สร้างการทำงานร่วมกันสำหรับงานก่อสร้าง

งานก่อสร้างจะอยู่ในรูปแบบทางไกลไปพร้อมๆ กับแบบตัวต่อตัวอยู่เสมอ สถานที่ทำงานส่วนใหญ่จะไม่ได้อยู่ในสำนักงาน และแม้แต่เทคโนโลยีที่ก้าวหน้าที่สุดก็ไม่สามารถทำให้สร้างอาคารจากทางไกลได้ แต่งานก่อสร้างยังจำเป็นต้องอาศัยงานบริหารจัดการอีกมากมาย ซึ่งหมายความว่าการเข้าถึงยังไฟล์และเอกสารสำคัญจะมีความสำคัญสำหรับทั้งภายในและนอกสำนักงาน

เมื่อเราได้ตรวจสอบการจัดการเอกสารของเราที่ Flynn Group of Companies เราได้เห็นโอกาสในการจัดการกับการทำงานร่วมกันจากระยะไกล ทำให้เรารู้ว่าวิธีที่ดีที่สุดในการแบ่งปันไฟล์สำคัญและวิธีแบ่งปันอย่างปลอดภัยคือวิธีใด

วิธีที่ง่ายที่สุดในการส่งและติดตามไฟล์

ในฐานะผู้รับเหมาช่วงการก่อสร้างอาคารรายใหญ่ที่สุดในอเมริกาเหนือ เราจำเป็นต้องร่วมมือกับพันธมิตรภายนอกอยู่เสมอ เช่น เจ้าของอาคาร สถาปนิก และผู้รับเหมาทั่วไป งานของเรากำหนดให้เราจำเป็นต้องส่งแบบร่างสถาปัตยกรรมหรือตั้งข้อกำหนดกลับไปกลับมา และเมื่อเราได้เริ่มใช้ Dropbox เมื่อห้าปีที่แล้ว Dropbox ได้เป็นแพลตฟอร์มหนึ่งเดียวท่ามกลางแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่เราสามารถใช้เพื่อแบ่งปันไฟล์ขนาดใหญ่เหล่านั้นได้

ตั้งแต่นั้นมา เราได้มีการขยายการใช้ Dropbox ของเราให้มากขึ้น เนื่องจากมีพันธมิตรจำนวนมากขึ้นที่เริ่มปรับใช้ Dropbox กับโครงการต่างๆ ในขณะที่มีแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกันปรากฏขึ้น เราต้องมีการมองเห็นและการรักษาความปลอดภัยเพิ่มมากขึ้นในวิธีการแบ่งปันไฟล์กับภายนอก โดยโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดยังจะต้องใช้งานง่ายสำหรับทุกคนด้วย

ด้วยพนักงานมากกว่า 1,000 คนในสำนักงานมากกว่า 40 แห่ง และมีพนักงานมากกว่า 4,000 คนในไซต์งานก่อสร้าง จึงไม่มีเครื่องมือใดที่สามารถตอบสนองทุกความต้องการของเราได้ แต่เราได้พัฒนาการใช้แพลตฟอร์มแยกกันเป็นสองแบบ โดยใช้ Microsoft SharePoint สำหรับความต้องการใช้งานภายใน และใช้ Dropbox สำหรับการแบ่งปันและการทำงานร่วมกันกับภายนอกทั้งหมด

ทีมฝ่ายไอทีของเราสามารถให้สิทธิ์การใช้งานเครื่องมือได้โดยขึ้นอยู่กับบทบาทของพนักงาน และตอนนี้ทุกคนในบริษัทที่ใช้ Dropbox จะอยู่ในบัญชี Dropbox Enterprise ของเราแล้ว เราได้เห็นว่าค่าใช้จ่ายส่วนนี้สมเหตุสมผลเพราะตอนนี้เราสามารถควบคุมข้อมูลองค์กรที่เราแบ่งปันได้แล้ว

การปกป้องสูงสุดสำหรับข้อมูลสำคัญ

ขั้นตอนการทำงานของ Dropbox ของเราไปได้ไกลกว่าการใช้กับโครงการก่อสร้าง ทีมกฎหมายและทีมการเงินของเราใช้ Dropbox ในการควบรวมกิจการ โดยเป็นพื้นที่ที่พวกเขาใช้จัดเก็บและแบ่งปันเอกสารประกอบที่ที่ปรึกษาจากภายนอกอาจต้องการ นอกจากนี้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลยังใช้ Dropbox สำหรับพนักงานที่ย้ายมายังแคนาดา โดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะจัดการข้อมูลที่สำคัญที่สุด เช่น การตรวจสอบประวัติ หมายเลขหนังสือเดินทาง และหมายเลขประจำตัวประชาชน เราไว้วางใจใน Dropbox อย่างสูงสุดเพราะคุณสมบัติด้านการรักษาความปลอดภัยของแผนบริการ Enterprise ที่เรามี

อย่างไรก็ตาม เราจำเป็นต้องจำกัดผู้ที่เห็นข้อมูลบางอย่าง ตัวอย่างเช่น หากทำงานกับผู้รับเหมาในโครงการ เราต้องการให้พวกเขาเข้าถึงได้แค่เอกสารบางฉบับเท่านั้น Dropbox มีความสามารถในการจัดการที่จะกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงยังสิ่งใดได้บ้าง

สำหรับ Flynn Group แล้ว การที่เราได้มีการแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับผู้อื่นหรือไม่นั้นไม่ใช่ประเด็นสำคัญ สิ่งที่สำคัญคือการเลือกวิธีการที่เราใช้แบ่งปันข้อมูล เราอาจมีเหตุผลที่ดีในการแบ่งปันทุกอย่างตั้งแต่ทรัพย์สินทางปัญญาไปจนถึงรายละเอียดส่วนบุคคล แต่ผมไม่อยากให้ข้อมูลเหล่านั้นถูกส่งไปผ่านทางอีเมล ผมอยากส่งข้อมูลดังกล่าวอย่างความปลอดภัยที่สุดเท่าที่จะเป็นได้ และ Dropbox ก็เป็นวิธีที่เหมาะสม

API นำเสนอความเป็นไปได้ไม่รู้จบ

เราได้ติดตั้งตัว Agent ของ Dropbox Windows ไว้เพื่อเชื่อมต่อกับ Microsoft 365 โดยเฉพาะเพื่อใช้ดูและดูตัวอย่างไฟล์ แต่การควบคุมในการแบ่งปันของเราไม่อนุญาตให้พนักงานสร้างหรือแบ่งปันลิงก์ในพื้นที่นั้นได้ อย่างไรก็ตาม ทีมไอทีของผมกำลังตรวจสอบศักยภาพในการย้ายพื้นที่จัดเก็บเอกสารเฉพาะของโครงการทั้งหมดไปยัง Dropbox อยู่ เนื่องจาก Dropbox มี API การจัดการไฟล์ที่แข็งแกร่งที่จะช่วยลดความยุ่งยากในการพัฒนาการจัดการไฟล์ควบคู่ไปกับแอปพลิเคชันภายในของเราได้

ครั้งหนึ่ง เราได้เริ่มสร้างระบบพื้นที่จัดเก็บไฟล์โดยใช้ประโยชน์จาก AWS S3 ให้เป็นแบ็กเอนด์ แต่พบว่า Dropbox มีความสามารถที่สำคัญมากมายซึ่งหากเราอยากเลียนแบบ เราจะต้องใช้ความพยายามเป็นอย่างมาก เมื่อคุณดูที่ตัว Agent ของการซิงค์ของ Dropbox เช่น ดูว่ามีการติดตั้งแบบใดใน Windows และ Mac คุณจะสามารถแสดง Dropbox ให้เป็นเพียงอีกโฟลเดอร์หนึ่งในระบบไฟล์ก็ได้ ซึ่งทำให้เกิดความแตกต่างเป็นอย่างมากในการปรับใช้งาน อีกทั้งยังแสดงให้รู้ว่าเราไม่จำเป็นต้องเสียแรงและเวลาทุกครั้ง

ตัวช่วยในการประหยัดแรงและเวลา

ก่อนมีการใช้ Dropbox เป็นเครื่องมือมาตรฐานของเรา บางครั้งเราโอนย้ายไฟล์โดยใช้ไซต์ SFTP ซึ่งมีความล่าช้า มีขั้นตอนมากเกินไป และหากจะติดตามก็จะต้องไปขุดค้นดูในการบันทึกเอง หากผู้คนต้องรอให้ฝ่ายไอทีสร้างลิงก์การแบ่งปันหรือจัดเตรียมพื้นที่ใหม่ขึ้น เราคงจะเสียเปรียบอย่างมาก แต่ด้วย Dropbox แล้ว ผู้คนสามารถโอนย้ายไฟล์ได้ด้วยตัวเอง

พนักงานทั่วทั้งองค์กรได้แบ่งปันข้อคิดเห็นเชิงบวกเกี่ยวกับ Dropbox อย่างสม่ำเสมอ ในช่วงการระบาดใหญ่ มีสำนักงานของเราบางแห่งได้ย้ายไฟล์ไปยัง Dropbox เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ แม้จะไม่ได้รับการช่วยเหลือจากเรา เราอยากมีความยืดหยุ่นและปล่อยให้ผู้คนได้เรียนรู้วิธีที่พวกเขาจะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเอง พนักงานของเราได้กลายเป็นผู้ทดสอบเวอร์ชันเบตาให้กับความสามารถของ Dropbox ที่ฝ่ายไอทียังไม่ได้เริ่มทดลองใช้ โดยมีการแจ้งเตือนให้เราทราบถึงการใช้งานและปัญหาใหม่ๆ ที่อาจเกิดขึ้นด้วย

เราสามารถปล่อยให้พนักงานได้ก้าวข้ามขีดจำกัดได้เพราะ Dropbox มีความปลอดภัยสูงมาก ที่ผมชอบคือความสามารถในการรายงานในแผงผู้ดูแลระบบที่ทำให้ผมติดตามดูทุกอย่างได้ ตั้งแต่ลิงก์เปิดที่พนักงานได้แบ่งปันไว้ ปริมาณการอัพโหลดและดาวน์โหลด ไปจนถึงจำนวนผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ ทั้งหมดนี้ทำได้อย่างง่ายดาย ซึ่งช่วยให้ทีมของผมประหยัดแรงและเวลาได้เป็นอย่างมาก

การนำ Dropbox ไปใช้ในองค์กรทำให้ทีมไอทีได้จัดเตรียมชุดเครื่องมือที่ดีกว่าไว้ให้ผู้ใช้ ซึ่งทำให้พวกเขาสามารถดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เราได้มีแพลตฟอร์มที่ง่ายต่อการจัดการและมีความปลอดภัยมากขึ้น ทุกๆ ฝ่ายในธุรกิจแทบจะไม่ได้ใช้หรือชื่นชอบเครื่องมือชิ้นใดชิ้นหนึ่งเป็นพิเศษ แต่ Dropbox สามารถทำให้ทั้งบริษัทของเราชื่นชอบได้