Налагодження співпраці, яка сприяє будівництву

Будівництво завжди є місцем, де роботи ведуться віддалено й очно. Переважна більшість будівельних майданчиків не є офісними, і навіть найсучасніші технології не дозволяють звести будівлю віддалено. Утім, будівництво — це також величезні обсяги адміністративної роботи. Отже, доступ до файлів і важливих документів необхідний як в офісі, так і за його межами.

Переглянувши систему документообігу в групі компаній Flynn, ми побачили можливість вирішення проблеми співпраці на відстані: які є найкращі способи безпечного обміну важливими файлами?

Найпростіший спосіб відправлення та відстеження файлів

Як найбільший у Північній Америці субпідрядник із будівництва огороджувальних конструкцій, ми завжди зацікавлені у співпраці із зовнішніми партнерами, зокрема власниками будівель, архітекторами та генеральними підрядниками. Наша робота вимагає пересилання архітектурних креслень або специфікацій на установку, і коли ми почали співпрацювати з Dropbox п'ять років тому, це була одна з небагатьох платформ, яку ми могли використовувати для обміну великими файлами.

Із того часу ми розширили способи використання Dropbox, оскільки все більше партнерів почали використовувати цю службу для конкретних проєктів. У той час, коли з'явилися інші подібні платформи, нам була потрібна більша прозорість і безпека щодо того, як файли передаються поза межами компанії. Ідеальним мало б стати просте й прийнятне для всіх рішення.

Проте, якщо в нас понад 1000 співробітників у більш ніж 40 офісах та понад 4000 співробітників на будівельних майданчиках, жоден інструмент не може задовольнити всі наші потреби. Натомість ми розробили дві окремі платформи: Microsoft SharePoint для внутрішніх потреб та Dropbox — для всього зовнішнього обміну та співпраці.

Наша ІТ-команда може призначати дозволи на використання інструменту залежно від посади співробітника, і тепер кожен співробітник компанії, який користується Dropbox, знаходяться в нашій обліковці Dropbox Enterprise. Ці витрати були виправдані, тому що тепер ми можемо контролювати корпоративні дані, якими ділимося.

Максимальний захист конфіденційних даних

Наші робочі процеси в Dropbox виходять далеко за межі проєктів будівництва. Наша юридична та фінансова команди використовують Dropbox для укладання угод зі злиття та поглинання; саме там вони зберігають та обмінюються документацією, яка може знадобитися незалежному юридичному консультанту. А відділ кадрів використовує його для співробітників, що іммігрують до Канади. Відділ кадрів працює з найбільш конфіденційними даними, як-от перевірка біографічних даних, номери паспортів та особисті ідентифікатори. Ми довіряємо Dropbox робити це завдяки функціям безпеки нашого тарифного плану Enterprise.

Проте нам необхідно обмежити коло осіб, які бачать певну інформацію. Наприклад, якщо в проєкті беруть участь підрядники, бажано, щоб вони мали доступ лише до певних документів. Dropbox пропонує можливості керування для визначення тих, хто та до чого має доступ.

Для групи компаній Flynn справа полягає не в тому, чи ділимося ми конфіденційними даними з іншими, чи ні. Ідеться про вибір методології, завдяки якій ми ділимося цими даними. У нас можуть бути вагомі причини для обміну будь-якими даними, від інтелектуальної власності до особистих відомостей, але я не хочу, щоб ці дані передавалися електронною поштою. Я хочу надіслати їх якомога безпечнішим способом, і Dropbox — це те, що потрібно.

API-інтерфейси пропонують нескінченні можливості

Ми встановили агент Dropbox Windows для підключення до Microsoft 365 виключно для перегляду та попереднього перегляду файлів, але наші засоби керування спільним доступом не надають співробітникам дозвіл створювати посилання або ділитися ними. Однак моя ІТ-команда вивчає можливість перенесення всіх сховищ документів, що належать до конкретного проєкту, у Dropbox завдяки його надійним API для керування файлами, які спрощують розробку керування файлами поряд із нашими внутрішніми програмами.

Свого часу ми почали створювати систему зберігання файлів, використовуючи AWS S3 як серверну частину, але виявили, що Dropbox пропонує безліч важливіших можливостей, для відтворення яких нам знадобилося б занадто багато зусиль. Якщо, наприклад, подивитися на агента синхронізації Dropbox, який встановлюється на Windows і Mac, то можна репрезентувати Dropbox як ще одну папку у файловій системі. Це суттєво змінює процес упровадження та демонструє, що нам не потрібно винаходити велосипед.

Заощаджує час і енергію

До впровадження Dropbox як стандартного інструмента ми іноді передавали файли за допомогою SFTP-сайтів. Це було повільно, треба було виконувати дуже багато кроків, а відстеження означало прочісування журналів. Якби людям доводилося чекати, поки ІТ-фахівці згенерують посилання для спільного доступу або налаштують нове місце, ми опинилися б у вкрай невигідному становищі. Завдяки Dropbox люди можуть робити це самостійно.

Усі співробітники організації незмінно діляться позитивними відгуками про Dropbox. Під час пандемії деякі з наших офісів переміщали все більше файлів у Dropbox навіть без нашої підтримки. Ми хочемо бути гнучкими та дати людям можливість досліджувати, як вони можуть скористатися цим інструментом. Наші співробітники стали бета-тестувальниками можливостей Dropbox, які ІТ-відділ іще не досліджував, попереджаючи нас про нові варіанти використання та проблеми, які можуть виникнути.

Ми можемо дозволити співробітникам розширити кордони. Настільки Dropbox є безпечним. Мені подобаються можливості звітування в панелі адміністратора, які дозволяють стежити за всім: від відкритих посилань, якими поділилися співробітники, до обсягу передавань та завантажень і кількості активних користувачів. Усе просто, і моя команда заощаджує багато часу та енергії.

Упроваджуючи Dropbox у всій організації, ІТ-команда надала користувачам найкращий набір інструментів, що дозволяє їм рухатися швидше. Ми отримали платформу, якою значно простіше керувати і яка є безпечнішою. Рідко так буває, щоб інструмент подобався всім сторонам бізнесу, але Dropbox робить саме це для нашої компанії.