如何使用 Dropbox 准备报税

没有人喜欢做税务相关的工作。但随着延长后的纳税申报截止日期(即 2021 年 5 月 17 日)即将到来,美国人已经没有多少时间可以再拖延了 — 如果您有一大堆与税务有关的文件要处理或发送给您的会计,这点时间当然无济于事。今年,不要再被搞得不堪重负(或者把重要文件放错位置),考虑使用 Dropbox 助您一臂之力。具体方法如下。

1. 实现无纸化 

将所有收据都放在鞋盒里?有更好的方法。在您的 Dropbox 中创建税务专用的文件夹,然后使用与 Dropbox 集成的扫描仪应用上传这些收据和邮寄给您的任何纳税申报表。当所有资料都被数字化并安全地存储在您的 Dropbox 中时,您便不必再担心会丢失重要文件,而且您将清楚地知道在哪里可以找到所需的那张医疗账单或 W-2 表格。

 

2. 实现快速、轻松提交 

现在所有资料都存放在了 Dropbox 文件夹中,接下来该使用这些资料了。将您创建的税务文件夹看作纳税准备的一站式服务站,它不仅包含您的收据和纳税申报表,还包含已完成的申报表。这里有您需要提交的所有信息,包括往年的申报表。与一位会计一起工作?您不必通过多封电子邮件以附件的形式发送敏感的财务文件,而是可以通过共享您的税务文件夹并选择适合您的设置和权限来一次安全地发送所有文件。例如,Dropbox Pro 用户可以使用仅限查看权限共享该文件夹,或者发送该文件夹的受密码保护的有到期期限的共享链接。

 

3. 保护您的财务信息

除了 Dropbox 中已内置的安全功能外,您还可以采取一些额外的步骤来保护您的数据;当您的帐户中存储了敏感的财务信息时,这一点尤为重要。我们建议:

  • 设置两步验证,并为您的 Dropbox 帐户选择使用唯一的强密码
  • 访问您的笔记本电脑或移动设备时添加密码或 PIN 码
  • 设置全盘加密以在设备丢失或被盗时保护您的数据
  • 询问您的会计或纳税申报员了解他们的帐户和设备的安全性

借助这些技巧,您可以把“报税”从待办事项列表中划掉,让您尽享一年中最快乐的一段时光。

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