1. Despídete del papel
¿Guardas todos los recibos en una caja de zapatos? Existe una opción mejor. Con nuestro escáner de documentos gratuito solo hace falta hacer una foto para guardar recibos y formularios físicos. Solo tienes que tocar (+) Crear en la aplicación de Dropbox para móviles para transformar los documentos en papel en archivos PDF o PNG de alta calidad. A continuación, podrás guardar y organizar todos tus registros juntos en una única carpeta de impuestos en Dropbox. Además, sabrás exactamente dónde encontrar tus facturas médicas, así como los modelos fiscales, cuando los necesites.
2. Haz que la presentación sea rápida y llevadera
Todos hemos pasado por ello: finalmente terminas la declaración, pero no puedes entregarla hasta que encuentres los ingresos brutos ajustados del año pasado. Resulta muy frustrante no encontrar lo que necesitas y perder tiempo buscándolo es estresante. Crea una carpeta de impuestos en Dropbox, así podrás guardar todos tus recibos y formularios fiscales en un mismo lugar. Todo está perfectamente organizado y es de fácil acceso. Puedes incluso hacer fotos a los recibos y convertirlos a PDF. Con el editor de PDF, puedes reorganizar las páginas y añadir comentarios para ti o tu gestor. A continuación, con Dropbox Sign, puedes ahorrarte los desplazamientos y el envío añadiendo firmas electrónicas legalmente vinculantes. Además, siempre sabrás dónde encontrar el documento que necesites presentar, incluidas las devoluciones de años anteriores.
¿Trabajas con un gestor? No envíes archivos financieros confidenciales como archivos adjuntos por correo electrónico. En su lugar, puedes compartir toda tu carpeta fiscal de forma segura con solo unos clics. Incluso puedes definir permisos de acceso específico como, por ejemplo, hacer que una carpeta sea de solo lectura, para una mayor tranquilidad. Además, con nuestro plan Pro, puedes definir una fecha de vencimiento para los enlaces o proteger con contraseña cualquier archivo o carpeta compartidos.
3. Protege tu información financiera
Dropbox tiene varias capas de seguridad para proteger tus archivos más confidenciales. No obstante, puedes tomar algunas medidas para proteger tus datos personales:
- Elige una contraseña segura y activa la autenticación multifactorial para tu cuenta de Dropbox
- Bloquea tu portátil o móvil con una contraseña o un PIN de inicio de sesión
- Usa el cifrado de todo el disco para proteger tus datos en caso de pérdida o robo del dispositivo
- Pregúntale a tu contable o gestor por la seguridad de sus cuentas y dispositivos
Otro secreto: Forms para propietarios de empresas
Cuando llevas tu propio negocio, la temporada de impuestos conlleva una gran cantidad de papeleo adicional. Dropbox Forms te permite transformar archivos PDF complejos en formularios web para móviles sin sacrificar la seguridad. Y, si necesitas documentos listos para usar, FormSwift ofrece un conjunto completo de plantillas para documentos empresariales y legales, por ejemplo los formularios 1099-NEC, W2 y W9 en el caso de Estados Unidos. Convierte los documentos salariales, financieros, tributarios, etc. en una experiencia guiada, sin complicaciones y compatible con dispositivos móviles que cualquiera pueda entender. De esta forma, reducirás las preguntas repetitivas e inconexas que normalmente acompañan a la recopilación de datos necesarios.
Si aplicas estos consejos, lo tendrás todo preparado para uno de los momentos más felices del año: prepárate para tachar la declaración fiscal de tu lista de tareas.
