1. Papierlos arbeiten
Bewahren Sie alle Ihre Belege in einem Schuhkarton auf? Das geht auch besser. Mit unserem kostenlosen Dokumenten-Scanner ist das Speichern von Belegen und physischen Formularen so einfach wie das Fotoschießen. Tippen Sie einfach in der mobilen Dropbox-App auf (+) Erstellen, um Papierdokumente in hochauflösende PDFs oder PNGs umzuwandeln. Anschließend können Sie alle Ihre Unterlagen zusammen in einem zentralen Steuerordner in Dropbox speichern und organisieren. Außerdem wissen Sie bei Bedarf immer genau, wo Sie Ihre Arztrechnungen, Steuerbescheide und weitere Unterlagen finden.
2. Schnelles und praktisches Ablegen
Das haben wir alle schon erlebt: Sie haben endlich Ihre Steuererklärung abgeschlossen, können sie aber erst einreichen, wenn Sie das Bruttoeinkommen des Vorjahres gefunden haben. Es ist frustrierend und wird Sie sicherlich Zeit kosten und unnötigen Stress verursachen. Erstellen Sie einen Steuerordner in Dropbox, Ihre zentrale Anlaufstelle für Ihre Belege und Steuererklärungen. Alles ist übersichtlich organisiert und leicht zugänglich. Sie können sogar Belege fotografieren und sie in PDF-Dateien umwandeln. Mit dem PDF-Editor können Sie Seiten neu anordnen und Kommentare für sich selbst oder für einen Buchhalter hinterlassen. Anschließend können Sie mithilfe von Dropbox Sign Fahrtzeit und Portokosten sparen, indem Sie rechtsgültige elektronische Signaturen hinzufügen. Außerdem wissen Sie immer, wo Sie das einzureichende Dokument finden, einschließlich der Steuererklärungen vorheriger Jahre.
Arbeiten Sie mit einem Buchhalter? Senden Sie keine sensiblen Finanzunterlagen als Anhang per E-Mail. Stattdessen können Sie mit ein paar Klicks Ihren gesamten Steuerordner sicher teilen. Sie können für zusätzliche Sicherheit sogar bestimmte Zugriffsberechtigungen festlegen wie z. B. nur eine Leseberechtigung auf Ordner. Mit unserem Pro-Abo können Sie auch Gültigkeitsdauern für Links festlegen oder einen Passwortschutz für jeden geteilten Ordner oder jede geteilte Datei einrichten.
3. Die Finanzdaten schützen
Dropbox verfügt über mehrere Sicherheitsebenen zum Schutz Ihrer vertraulichsten Daten. Sie können aber auch zusätzliche Maßnahmen zum Schutz Ihrer persönlichen Informationen ergreifen:
- Wählen Sie ein starkes Passwort und aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung für Ihr Dropbox-Konto.
- Sperren Sie Ihren Laptop oder Ihr Mobilgerät mit einem Login-Passwort oder einer PIN.
- Nutzen Sie eine vollständige Festplattenverschlüsselung zum Schutz Ihrer Daten, falls Ihr Gerät verloren geht oder gestohlen wird.
- Erkundigen Sie sich bei Ihrem Buchhalter bzw. Steuerberater nach der Sicherheit für Konten und Geräte.
BONUS: Formulare für Unternehmer
Als Unternehmer kommt mit der Fälligkeit der Steuererklärung ein ganzer Stapel an zusätzlichen Unterlagen auf Sie zu, der beim Finanzamt eingereicht werden muss. Mit Dropbox Forms können Sie komplexe PDF-Dokumente in für Mobilgeräte geeignete Webformulare umwandeln, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen. Und falls Sie sofort einsatzbereite Dokumente benötigen, bietet FormSwift eine umfassende Auswahl an Vorlagen für geschäftliche oder rechtliche Dokumente, zum Beispiel Formulare für die Vergütung für Nicht-Mitarbeitende, Lohnsteuerbescheinigungen und W9-Dokumente. Reduzieren Sie die irrelevanten und sich wiederholenden Fragen, die für gewöhnlich im Zusammenhang mit der Erfassung erforderlicher Daten auftreten, indem Sie Gehalts-, Finanz- und Steuer- und viele weiteren Dokumente in ein für Mobilgeräte geeignetes, unkompliziertes, angeleitetes Erlebnis verwandeln, mit dem jeder klarkommt.
Mit diesen Tipps sind Sie auf dem besten Weg zu einem der schönsten Momente des Jahres. Freuen Sie sich darauf, den Punkt „Steuererklärung“ in Ihrer Aufgabenliste abzuhaken!
