沒有人喜歡報稅。但 2021 年 5 月 17 日已經是延期過的截止期限，如今又迫在眉睫，美國民眾已經沒有多少時間拖延了。如果有一大疊稅務相關文件等著處理或寄給會計師，肯定更麻煩。今年，與其讓自己被壓得喘不過氣 (或擺錯重要文件)，可以考慮讓 Dropbox 助您一臂之力。方法如下。
1. 無紙化作業
把所有收據都保存在鞋盒中？有更好的辦法。在 Dropbox 中建立一個專屬於稅務的資料夾，並使用 Dropbox 整合的掃描器應用程式來上傳收據及郵寄給您的稅務表單。當所有內容都以數位化方式安全儲存在 Dropbox 時，就不用擔心遺失重要文件，也可以明確知道某份醫療帳單或 W-2 表格放在哪裡。
2. 歸檔快速又輕鬆
所有內容都保存在 Dropbox 資料夾後，就該來好好使用了。將稅務資料夾當成您準備稅務工作的一站式商店，不僅用來儲存收據和稅務表單，還包含完整報稅表。所有需要歸檔的資訊都在這裡，包括前幾年的報稅表也是。目前與會計師合作？不需將敏感的財務檔案用附件方式，分好幾封電子郵件寄出，而是可利用共享稅務資料夾並選擇適合自己的設定和權限，一次將所有檔案安全寄出。舉例來說，Dropbox Pro 使用者可在唯讀權限下共享資料夾，或寄送受密碼保護或有到期日的的共享連結來存取資料夾。
3. 保護您的財務資料
除了 Dropbox 內建的安全性之外，還可採取一些額外步驟來保護資料。當帳戶中儲存了敏感的財務資訊時，這點尤其重要。我們推薦：
- 設定兩步驟驗證，並為 Dropbox 帳戶挑選一組安全性強的獨特密碼
- 新增密碼或 PIN 碼來存取筆電或行動裝置
- 設立全磁碟加密處理，若裝置遺失或被竊時可以保護您的資料
- 向您的會計師或稅務準備人員詢問其帳戶和裝置的安全性
借助這些技巧，就離一年最快樂的時刻之一不遠了，那就是將「稅務歸檔」從待辦清單中劃掉。