建設に最適な共同作業の実現

建設は常に、リモートと対面の作業が同時に進行します。オフィスにいながら現場作業を進められることはほぼありません。また、最先端技術をもってしても、リモートで建物を建設することはできません。しかし、建設業務では多くの事務作業も発生します。つまり、オフィスの中でも外でも、ファイルや重要なドキュメントへのアクセスが必須ということです。

Flynn Group of Companies のドキュメント管理を見直したところ、リモートでの共同作業に改善の余地が見つかりました。重要なファイルを安全に共有するベストな方法を再検討する必要があったのです。

ファイルを送信し追跡する最も簡単な方法

当社は、建物の外面建設を請け負う北米最大の建設企業として、建物の所有者、建築士、ゼネコンなどの外部パートナーと常に協力する必要がありました。業務では、建築図面や取付仕様書を何度もやり取りする必要があります。当社が Dropbox を導入した 5 年前、そうした大容量ファイルを共有できるプラットフォームは限られていました。

それ以来、特定のプロジェクトに Dropbox の使用を求めるパートナーが増えたため、それに合わせて当社も Dropbox の使用を拡大してきました。類似のプラットフォームも登場しましたが、外部とのファイル共有について、高い透明性と安全性が必要でした。また、誰もが簡単に使えるというのも理想的なソリューションの条件でした。

40 を超えるオフィスには 1,000 人を超える従業員、建設現場には 4,000 人を超える従業員が勤務している当社では、1 つのソリューションですべてのニーズを解決することはできませんでした。そこで、新たなプラットフォームを導入し、それぞれを異なる目的で使用することにしました。Microsoft SharePoint を社内のニーズに活用し、Dropbox は外部とのあらゆる共有と共同作業に使用します。

IT チームは、従業員の役割に応じて権限を指定できます。また、全従業員が Dropbox Enterprise アカウントを使えるようにしました。当社から共有する企業データを管理できるようになったので、納得できるコストだと判断しました。

機密データを最大限に保護

当社の Dropbox でのワークフローは、建設プロジェクトにとどまりません。法務チームと財務チームは、合併および買収のために Dropbox を使用します。外部弁護士から依頼されそうな書類を Dropbox で保管し共有するのです。また、人事部門はカナダに移住する従業員を管理するために Dropbox を使用しています。人事では、身元確認、パスポート番号、個人識別番号など、最も機密性の高いデータを扱います。Dropbox の Enterprise プランには数々のセキュリティ機能が用意されているので、安心してデータを預けられます。

情報によっては閲覧者を制限する必要もあります。たとえば、プロジェクトに関わる請負業者には、特定のドキュメントのみにアクセスしてもらいます。Dropbox では、誰が何にアクセスするかを指定することができます。

Flynn Group にとって、機密データを他者と共有するかどうかが問題なのではありません。どんな手段で機密データを共有するかが問題なのです。知的財産から詳細な個人情報にいたるまで、データを共有する正当な理由があったとしても、メールで送信するのは考えものです。できる限り安全な方法で送信する必要があり、それが可能なのはまさに Dropbox です。

無限の可能性をもたらす API

Windows 版 Dropbox エージェントをインストールして、Microsoft 365 に接続し、ファイルの閲覧とプレビューのみを行えるようにしました。当社の共有管理機能により、従業員はそこでリンクの生成や共有はできません。一方、当社の IT チームは、プロジェクト固有のあらゆるドキュメント ストレージを Dropbox に移行する可能性を検討しています。自社アプリケーションと Dropbox の優れたファイル管理 API 組み合わせることで、ファイル管理の開発をシンプルできるというのがその理由です。

以前、AWS S3 をバック エンドとするファイル ストレージ システムを構築しようとしたことがあります。ところが、自力でのレプリケーションだと大変な手間がかかるような重要な機能が Dropbox には多数用意されていることがわかったのです。たとえば、Windows や Mac にインストールする Dropbox の同期エージェントでは、Dropbox をファイル システム内の通常のフォルダとして表示できます。この機能は、導入を決める大きな鍵となりました。大がかりな機能が最初から準備されていて、再構築する必要がないのです。

時間と手間を節約

標準ツールとして Dropbox を本格的に導入する前に、SFTP サイトを使用してファイルを転送したこともありました。SFTP は時間がかかり、実行すべきステップがあまりに多く、追跡するにはログをいくつも確認しなくてはなりませんでした。IT 担当者が共有リンクの生成や新しいスペースの設定をするまで従業員が待たないといけないとしたら、これは大きなデメリットです。Dropbox では、従業員が自分自身でいろいろと設定ができるのです。

どの部署の従業員に聞いても、Dropbox の評判は上々です。パンデミックの間、一部のオフィスでは IT 部門からのサポートも受けずに次々とファイルを Dropbox へと移行しました。当社では柔軟性を大切にしていて、Dropbox の活用方法を従業員に探し求めてもらいたいと考えています。IT 担当者がまだ詳細を確認していない Dropbox 機能についても、当社の従業員がベータ版テスターとなって試しています。おかげで、新機能の可能性や問題点について把握することができています。

Dropbox がとても安全であるからこそ、従業員に自由な使用を許可しています。管理者パネルのレポート機能をとても気に入っています。従業員が共有したリンクをはじめ、アップロードとダウンロードの容量、アクティブ ユーザーの人数まで、何もかも把握できるからです。すべてがシンプルで、チームは多くの時間と労力を節約できています。

組織全体に Dropbox を導入したことで、IT チームは優れたツールをユーザーに提供でき、ユーザーはそのツールを使ってスピーディに業務を進められるようになりました。当社は管理がしやすく安全なプラットフォームを手に入れました。組織のあらゆる部門で愛用されるツールは滅多にありませんが、Dropbox はそうした希有なツールと言えるでしょう。