1. Passez au tout numérique
Vous conservez tous vos reçus dans une boîte à chaussures ? Ce n’est peut-être pas la meilleure méthode. Avec notre fonctionnalité de numérisation de documents gratuite, conserver vos reçus et formulaires physiques est aussi simple que de prendre une photo. Il vous suffit d’appuyer sur (+) Créer dans l’application mobile Dropbox pour transformer vos documents papier en fichiers PDF ou PNG de haute qualité. Vous pouvez alors stocker et organiser tous vos documents dans un seul dossier fiscal dans Dropbox. Vous saurez exactement où trouver vos factures médicales et vos formulaires fiscaux quand vous en aurez besoin.
2. Classez vos documents en un clin d’œil
Nous sommes tous passés par là : vous voyez enfin le bout de votre déclaration de revenus, mais vous ne pouvez pas la finaliser avant de retrouver le revenu brut ajusté de l’année dernière. C’est vraiment frustrant, et cela va vous faire perdre du temps et vous causer du stress inutile. Créez un dossier fiscal dans Dropbox pour stocker tous vos reçus et formulaires fiscaux. Tous vos fichiers sont clairement organisés et facilement accessibles. Vous pouvez même prendre des photos de vos reçus et les convertir en fichiers PDF. Avec l’éditeur PDF, vous pouvez réorganiser les pages et laisser des commentaires pour vous ou un comptable. Ensuite, grâce à Dropbox Sign, vous pouvez faire des économies en termes de temps de trajet et de frais de port en ajoutant des signatures électroniques juridiquement contraignantes. De plus, vous saurez toujours où trouver le document recherché, y compris la déclaration de l’année passée.
Vous faites appel à un comptable ? N’envoyez pas de fichiers financiers sensibles en pièce jointe d’un e‑mail. Partagez plutôt votre dossier fiscal entier en quelques clics, de façon sécurisée. Vous pouvez même configurer des autorisations d’accès spécifiques : définissez un dossier en lecture seule par exemple, pour plus de sérénité. Et avec notre forfait Pro, vous pouvez définir un délai de validité pour les liens ou protéger par mot de passe tous les fichiers ou dossiers partagés.
3. Protégez vos informations financières
Dropbox offre plusieurs niveaux de sécurité pour protéger vos fichiers les plus sensibles. Mais vous pouvez prendre quelques mesures supplémentaires pour protéger vos données personnelles :
- Choisir un mot de passe difficile à deviner et activer l’authentification multifacteur pour votre compte Dropbox
- Verrouiller votre ordinateur portable ou votre appareil mobile à l’aide d’un code PIN ou d’un mot de passe de connexion
- Utiliser le chiffrement complet des disques pour protéger vos données en cas de perte ou de vol de votre appareil
- Demander à votre conseiller fiscal comment il sécurise ses comptes et ses appareils
BONUS : des formulaires pour les gérants d’entreprise
Lorsque vous gérez une entreprise, les échéances fiscales peuvent occasionner de la paperasse supplémentaire. Dropbox Forms vous permet de transformer des fichiers PDF complexes en formulaires Web sur mobile sans faire de compromis au niveau de la sécurité. Et si vous avez besoin de documents prêts à l’emploi, FormSwift offre une suite complète de modèles de documents commerciaux et fiscaux (1099-NEC, W2, W9, etc.). Limitez les questions non pertinentes et répétitives qui accompagnent généralement la collecte des données en transformant différents documents (financiers, fiscaux, liés aux salaires, etc.) en formulaires adaptés aux mobiles et simples à remplir.
Grâce à ces conseils, vous serez en bonne voie pour en finir avec l’une des pires corvées de l’année. Et vous pourrez barrer “Remplir la déclaration de revenus” sur votre liste de tâches.
