Jak korzystać z Dropbox do przygotowywania rozliczeń podatkowych

Nikt nie lubi zajmować się podatkami. Ale biorąc pod uwagę, że przedłużony w Stanach Zjednoczonych w 2021 roku termin rozliczeń, który upływa 17 maja, zbliża się nieubłaganie, nie ma już czasu do stracenia. Na pewno nie jest to łatwe, jeśli masz duży stos dokumentów podatkowych do opracowania lub wysłania do księgowego. W tym roku nie pozwól się przytłoczyć (ani zgubić żadnego ważnego dokumentu) i weź pod uwagę skorzystanie z pomocy Dropbox. Oto jak możesz to zrobić.

1. Pozbądź się papierowej dokumentacji 

Trzymasz wszystkie swoje rachunki w pudełku po butach? Jest na to lepszy sposób. Stwórz na swoim koncie Dropbox specjalny folder poświęcony podatkom i korzystaj ze zintegrowanej z Dropbox aplikacji do skanowania dokumentów , aby przesyłać tam rachunki i formularze podatkowe, które są do Ciebie wysyłane pocztą. Jeśli nadasz wszystkim dokumentom formę cyfrową i będziesz przechowywać je bezpiecznie w Dropbox, nie musisz się już martwić tym, że pogubisz się w swoich ważnych papierach, i będziesz dokładnie wiedzieć, gdzie znaleźć istotne rachunki lub formularz podatkowy.

 

2. Spraw, aby archiwizacja była szybka i bezproblemowa 

Gdy wszystko już znajduje się już w folderze Dropbox, czas to odpowiednio wykorzystać. Możesz traktować folder poświęcony podatkom jako wielofunkcyjną przestrzeń do przygotowywania deklaracji podatkowych, gdzie przechowywane są nie tylko rachunki i formularze, ale także wypełnione zeznania podatkowe. Wszystkie informacje, które musisz złożyć – w tym zeznania z poprzednich lat – będą dostępne w tym właśnie miejscu. Współpracujesz z księgowym? Zamiast wysyłać poufne pliki jako załączniki w wielu wiadomościach e-mail, możesz bezpiecznie wysłać wszystkie swoje pliki naraz, udostępniając swój folder poświęcony podatkom i wybierając odpowiednie dla siebie ustawienia i uprawnienia. Na przykład użytkownicy Dropbox Pro mogą udostępnić folder z uprawnieniami tylko do wyświetlania lub wysłać chronione hasłem lub opatrzone datą wygaśnięcia łącze udostępnione do folderu.

 

3. Chroń swoje dane finansowe

Poza zabezpieczeniami, które są już wbudowane w Dropbox, możesz podjąć kilka dodatkowych kroków, aby zadbać o ochronę swoich danych – co jest niezwykle ważne w przypadku poufnych informacji finansowych przechowywanych na Twoim koncie. Zalecamy:

  • skonfigurowanie weryfikacji dwustopniowej i wybranie silnego, unikatowego hasła dla konta Dropbox;
  • dodanie hasła lub kodu PIN chroniącego dostęp do Twojego laptopa lub urządzenia mobilnego;
  • skonfigurowanie szyfrowania całego dysku, aby chronić dane w przypadku utraty lub kradzieży urządzenia;
  • zapytanie księgowego lub osoby zajmującej się Twoimi podatkami o zabezpieczenia na ich kontach i urządzeniach.

Stosując się do tych wskazówek, będziesz na dobrej drodze do jednego z najszczęśliwszych momentów w roku – odhaczenia deklaracji podatkowej ze swojej listy zadań.

Chcesz zobaczyć, co jeszcze możesz zrobić dzięki Dropbox?

Poznaj lepiej funkcje Dropbox