如何利用 Dropbox 做好報稅的準備

沒有人喜歡報稅。但 2021 年 5 月 17 日已經是延期過的截止期限,如今又迫在眉睫,美國民眾已經沒有多少時間拖延了。如果有一大疊稅務相關文件等著處理或寄給會計師,肯定更麻煩。今年,與其讓自己被壓得喘不過氣 (或擺錯重要文件),可以考慮讓 Dropbox 助您一臂之力。方法如下。

1. 無紙化作業

把所有收據都保存在鞋盒中?有更好的辦法。在 Dropbox 中建立一個專屬於稅務的資料夾,並使用 Dropbox 整合的掃描器應用程式來上傳收據及郵寄給您的稅務表單。當所有內容都以數位化方式安全儲存在 Dropbox 時,就不用擔心遺失重要文件,也可以明確知道某份醫療帳單或 W-2 表格放在哪裡。

 

2. 歸檔快速又輕鬆

所有內容都保存在 Dropbox 資料夾後,就該來好好使用了。將稅務資料夾當成您準備稅務工作的一站式商店,不僅用來儲存收據和稅務表單,還包含完整報稅表。所有需要歸檔的資訊都在這裡,包括前幾年的報稅表也是。目前與會計師合作?不需將敏感的財務檔案用附件方式,分好幾封電子郵件寄出,而是可利用共享稅務資料夾並選擇適合自己的設定和權限,一次將所有檔案安全寄出。舉例來說,Dropbox Pro 使用者可在唯讀權限下共享資料夾,或寄送受密碼保護有到期日的的共享連結來存取資料夾。

 

3. 保護您的財務資料

除了 Dropbox 內建的安全性之外,還可採取一些額外步驟來保護資料。當帳戶中儲存了敏感的財務資訊時,這點尤其重要。我們推薦:

  • 設定兩步驟驗證,並為 Dropbox 帳戶挑選一組安全性強的獨特密碼
  • 新增密碼或 PIN 碼來存取筆電或行動裝置
  • 設立全磁碟加密處理,若裝置遺失或被竊時可以保護您的資料
  • 向您的會計師或稅務準備人員詢問其帳戶和裝置的安全性

借助這些技巧,就離一年最快樂的時刻之一不遠了,那就是將「稅務歸檔」從待辦清單中劃掉。

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