Membangun kolaborasi yang berfungsi untuk konstruksi

Ketika Flynn Group of Companies perlu membantu tim konstruksi terdistribusi bekerja sama secara lebih efektif, mereka beralih ke Dropbox. Berikut alasannya.

Oleh Alan Zych, Wakil Presiden TI, Flynn Group of Companies

Pria berjalan melintasi skybridge

Pekerjaan konstruksi adalah pekerjaan jarak jauh tetapi juga memerlukan tatap muka. Sebagian besar lokasi kerja tidak berbasis di kantor, dan bahkan teknologi paling canggih pun tidak dapat membangun gedung dari jarak jauh. Tetapi konstruksi juga membutuhkan banyak pekerjaan administratif. Ini berarti akses ke file dan dokumen penting adalah hal yang esensial baik di dalam maupun di luar kantor.

Setelah meninjau manajemen dokumen kami di Flynn Group of Companies, kami melihat peluang untuk menangani kolaborasi jarak jauh: Apa cara terbaik untuk berbagi file penting, dan membagikannya dengan aman?

Lokasi kerja konstruksi dengan pria berjalan di latar depan

Cara paling mudah untuk mengirim dan melacak file

Sebagai subkontraktor struktur luar bangunan terbesar di Amerika Utara, kami selalu perlu berkolaborasi dengan mitra eksternal seperti pemilik bangunan, arsitek, dan kontraktor umum. Pekerjaan kami mengharuskan kami mengirimkan gambar arsitektur atau menginstal spesifikasi bolak-balik, dan ketika mulai menggunakannya lima tahun yang lalu, Dropbox adalah satu-satunya platform yang dapat kami gunakan untuk membagikan file sebesar itu.

Sejak saat itu, kami menskalakan penggunaan Dropbox karena makin banyak mitra yang mulai menginstruksikan penggunaan Dropbox untuk proyek tertentu. Meskipun banyak platform serupa yang bermunculan, kami memerlukan lebih banyak visibilitas dan keamanan terkait cara file dibagikan secara eksternal. Solusi yang ideal juga harus mudah digunakan untuk semua orang.

Dengan lebih dari 1.000 karyawan di lebih dari 40 kantor, dan lebih dari 4000 karyawan di lokasi konstruksi, tidak ada alat yang dapat memenuhi semua kebutuhan kami. Sebagai gantinya, kami mengembangkan dua penggunaan platform terpisah: Microsoft SharePoint untuk kebutuhan internal dan Dropbox untuk semua kebutuhan berbagi dan kolaborasi eksternal.

Dropbox adalah sesuatu yang dapat digunakan semua orang—jika memerlukan pelatihan formal, kami akan berpikir dua kali untuk mengadopsinya—tetapi juga memungkinkan TI untuk mengontrol akses dan izin.

Alan Zych, Wakil Presiden TI, Flynn Group of Companies

Tim TI kami dapat memberikan izin ke alat tersebut tergantung peran karyawan, dan semua orang di perusahaan yang menggunakan Dropbox sekarang ada di akun Dropbox Enterprise kami. Kami membenarkan pengeluaran ini karena sekarang kami dapat mengontrol data perusahaan yang dibagikan.

Perlindungan maksimal untuk data sensitif

Alur kerja Dropbox kami jauh melampaui proyek konstruksi. Tim hukum dan keuangan kami menggunakan Dropbox untuk merger dan akuisisi; Dropbox menjadi tempat mereka menyimpan dan berbagi dokumentasi yang mungkin diperlukan oleh penasihat eksternal. SDM juga menggunakannya untuk karyawan yang berimigrasi ke Kanada. HR menangani data yang paling sensitif, seperti pemeriksaan latar belakang, nomor paspor, dan nomor identifikasi pribadi. Kami memercayakan semuanya pada Dropbox berkat fitur keamanan paket Enterprise.

Namun, kami masih perlu membatasi siapa yang melihat informasi tertentu. Misalnya, untuk kontraktor pada suatu proyek, kami hanya ingin mereka memiliki akses ke dokumen tertentu. Dropbox menawarkan kemampuan manajemen untuk menetapkan siapa yang memiliki akses ke suatu file.

Untuk Flynn Group, ini bukan tentang apakah kami berbagi data sensitif dengan orang lain atau tidak. Ini tentang memilih metodologi yang kami gunakan untuk membagikan data tersebut. Kami mungkin memiliki alasan valid untuk membagikan segala sesuatu mulai dari kekayaan intelektual hingga detail pribadi, tetapi saya tidak ingin data tersebut dikirimkan melalui email. Saya ingin mengirimkannya seaman mungkin, dan caranya adalah melalui Dropbox.

Jika Anda memiliki alasan valid untuk membagikan konten, kami ingin konten tersebut dienkripsi dan dilacak. Dropbox memberikan fitur tersebut kepada kami.

Alan Zych, Wakil Presiden TI, Flynn Group of Companies

API menawarkan kemungkinan tak terbatas

Kami menginstal agen Dropbox Windows agar terhubung dengan Microsoft 365 secara eksklusif untuk melihat dan mempratinjau file, tetapi kontrol berbagi kami tidak mengizinkan karyawan membuat atau membagikan tautan di sana. Namun, tim TI saya sedang memeriksa potensi untuk memindahkan semua penyimpanan dokumen khusus proyek ke Dropbox karena API manajemen file-nya yang kuat menyederhanakan pengembangan manajemen file bersama dengan aplikasi internal kami.

Pada suatu waktu, kami mulai membangun sistem penyimpanan file yang memanfaatkan AWS S3 sebagai back end, tetapi ternyata Dropbox menawarkan banyak kemampuan penting yang akan membutuhkan banyak upaya untuk kami tiru. Misalnya, saat melihat agen sinkronisasi Dropbox yang diinstal pada Windows dan Mac, Anda dapat menampilkan Dropbox hanya sebagai folder lain di sistem file. Hal itu membuat perbedaan besar dalam adopsi dan menunjukkan bahwa kami tidak perlu membuat kembali hal yang sudah ada.

Karyawan kantor Flynn berkumpul di sekeliling meja dengan berbagai macam kertas

Penghemat waktu dan tenaga

Sebelum meluncurkan Dropbox sebagai alat standar, terkadang kami mentransfer file menggunakan situs SFTP. Situs ini lambat, memiliki terlalu banyak langkah, dan pelacakan mengharuskan kami menyisir log. Jika orang lain harus menunggu bagian TI untuk membuat tautan berbagi atau menyiapkan ruang baru, kami akan sangat dirugikan. Dengan Dropbox, orang lain dapat melakukannya sendiri.

Dropbox telah menjadikan berbagi file sebagai layanan mandiri, yang penting untuk menjalankan bisnis dengan kecepatan yang kami inginkan.

Alan Zych, Wakil Presiden TI, Flynn Group of Companies

Karyawan di seluruh organisasi secara konsisten membagikan umpan balik positif tentang Dropbox. Selama pandemi, beberapa kantor kami memindahkan lebih banyak file ke Dropbox bahkan tanpa dukungan kami. Kami ingin menjadi fleksibel dan membiarkan semua orang mengeksplorasi cara memanfaatkan alat ini. Karyawan kami telah menjadi penguji beta kami untuk kemampuan Dropbox yang belum dieksplorasi oleh TI, memberi tahu kami mengenai penggunaan dan masalah baru yang mungkin muncul.

Kami dapat membiarkan karyawan melampaui batas karena Dropbox sangat aman. Saya menyukai kemampuan pelaporan di panel admin yang memungkinkan saya untuk mengawasi semuanya, mulai dari tautan terbuka yang dibagikan karyawan, volume unggahan dan unduhan, hingga jumlah pengguna aktif. Semuanya sederhana, menghemat banyak waktu dan energi tim saya.

Dengan mengimplementasikan Dropbox di seluruh organisasi, tim TI telah menyediakan perangkat yang lebih baik bagi pengguna dan memungkinkan mereka untuk bergerak lebih cepat. Kami mendapatkan platform yang lebih mudah dikelola dan lebih aman. Suatu alat jarang digunakan dan disukai oleh semua sisi bisnis, tetapi Dropbox melakukannya untuk seluruh perusahaan kami.