Cómo usar Dropbox para preparar tus impuestos

A nadie le gusta hacer la declaración de la renta. Pero, con la fecha límite a la vuelta de la esquina, se están acabando los días para procrastinar y, desde luego, no ayuda tener un montón de documentos relacionados con los impuestos para revisar o enviar al gestor. Este año, en lugar de agobiarte (o de no encontrar por ninguna parte los documentos importantes), considera la posibilidad de usar Dropbox. Te contamos cómo:

1. Despídete del papel 

¿Guardas todos los recibos en una caja de zapatos? Existe otra opción mejor. Crea una carpeta específica en tu Dropbox para los impuestos y usa una aplicación de escaneado para subir los recibos y los formularios de impuestos que recibas por correo ordinario. Con todo digitalizado y almacenado de forma segura en tu Dropbox, no perderás los documentos importantes y sabrás exactamente dónde encontrar esa factura médica que buscas o el borrador de la renta.

 

2. Haz que la presentación sea rápida y llevadera 

Cuando lo tengas todo en una carpeta de Dropbox, habrá llegado el momento de ponerte manos a la obra. La carpeta de impuestos será el único lugar al que deberás acudir para declararlos, ya que albergará no solo tus recibos y formularios de impuestos, sino también tus declaraciones completas. Tendrás toda la información que necesitas archivar, incluidas las declaraciones de años anteriores, justo ahí. ¿Trabajas con un gestor? En lugar de enviar archivos financieros confidenciales como datos adjuntos en varios mensajes de correo electrónico, puedes mandar de forma segura todos tus archivos a la vez compartiendo tu carpeta de impuestos y definiendo la configuración y los permisos que más te convengan. Los usuarios de Dropbox Pro, por ejemplo, pueden compartir la carpeta con permisos de solo visualización o enviar un enlace compartido protegido con una contraseña o con fecha de caducidad.

 

3. Protege tu información financiera

Además de la seguridad que ya incorpora Dropbox, puedes tomar algunas medidas adicionales para proteger tus datos, lo que es especialmente importante cuando tienes información financiera confidencial almacenada en tu cuenta. Te recomendamos que hagas lo siguiente:

  • Configura la verificación en dos pasos y elige una contraseña única y segura para tu cuenta de Dropbox.
  • Añade contraseñas o códigos PIN para acceder al portátil o al móvil.
  • Configura el cifrado de todo el disco para proteger los datos en caso de pérdida o robo del dispositivo.
  • Pregúntale a tu contable o gestor por la seguridad de sus cuentas y dispositivos.

Si aplicas estos consejos, lo tendrás todo preparado para uno de los momentos más felices del año: tachar la declaración de impuestos de la lista de tareas.

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