1. Pozbądź się papierowej dokumentacji
Trzymasz wszystkie swoje rachunki w pudełku po butach? Jest na to lepszy sposób. Nasz darmowy skaner dokumentów sprawia, że zapisywanie paragonów i formularzy papierowych jest tak proste, jak pstryknięcie fotki. Wystarczy dotknąć opcji (+) Utwórz w aplikacji mobilnej Dropbox, aby przekształcić dokumenty papierowe w wysokiej jakości pliki PDF lub PNG. Wszystkie zeskanowane dokumenty możesz przechowywać uporządkowane w jednym folderze podatkowym w Dropbox. Będziesz wiedzieć dokładnie, gdzie znaleźć wszelkie rachunki medyczne, zgłoszenia i formularze, kiedy tylko będziesz ich potrzebować.
2. Spraw, aby archiwizacja była szybka i bezproblemowa
Każdemu się to kiedyś przytrafiło: wreszcie kończysz wypełniać deklarację podatkową, ale nie możesz jej złożyć, dopóki nie znajdziesz zeszłorocznego skorygowanego dochodu brutto. To frustrujące uczucie i będzie Cię to na pewno kosztować mnóstwo czasu i niepotrzebnego stresu. Utwórz folder podatkowy w Dropbox – dzięki temu wszystkie Twoje rachunki i formularze podatkowe będą przechowywane w jednym miejscu. Wszystkie dokumenty będą dobrze uporządkowane i łatwo dostępne. Możesz nawet zrobić zdjęcia swoich rachunków i przekształcić je na dokumenty PDF. Korzystając z edytora PDF, możesz zmienić układ stron i zostawić komentarze dla siebie lub dla biura rachunkowego. Następnie, dzięki Dropbox Sign, nie musisz tracić czasu na dojazdy do urzędów ani pieniędzy na opłaty pocztowe – możesz podpisać dokumenty prawnie wiążącym podpisem elektronicznym. Dodatkowo zawsze będziesz wiedzieć, gdzie znaleźć dokument, którego potrzebujesz w danym momencie, w tym zeznania podatkowe z poprzednich lat.
Współpracujesz z księgowym? Nie wysyłaj poufnych plików finansowych jako załączników pocztą elektroniczną. Zamiast tego możesz bezpiecznie udostępnić cały swój folder podatkowy za pomocą kilku kliknięć. Dla dodatkowego bezpieczeństwa możesz nawet ustawić określone uprawnienia dostępu, takie jak folder dostępny tylko do wyświetlania. Korzystając z taryfy Pro, możesz ustawić datę wygaśnięcia łącza lub zabezpieczyć hasłem wszelkie udostępnione pliki lub foldery.
3. Chroń swoje dane finansowe
W Dropbox zastosowano wiele warstw zabezpieczeń, które chronią Twoje najbardziej wrażliwe pliki. Możesz jednak podjąć kilka dodatkowych kroków, aby chronić swoje dane osobowe:
- Wybierz silne hasło i włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla swojego konta Dropbox
- Zabezpiecz laptopa lub urządzenie mobilne hasłem lub kodem PIN
- Skorzystaj z szyfrowania całego dysku, aby chronić dane w przypadku utraty lub kradzieży urządzenia
- Zapytaj księgowego lub osobę zajmującą się Twoimi podatkami, w jaki sposób zabezpiecza swoje konta i urządzenia
BONUS: Formularze dla właścicieli firm
Kiedy prowadzisz własną firmę, sezon podatkowy wiąże się z koniecznością złożenia całego zestawu dodatkowych dokumentów w Urzędzie Skarbowym. Dropbox Forms umożliwia przekształcanie złożonych plików PDF w mobilne formularze internetowe bez poświęcania bezpieczeństwa. A jeśli potrzebujesz gotowych dokumentów, FormSwift oferuje kompletny zestaw szablonów dokumentów biznesowych i prawnych, na przykład stosowane w Stanach Zjednoczonych formularze 1099-NEC, W2 i W9. Zredukuj niepowiązane i powtarzające się pytania, które zwykle towarzyszą gromadzeniu niezbędnych danych, przekształcając dokumenty płacowe, finansowe, podatkowe i inne w dokumenty przystosowane do urządzeń mobilnych, bezproblemowe i zrozumiałe dla każdego.
Stosując się do tych wskazówek, będziesz na dobrej drodze do jednego z najszczęśliwszych momentów w roku. Szybko skreślisz deklarację podatkową ze swojej listy spraw do załatwienia.
