In de bouw vindt alles tegelijkertijd op afstand en lokaal plaats. Het merendeel van de bouwplaatsen is niet kantoorgebonden en zelfs de meest geavanceerde technologie kan geen gebouw op afstand bouwen. Bij de bouw komt echter ook veel administratief werk kijken. Dit betekent dat toegang tot dossiers en belangrijke documenten zowel op als buiten kantoor van essentieel belang is.
Bij de evaluatie van het documentbeheer bij Flynn Group of Companies zagen we een mogelijkheid om de samenwerking op afstand aan te pakken: wat zijn de beste manieren om veilig belangrijke bestanden te delen?
De eenvoudigste manier om bestanden te versturen en te volgen
Als de grootste onderaannemer van gebouwschillen in Noord-Amerika hebben we altijd moeten samenwerken met externe partners zoals gebouweigenaren, architecten en algemene aannemers. Voor ons werk moeten we bouwtekeningen of installatiespecificaties heen en weer kunnen sturen. Toen we vijf jaar geleden met Dropbox begonnen, was dat een van de weinige platforms die we konden gebruiken om zulke grote bestanden te delen.
Sindsdien is het gebruik sterk toegenomen doordat Dropbox door steeds meer partners verplicht wordt gesteld voor specifieke projecten. Hoewel er andere soortgelijke platforms in opkomst waren, hadden we meer zichtbaarheid en beveiliging nodig rond de manier waarop bestanden extern werden gedeeld. Daarnaast moest de ideale oplossing voor iedereen eenvoudig te gebruiken zijn.
Met zo'n 1000 werknemers op ruim 40 kantoren en meer dan 4000 werknemers op bouwplaatsen, kan geen enkele tool aan al onze behoeften voldoen. In plaats daarvan ontwikkelden we twee afzonderlijke platformtoepassingen: Microsoft SharePoint voor interne behoeften en Dropbox voor alle externe uitwisseling en samenwerking.
Dropbox is enorm gebruiksvriendelijk. Als er een formele training voor nodig was geweest, waren we waarschijnlijk niet overgegaan tot de invoering ervan. Tegelijk biedt Dropbox de IT-afdeling ook de mogelijkheid de toegang en machtigingen te controleren.
Ons IT-team kan op basis van de rol van een werknemer machtigingen voor de tool toewijzen en iedereen die in het bedrijf Dropbox gebruikt, doet dit nu via ons Dropbox Enterprise-account. Zo hebben we de controle over de bedrijfsgegevens die we delen, wat deze investering absoluut rechtvaardigt.
De beste bescherming voor gevoelige gegevens
Onze Dropbox-workflows gaan veel verder dan bouwprojecten. Ons juridische en financiële teams gebruiken Dropbox voor fusies en overnames; het is de plek waar documenten worden opgeslagen en gedeeld met externe adviseurs die ze mogelijk nodig hebben. Daarnaast gebruikt HR het voor werknemers die naar Canada immigreren. HR verwerkt de meest gevoelige gegevens, zoals achtergrondcontroles, paspoortnummers en persoonlijke identificatienummers. Daarbij vertrouwen we op Dropbox dankzij de beveiligingsfuncties van ons Enterprise-abonnement.
Toch moeten we beperken wie bepaalde gegevens kan inzien. Aannemers op een project willen we bijvoorbeeld alleen toegang tot specifieke documenten geven. Dropbox biedt de beheermogelijkheden om te begrenzen wie toegang heeft tot wat.
Voor de Flynn Group gaat het er niet om of we al dan niet gevoelige gegevens met anderen delen. Het gaat erom de methode te kiezen waarmee we die gegevens delen. We kunnen een geldige reden hebben om alles te delen, van intellectueel eigendom tot persoonlijke gegevens, maar ik wil niet dat die gegevens via e-mail naar buiten gaan. Ik wil dat ze zo veilig mogelijk worden verstuurd en Dropbox is de manier om dat te doen.
Als je een geldige reden hebt om materiaal te delen, willen we dat versleuteld doen en willen we dat bijhouden. Dropbox geeft ons die mogelijkheid.
API's bieden eindeloze mogelijkheden
We hebben de Dropbox Windows-agent geïnstalleerd, die uitsluitend verbinding met Microsoft 365 maakt om voorbeelden en bestanden te bekijken, maar onze functies voor delen staan niet toe dat medewerkers daar links genereren of delen. Mijn IT-team onderzoekt echter de mogelijkheden om alle projectspecifieke documentopslag naar Dropbox te verplaatsen vanwege de robuuste API's voor bestandsbeheer, die de ontwikkeling van bestandsbeheer naast onze interne toepassingen vereenvoudigen.
Op een gegeven moment begonnen we een bestandsopslagsysteem te bouwen met AWS S3 als back-end. We ontdekten toen dat Dropbox veel van de essentiële mogelijkheden biedt die we anders met veel moeite hadden moeten repliceren. Als je bijvoorbeeld naar de agent voor Dropbox-synchronisatie kijkt die in Windows en Mac wordt geïnstalleerd, kun je Dropbox als een gewone map in het bestandssysteem presenteren. Dat maakt bij de ingebruikname een wereld van verschil en zorgt dat we het wiel niet opnieuw hoeven uit te vinden.
Tijd en moeite besparen
Voordat we Dropbox als onze standaardtool uitrolden, vond overdracht van bestanden ook soms plaats via SFTP-sites. Dat was traag, bestond uit te veel stappen en bijhouden betekende het doorkammen van logboeken. Het was flink nadelig geweest als mensen op de IT-afdeling hadden moeten wachten om links voor delen te genereren of een nieuwe ruimte in te stellen. Met Dropbox kunnen mensen het zelf.
Dropbox heeft van bestanden delen een selfservice gemaakt, wat van cruciaal belang is om de bedrijfsactiviteiten op gang te houden.
Medewerkers in de hele organisatie zijn razend enthousiast over Dropbox. Gedurende de pandemie verplaatsten sommige van onze kantoren steeds meer bestanden naar Dropbox, zelfs zonder support. We willen flexibel zijn en mensen zelf laten ontdekken waarvoor ze de tool kunnen gebruiken. Medewerkers zijn onze bètatesters geworden voor Dropbox-mogelijkheden die de IT-afdeling nog niet heeft verkend. Zo kunnen zij ons waarschuwen voor nieuwe gebruiksscenario's en problemen die zich mogelijk kunnen voordoen.
We kunnen onze medewerkers de grenzen laten verleggen, omdat Dropbox zo veilig is. Ik hou van de rapportagemogelijkheden in het beheerderspaneel, waarmee ik alles in de gaten kan houden, zoals de links voor openen die medewerkers hebben gedeeld, het aantal up- en downloads, en het aantal actieve gebruikers. Het is allemaal eenvoudig, wat mijn team een hoop tijd en energie bespaart.
Door Dropbox in de hele organisatie te implementeren, heeft het IT-team gebruikers de beschikking gegeven over een betere toolset waarmee ze sneller kunnen werken. We hebben er een eenvoudiger te beheren en veiliger platform bijgekregen. Het komt zelden voor dat een enkele tool voor alle bedrijfsaspecten kan worden ingezet en voordelen biedt, maar dat geldt wel voor Dropbox.
.png)
