打造營建業適用的協作方式

營建業必須同時進行遠端與現場作業，絕大多數工作地點都不在辦公室裡；不管技術有多先進，也不可能從遠端蓋好建築。然而，營建業也有許多行政工作要處理，換句話說，無論在辦公室內外，我們都必須要能存取重要檔案與文件。

Flynn Group of Companies 在審視自身文件管理方式時，發現了解決遠端協作問題的契機：安全分享重要檔案的最佳方法是什麼？

最簡單的傳送與追蹤檔案做法

身為北美最大的建築外殼承包商，我們往往需要與建築所有人、建築師和總承包商等外部合作夥伴協作。我們的工作必須來回傳送建築圖稿或安裝規格，於是五年前我們開始使用 Dropbox，當時這是極少數幾個可以用於分享如此大型檔案的平台。

自那時起，越來越多合作夥伴開始指定使用 Dropbox 處理特定專案，我們的 Dropbox 使用量也隨之擴增。當其他類似平台紛紛湧現後，我們需要針對外部分享檔案的方式獲得更高的能見度和安全性，理想的解決方案也必須讓所有人都能輕鬆開始使用。

Flynn Group of Companies 有 1,000 多名員工在 40 多個辦公室內處理事務，還有超過 4,000 名員工在建築工地工作，沒有任何工具能夠滿足我們所有需求，於是我們選擇同時使用兩個平台：以 Microsoft SharePoint 處理內部需求，透過 Dropbox 進行外部分享與協作。

我們的 IT 工作團隊可以根據員工的身分指派工具使用權限，且公司上下所有 Dropbox 使用者都已加入我們的 Dropbox Enterprise 帳戶，因此我們現在能夠控制共享的企業資料，證明這項投資物有所值。

為敏感資料提供最高保障

我們的 Dropbox 工作流程不只牽涉到營建專案。法務和財務工作團隊會使用 Dropbox 處理併購案和收購案，在平台上儲存和分享外部法務顧問可能需要的文件，人資部門也會透過 Dropbox 支援移民至加拿大的員工。人資部門需要處理最為敏感的資料，包含背景調查、護照號碼和個人身分證號碼，而 Enterprise 方案的安全功能讓我們能夠全然信賴 Dropbox，透過這個平台處理一切資料。

不過，我們仍須限制可以檢視特定資訊的對象，例如只讓專案承包商存取特定文件。Dropbox 提供用於界定使用者存取權限的管理功能。

對 Flynn Group 來說，重點不在於是否與他人分享敏感資料，而在於選擇分享資料的方法。我們會基於合理原因分享智慧財產、個人詳細資料等各種資料，但絕不會透過電子郵件傳送這些資料，因為我們希望盡可能以安全的方式傳送資料，而 Dropbox 正是理想的解決方法。

API 提供無限可能

我們安裝了 Dropbox Windows 代理程式，僅與 Microsoft 365 建立連線，以便檢視和預覽檔案，但我們的共享權限設定不允許員工在該程式中產生或分享連結。公司的 IT 工作團隊正在評估是否可能將所有專案相關文件的儲存內容都移動至 Dropbox，因為 Dropbox 擁有強大的檔案管理 API，可以簡化檔案管理及內部應用程式的開發作業。

過去我們曾以 AWS S3 為後端建立檔案儲存空間系統，但後來發現 Dropbox 提供了許多我們須花費大量心力才能複製的關鍵功能。以能安裝在 Windows 與 Mac 的 Dropbox 同步代理程式為例，我們可以把 Dropbox 當成檔案系統中的另一個資料夾，這在採用工具上帶來極大的改變，也讓我們知道沒有必要耗費資源重新開發既有功能。

節省時間與心力

以 Dropbox 作為標準工具前，有時我們會使用 SFTP 網站傳遞檔案，然而這種做法不只速度慢、步驟多，追蹤時也需要仔細翻找許多紀錄。若員工必須等待 IT 工作團隊產生分享連結或設立新空間，勢必會對工作造成巨大的負面影響；有了 Dropbox，員工便能自行完成這些作業。

組織上下的員工都對 Dropbox 一致好評。在疫情期間，部分辦公室即使沒有獲得支援，也順利將越來越多檔案移至 Dropbox。我們希望能保持靈活，讓員工探索如何善用這項工具。員工成為 IT 工作團隊尚未探索過的 Dropbox 功能 Beta 版測試人員，提醒我們有哪些新使用方式和可能發生的問題。

因為 Dropbox 相當安全，所以我們能放心讓員工挑戰極限。我很喜歡「管理員」面板中的「報告」功能，這讓我能監控所有事物，包括員工分享的開放連結、上傳和下載項目的數量，以及活躍使用者人數。所有操作都很簡單，為我們的工作團隊省下大量時間與心力。

讓整個組織採用 Dropbox，使 IT 工作團隊得以提供使用者更棒的工具組，幫助他們提升工作效率。我們獲得了管理起來更輕鬆也更安全的平台。很少有工具能受到企業中全體員工的喜愛與採用，但 Dropbox 在我們公司中做到了。