Membina kerjasama yang berfungsi untuk pembinaan

Pembinaan secara serentak selalunya jarak jauh dan bersemuka. Sebilangan besar tapak kerja bukan berasaskan pejabat, malah teknologi paling canggih tidak dapat membina bangunan dari jauh. Tetapi pembinaan juga memerlukan banyak kerja pentadbiran. Ini bermakna akses kepada fail dan dokumen penting adalah mustahak sama ada di dalam dan di luar pejabat.

Semasa kami menyemak pengurusan dokumen kami di Kumpulan Syarikat Flynn, kami melihat peluang untuk menangani kerjasama jarak jauh: Apakah cara terbaik untuk berkongsi fail penting, dan berkongsinya dengan selamat?

Cara paling mudah untuk menghantar dan menjejak fail

Sebagai subkontraktor sampul bangunan terbesar di Amerika Utara, kami sentiasa perlu bekerjasama dengan rakan niaga luar seperti pemilik bangunan, arkitek dan kontraktor am. Kerja kami memerlukan kami menghantar lukisan seni bina atau memasang spesifikasi berulang-alik, dan apabila kami mula menggunakan Dropbox lima tahun lalu, ia merupakan satu-satunya pelantar yang boleh kami gunakan untuk berkongsi fail besar tersebut.

Sejak itu, kami telah meningkatkan penggunaan Dropbox kami apabila lebih ramai rakan niaga mula memberi kepercayaan kepada Dropbox untuk projek tertentu. Walaupun pelantar lain yang serupa muncul, kami memerlukan lebih kebolehlihatan dan keselamatan tentang bagaimana fail dikongsi secara luaran. Penyelesaian yang ideal juga harus mudah digunakan untuk semua orang.

Dengan lebih 1,000 pekerja di lebih daripada 40 pejabat, dan lebih 4000 pekerja di tapak pembinaan, tiada satu alat pun boleh memenuhi semua keperluan kami. Sebaliknya, kami membangunkan dua penggunaan pelantar berasingan: Microsoft SharePoint untuk keperluan dalaman dan Dropbox untuk semua perkongsian dan kerjasama luaran.

Pasukan IT kami boleh memberikan keizinan kepada alat bergantung pada peranan pekerja, dan semua orang di syarikat yang menggunakan Dropbox kini berada di akaun Dropbox Enterprise kami. Kami telah mewajarkan perbelanjaan ini kerana kami kini boleh mengawal data perusahaan yang kami kongsi.

Perlindungan terbaik untuk data sensitif

Aliran kerja Dropbox kami jauh melangkaui projek pembinaan. Pasukan perundangan dan kewangan kami menggunakan Dropbox untuk penggabungan dan pengambilalihan; di situlah mereka menyimpan dan berkongsi dokumentasi yang mungkin diperlukan oleh peguam luar. Selain itu, Sumber Manusia menggunakannya untuk pekerja yang berhijrah ke Kanada. Sumber Manusia mengendalikan data yang paling sensitif, seperti semakan latar belakang, nombor pasport, dan nombor pengenalan peribadi. Kami mempercayai Dropbox dengan semuanya, berkat daripada ciri keselamatan pelan Enterprise kami.

Namun, kami perlu mengehadkan orang yang melihat maklumat tertentu. Contohnya, dengan kontraktor dalam projek, kami hanya mahu mereka mempunyai akses kepada dokumen tertentu. Dropbox menawarkan keupayaan pengurusan untuk menggambarkan sesiapa yang mempunyai akses kepada fail tertentu.

Untuk Kumpulan Flynn, ini bukan tentang sama ada kami berkongsi data sensitif dengan orang lain atau tidak. Ini tentang memilih metodologi yang kami gunakan untuk berkongsi data tersebut. Kami mungkin mempunyai sebab yang sah untuk berkongsi segala-galanya daripada harta intelek sehinggalah butiran peribadi, tetapi saya tidak mahu data itu dihantar melalui e-mel. Saya mahu menghantarnya seselamat yang mungkin, dan Dropbox adalah cara untuk melakukannya.

API (Antara Muka Pengaturcaraan Aplikasi) menawarkan kemungkinan yang tidak berkesudahan

Kami memasang ejen Dropbox Windows untuk berhubung dengan Microsoft 365 secara eksklusif untuk melihat dan pratonton fail, tetapi kawalan perkongsian kami tidak membenarkan pekerja menjana atau berkongsi pautan di sana. Walau bagaimanapun, pasukan IT saya sedang mengkaji potensi untuk memindahkan semua storan dokumen khusus projek ke Dropbox kerana API pengurusan failnya yang mantap yang memudahkan pembangunan pengurusan fail bersama-sama aplikasi dalaman kami.

Pada satu masa, kami mula membina sistem simpanan fail yang memanfaatkan AWS S3 sebagai bahagian belakang, tetapi mendapati Dropbox menawarkan banyak keupayaan kritikal yang memerlukan banyak usaha untuk kami tiru. Apabila anda melihat ejen Dropbox sync, contohnya, yang dipasang pada Windows dan Mac, anda boleh membentangkan Dropbox sebagai folder lain dalam sistem fail. Itu membuat perubahan besar dalam penerimaan dan menunjukkan tiada keperluan untuk kami membuang masa.

Penjimatan masa dan tenaga

Sebelum melancarkan Dropbox sebagai alat standard kami, kami kadangkala menghantar fail menggunakan laman SFTP. Ia perlahan, mempunyai terlalu banyak langkah, dan penjejakan bermakna menyemak melalui log. Jika orang ramai terpaksa menunggu IT untuk menjana pautan perkongsian atau menyediakan ruang baru, kami akan berada pada kekurangan yang ketara. Dengan Dropbox, orang ramai boleh melakukannya sendiri.

Kakitangan di seluruh organisasi telah berkongsi maklum balas positif secara konsisten tentang Dropbox. Semasa pandemik, beberapa pejabat kami mengalihkan lebih banyak fail ke Dropbox walaupun tanpa sokongan kami. Kami mahu menjadi fleksibel dan membenarkan pekerja menerokai cara mereka boleh memanfaatkan alat tersebut. Pekerja kami telah menjadi penguji beta kami untuk keupayaan Dropbox yang belum diterokai oleh IT, memaklumkan kami tentang penggunaan dan isu baharu yang mungkin timbul.

Kami mampu membenarkan pekerja melangkau sempadan kerana Dropbox sangat selamat. Saya menyukai keupayaan pelaporan dalam panel pentadbir yang membenarkan saya memantau segala-galanya, daripada pautan terbuka yang telah dikongsi oleh pekerja kepada jumlah muat naik dan muat turun kepada bilangan pengguna aktif. Semuanya mudah, menjimatkan banyak masa dan tenaga pasukan saya.

Dengan melaksanakan Dropbox di seluruh organisasi, pasukan IT telah menyediakan set alat yang lebih baik untuk pengguna, membolehkan mereka bergerak lebih pantas. Kami telah memperoleh pelantar yang lebih mudah untuk diurus dan lebih selamat. Satu alat jarang digunakan dan disukai oleh semua pihak perniagaan, tetapi Dropbox menyelesaikannya untuk seluruh syarikat kami.