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건설업을 위한 협업 환경 구축

분산된 환경에서 일하는 건설팀이 더 효율적으로 협업할 수 있는 방법을 모색 중이던 Flynn Group of Companies는 Dropbox를 선택했습니다. 그 이유를 살펴보세요.

글: Flynn Group of Companies IT 담당 부사장, Alan Zych

구름다리식 통로를 따라 걷고 있는 남자

건설업계에서는 언제나 원격 작업과 대면 작업이 동시에 이루어집니다. 사무실을 기반으로 한 작업 현장은 거의 없습니다. 그리고 가장 발전된 기술도 건물을 원격으로 지을 순 없죠. 하지만 건설에는 상당히 많은 사무 업무가 수반됩니다. 그래서 사무실 안에서든 바깥에서든 파일과 중요한 문서에 액세스할 수 있어야 하죠.

Flynn Group of Companies의 문서 관리 현황을 검토하던 과정에서 우리는 '중요한 파일을 안전하게 공유할 수 있는 좋은 방법이 있을까?'라는 고민을 하기 시작했습니다. 원격 협업 문제를 해결할 기회가 찾아온 것이죠.

건설 현장과 그 앞을 걷는 남자

가장 간편하게 파일을 전송하고 추적하는 방법

북미 최대 규모의 건물 외피 하청업체인 Flynn Group of Companies는 언제나 건물 소유주, 건축가, 일반 시공사 등의 외부 파트너들과 협력해야 합니다. 작업을 진행하려면 건축 도면이나 설치 사양을 끊임없이 주고받아야 하죠. 5년 전 Dropbox를 처음으로 사용하기 시작했을 때 Dropbox는 이러한 대용량 파일을 공유할 수 있는 몇 안 되는 플랫폼 중 하나였습니다.

그 이후 점점 더 많은 파트너가 특정 프로젝트에 Dropbox를 사용하도록 의무화하면서 우리는 Dropbox 사용 규모를 확대했습니다. 유사한 플랫폼이 등장하긴 했지만 우리에게 필요한 건 파일 외부 공유와 관련된 가시성과 보안이었습니다. 또한, 모든 사람이 손쉽게 사용할 수 있어야 이상적인 솔루션이라고 할 수 있었죠.

그 어떤 도구도 40개가 넘는 지점에 1,000명 이상의 직원이 근무하고, 건설 현장 근무 인력이 4,000명이 넘는 기업의 요건을 혼자서 충족할 수는 없습니다. 대신 우리는 2개의 플랫폼을 선정해 사내 업무에는 Microsoft SharePoint, 그 외의 모든 외부 공유와 협업에는 Dropbox를 사용하기로 했습니다.

Dropbox는 누구나 사용할 수 있습니다. 정식 교육이 필요했다면 Dropbox를 채택하지 않았을지도 모릅니다. 게다가 IT팀이 액세스와 권한을 제어할 수도 있죠.

Flynn Group of Companies IT 담당 부사장, Alan Zych

IT팀이 직원의 역할에 따라 도구 사용 권한을 부여하면 Dropbox를 사용하는 직원 누구나 Dropbox Enterprise 계정에 액세스할 수 있습니다. 외부와 공유하는 회사 데이터를 제어할 수 있다는 점에서 충분히 투자할 만한 가치가 있는 비용이죠.

민감한 데이터 보호 극대화

우리 회사의 Dropbox 워크플로는 건설 프로젝트에만 국한되지 않습니다. 법무팀과 재무팀은 인수합병에 Dropbox를 사용하죠. 이들은 외부 자문에 필요할 수 있는 문서를 Dropbox에 저장해 공유합니다. HR팀은 직원들이 캐나다로 이주할 때 Dropbox를 사용합니다. HR팀은 신원 조회, 여권 번호, 주민등록번호 등 가장 민감한 데이터를 처리하는데, Enterprise 요금제에서 제공되는 보안 기능 덕분에 이러한 민감한 정보를 Dropbox에 믿고 맡길 수 있죠.

하지만 여전히 누가 어떤 정보를 볼 수 있는지 제한할 수 있어야 합니다. 예를 들어, 프로젝트에 참여하는 시공사의 액세스는 특정 문서로만 제한해야 하죠. Dropbox는 누가, 어떤 문서에 액세스할 수 있는지 설정할 수 있는 관리 기능을 제공합니다.

Flynn Group of Companies에 중요한 것은 민감한 데이터를 외부와 공유하느냐 마느냐가 아닙니다. 어떤 방법으로 데이터를 공유하는지가 중요하죠. 지식 재산에서부터 세부적인 개인정보까지 모든 정보를 공유해야 할 타당한 이유가 있다고 해도, 저는 이러한 데이터가 이메일을 통해 공유되어야 한다고 생각하지는 않습니다. 가능한 한 안전한 방식으로 공유되어야 하죠. 그리고 Dropbox가 그 방법을 제공해줍니다.

콘텐츠를 공유해야 할 타당한 이유가 있다면 암호화된 상태로 공유되어야 하고, 공유 현황을 추적할 수 있어야 합니다. 그리고 Dropbox가 그 방법을 제공해주죠.

Flynn Group of Companies IT 담당 부사장, Alan Zych

무한한 가능성을 제공하는 API

우리는 Microsoft 365와 연동해 파일을 열람하고 미리 보기로 확인하기 위해 Dropbox Windows 에이전트를 설치했습니다. 하지만 이 공유 제어 기능은 직원들이 Microsoft 365에서 공유 링크를 만드는 것을 허용하지 않습니다. 현재 IT팀이 모든 프로젝트 관련 문서의 스토리지를 Dropbox로 옮기는 가능성에 대해 검토하고 있습니다. Dropbox는 회사의 내부 애플리케이션을 활용하는 파일 관리 프로세스를 간소화해주는 강력한 파일 관리 API를 갖추고 있기 때문입니다.

우리는 이전에 AWS S3를 백엔드로 활용해 파일 스토리지 시스템을 구축했습니다. 하지만 Dropbox에서는 복제에 수반되는 번거로움을 해소해주는 핵심 기능이 다양하게 제공된다는 사실을 알게 되었죠. 예를 들어, Windows와 Mac에 설치 가능한 Dropbox 동기화 에이전트를 사용하면 Dropbox가 파일 시스템에 있는 폴더 중 하나로 표시되죠. 이러한 점은 채택에 큰 영향을 미칩니다. 쓸데없는 일에 시간을 낭비하지 않아도 되니까요.

다양한 서류가 놓여 있는 테이블 주위에 모인 Flynn 사무실 직원들

시간과 에너지 절약

Dropbox를 기본 도구로 사용하기 전에는 종종 SFTP 사이트를 사용해 파일을 전송했습니다. 하지만 이 방식은 느리고, 거쳐야 할 단계도 많았습니다. 게다가 공유 현황을 추적하려면 로그를 샅샅이 뒤져야 했죠. 사람들이 IT팀에서 공유 링크를 만들거나 새로운 공간을 설정할 때까지 기다려야 했다면 불편한 점이 정말 많았을 겁니다. Dropbox에서는 이런 일을 모두가 스스로 알아서 할 수 있죠.

Dropbox에서는 파일 공유를 셀프로 처리할 수 있습니다. 우리가 원하는 속도로 비즈니스를 진행하는 데 필수적인 기능이죠.

Flynn Group of Companies IT 담당 부사장, Alan Zych

Flynn Group of Companies의 직원들은 한결같이 Dropbox에 대해 긍정적인 피드백을 해주었습니다. 팬데믹 기간에 일부 지점은 IT팀의 지원 없이 더 많은 파일을 Dropbox로 이전하기도 했죠. 우리는 사람들이 Dropbox를 유연하게 활용하기를 바랍니다. IT팀에서 아직 살펴보지 않은 Dropbox 기능이 있을 경우 직원들이 베타 테스터를 자처해 어떻게 사용하면 좋고, 어떤 문제가 발생할 수 있는지를 알려줍니다.

Dropbox의 탁월한 보안 덕분에 직원들이 경계를 확장하는 것을 용납할 여력이 생겼습니다. 개인적으로는 관리자 패널에 있는 보고 기능이 참 유용하다고 생각합니다. 직원들이 공유한 공개 링크에서부터 업로드/다운로드 양, 활성 사용자 수까지 모든 것을 모니터링할 수 있기 때문이죠. 모든 기능이 쉽고 간편해 팀의 시간과 에너지가 대폭 절약됩니다.

IT팀은 Dropbox를 전사적으로 도입함으로써 사용자들에게 업무를 더 빠르게 진행할 수 있는 효율적인 도구를 제공했습니다. 관리는 쉬운데 보안은 더 좋은 플랫폼을 얻게 되었죠. 비즈니스의 모든 관계자가 함께 사용할 수 있고, 모두의 사랑을 받는 도구는 드뭅니다. 우리 회사에는 Dropbox가 바로 그런 도구입니다.