So verwenden Sie Dropbox zum Vorbereiten von Steuererklärungen

Keiner macht gern die Steuer. Doch auch der in den USA verlegte Stichtag für 2021 am 17. Mai rückt immer näher, daher bleibt nicht mehr viel Zeit zum Aufschieben – und es ist sicherlich auch nicht hilfreich, wenn ein großer Stapel steuerbezogener Papiere bearbeitet oder an den Steuerberater gesendet werden muss. Lassen Sie sich dieses Jahr nicht überwältigen (und verlieren Sie keine wichtigen Dokumente mehr) – Dropbox unterstützt Sie dabei. Und zwar so:

1. Papierlose Bearbeitung

Bewahren Sie alle Ihre Belege in einem Schuhkarton auf? Das geht auch besser. Erstellen Sie einen speziellen Ordner in Dropbox für Steuern und verwenden Sie die in Dropbox integrierte Scanner-App, um ebendiese Belege sowie alle Steuerformulare hochzuladen, die Ihnen zugesendet werden. Wenn alles digitalisiert und sicher in Ihrer Dropbox gespeichert ist, müssen Sie sich keine Gedanken mehr machen, dass Sie wichtige Papiere aus den Augen verlieren, und Sie wissen genau, wo Sie die Arztrechnung oder das Formular W-2 finden.

 

2. Schnelles und praktisches Ablegen

Jetzt, wo Sie alles in einem Dropbox-Ordner haben, ist es an der Zeit, diesen auch zu nutzen. Betrachten Sie diesen Steuerordner als Ihre universelle Anlaufstelle für die Steuervorbereitung – hier speichern Sie nicht nur Belege und Steuerformulare, sondern auch ausgefüllte Steuererklärungen. In ihm finden Sie alle Informationen, die Sie für die Steuererklärung benötigen, einschließlich der Steuererklärungen der Vorjahre. Arbeiten Sie mit einem Buchhalter? Statt vertrauliche Finanzdateien als Anhänge in mehreren E-Mails zu versenden, können Sie alle Dateien auf einmal sicher versenden, indem Sie Ihren Steuerordner teilen und dabei die für Sie passenden Einstellungen und Berechtigungen auswählen. Nutzer von Dropbox Pro können den Ordner beispielsweise mit Leseberechtigungen teilen oder einen passwortgeschützten bzw. ablaufenden geteilten Link an den Ordner senden.

 

3. Schützen Ihrer Finanzdaten

Zusätzlich zur Sicherheit, die bereits in Dropbox integriert ist, können Sie weitere Schritte unternehmen, um Ihre Daten zu schützen – was besonders wichtig ist, wenn Sie vertrauliche Finanzdaten in Ihrem Konto gespeichert haben. Wir empfehlen:

  • Einrichten der zweistufigen Überprüfung und Auswählen eines starken, individuellen Passworts für Ihr Dropbox-Konto
  • Hinzufügen von Passwörtern oder PIN-Codes für den Zugriff auf Ihren Laptop oder Ihr Mobilgerät
  • Einrichten einer vollständigen Festplattenverschlüsselung zum Schutz Ihrer Daten, falls Ihr Gerät verloren geht oder gestohlen wird
  • Sich bei Ihrem Buchhalter bzw. Steuerberater nach der Sicherheit für Konten und Geräte erkundigen

Mit diesen Tipps sind Sie auf dem besten Weg zu einem der schönsten Momente des Jahres – dem Abhaken des Punktes „Steuererklärung einreichen“ auf Ihrer To-do-Liste.

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