1. Избавьтесь от бумаг
Храните все квитанции в коробке из-под обуви? Есть способ получше. При помощи нашего бесплатного сканера для документов можно сохранять квитанции и бумажные бланки так же просто, как делать фотографии. Просто нажмите (+) «Создать» в мобильном приложении Dropbox, чтобы преобразовать бумажные документы в высококачественные PDF-файлы или PNG-файлы. После чего можно хранить и систематизировать все материалы в одной папке, предназначенной для налоговой документации, в Dropbox. И вы точно будете знать, где найти счета за лечение, налоговые формы W-2 и 1099, когда они вам понадобятся.
2. Сделайте процедуру подачи документов быстрой и беспроблемной
Вы, наконец, разобрались с налогами, но не можете подать декларацию, пока не найдете документ со скорректированным валовым доходом? Многие через это проходили. Это выводит из равновесия и будет стоить вам времени и нервов. Создайте папку с налоговыми документами в Dropbox, которая станет единым пространством для хранения квитанций и налоговых форм. Все материалы аккуратно организованы и с легкостью доступны. Помимо прочего, можно делать фотографии квитанций и преобразовывать их в файлы PDF. При помощи редактора PDF можно менять порядок страниц и оставлять комментарии для себя или бухгалтера. А также Dropbox Sign позволяет экономить время на доставку и средства, затрачиваемые на почтовые сборы, при помощи юридически обязывающих электронных подписей. Кроме того, вы всегда будете знать, где находятся документы, требуемые для подачи отчетности, включая декларации за предыдущие годы.
Работаете с бухгалтером? Не отправляйте конфиденциальные файлы по электронной почте в качестве вложений. Вместо этого, можно безопасно предоставлять общий доступ ко всей папке с налоговыми документами, несколько раз нажав на кнопку мыши. Можно даже установить особые разрешения на доступ, например «только для чтения», и вы будете совершенно спокойны. А наш тарифный план Pro позволит вам установить срок действия ссылки или защиту при помощи пароля для любого общего файла или папки.
3. Защитите свою финансовую информацию
Dropbox имеет несколько уровней безопасности для защиты особо важных файлов. Но для защиты личной информации можно предпринять несколько дополнительных шагов.
- Выбрать надежный пароль и задействовать многофакторную аутентификацию для своего аккаунта Dropbox.
- Заблокировать вход в систему ноутбука или мобильного устройства без пароля или PIN-кода.
- Использовать полное шифрование диска для защиты данных, если ваше устройство будет утеряно или украдено.
- Спросить своего бухгалтера или специалиста по оформлению налоговой документации про безопасность их аккаунтов и устройств.
БОНУС! Формы для владельцев малого бизнеса
При ведении собственного бизнеса в период подачи налоговых деклараций приходится дополнительно формировать большое количество документов для налоговой службы. Dropbox Forms позволяет преобразовывать сложные файлы PDF в веб-формы для мобильных устройств без ущерба для безопасности. А если требуются готовые файлы, то в FormSwift можно найти полный набор шаблонов для деловых и юридических документов, в том числе формы 1099-NEC, W2 и W9. Сократите количество несвязанных и повторяющихся вопросов, обычно сопровождающих сбор необходимых данных, превратив платежные ведомости, финансовые, налоговые и другие документы в удобные для мобильных устройств, пользоваться которыми легко и понятно.
С этими советами в своем арсенале вы успешно приблизитесь к одному из самых лучших моментов в году. Будьте готовы вычеркнуть пункт «Подать налоговую декларацию» из своего списка заданий!
