis hin zu persönlichen Daten zu teilen, aber ich möchte nicht, dass diese Daten per E-Mail versendet werden. Ich möchte sie so sicher wie möglich versenden, und Dropbox ist der richtige Weg, dies zu erreichen.
Wenn Sie einen triftigen Grund haben, Inhalte zu teilen, möchten wir, dass diese verschlüsselt und nachverfolgt werden. Dropbox ermöglicht uns das.
APIs bieten endlose Möglichkeiten
Wir haben den Dropbox-Windows-Agenten installiert, um ihn ausschließlich mit Microsoft 365 zu verknüpfen und so Dateien anzusehen und eine Vorschau anzuzeigen. Aber mit unseren Freigabefunktionen können Mitarbeiter darüber keine Links generieren oder teilen. Mein IT-Team untersucht jedoch die Möglichkeit, den gesamten projektspezifischen Dokumentenspeicher in Dropbox zu verschieben, da Dropbox robuste Dateimanagement-APIs bietet, die die Entwicklung des Dateimanagements neben unseren internen Anwendungen vereinfachen.
Gleichzeitig haben wir begonnen, ein Dateispeichersystem zu entwickeln, das AWS S3 als Backend nutzt, aber festgestellt, dass Dropbox viele der kritischen Funktionen bietet, die uns viel Zeit für die Replikation gekostet hätten. Wenn Sie sich beispielsweise den Dropbox-Synchronisierungsagenten ansehen, der unter Windows und Mac installiert ist, können Sie Dropbox einfach als einen anderen Ordner im Dateisystem präsentieren. Das macht einen großen Unterschied bei der Akzeptanz und zeigt, dass wir das Rad nicht neu erfinden müssen.
Zeit- und Energieersparnis
Vor der Einführung von Dropbox als Standardtool haben wir manchmal Dateien über SFTP-Sites übertragen. Dies war langsam, es gab zu viele Schritte, und die Nachverfolgung bedeutete, dass Protokolle durchkämmt werden mussten. Wenn die IT auf die Generierung von Freigabe-Links oder die Einrichtung eines neuen Bereichs warten musste, hatten wir einen erheblichen Wettbewerbsnachteil. Mit Dropbox können die Leute das alleine machen.
Dropbox hat den Self-Service für die Dateifreigabe eingerichtet, der entscheidend ist, um das Geschäft in dem Tempo voranzubringen, in dem wir uns vorwärtsbewegen möchten.
Mitarbeiter im gesamten Unternehmen haben durchweg positives Feedback zu Dropbox gegeben. Während der Pandemie haben einige unserer Büros immer mehr Dateien in Dropbox verschoben, auch ohne unsere Unterstützung. Wir wollen flexibel sein und es den Menschen ermöglichen, herauszufinden, wie sie das Tool nutzen können. Unsere Mitarbeiter sind zu unseren Betatestern für Dropbox-Funktionen geworden, die die IT noch nicht untersucht hat, und machen uns auf neue Anwendungen und Probleme aufmerksam, die auftreten könnten.
Wir können es uns leisten, Mitarbeiter die Grenzen verschieben zu lassen, weil Dropbox so sicher ist. Ich liebe die Berichtsfunktionen im Admin-Panel, mit denen ich alles im Auge behalten kann, von den offenen Links, die Mitarbeiter geteilt haben, über das Volumen der Uploads und Downloads bis hin zur Anzahl der aktiven Nutzer. Alles ist ganz einfach und spart meinem Team jede Menge Zeit und Energie.
Durch die Implementierung von Dropbox im gesamten Unternehmen hat das IT-Team ein besseres Toolset für Nutzer bereitgestellt, mit dem sie schneller vorankommen können. Wir haben eine Plattform, die einfacher zu verwalten und sicherer ist. Ein einzelnes Tool wird selten von allen Gruppen im Unternehmen gerne verwendet, aber Dropbox wird überall im Unternehmen eingesetzt.
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