Come utilizzare Dropbox per preparare i documenti fiscali

A nessuno piace compilare la dichiarazione dei redditi. Tuttavia, con la scadenza estesa al 17 maggio 2021 ormai dietro l'angolo, negli Stati Uniti non è più tempo di rimandare, e il fatto di avere un'enorme pila di documenti fiscali da elaborare o inviare al commercialista non aiuta. Quest'anno, anziché ritrovarti a fare tutto all'ultimo minuto (o smarrire documenti importanti), valuta la possibilità di utilizzare Dropbox per semplificare la procedura. Ecco come.

1. Di' addio alla documentazione cartacea 

Conservi tutte le ricevute in una scatola delle scarpe? Esiste un modo migliore. Crea una cartella specifica per la dichiarazione fiscale nel tuo account Dropbox e utilizza un' applicazione per la scansione integrata in Dropbox per caricare le ricevute e gli eventuali moduli fiscali spediti per posta elettronica. Con tutti i contenuti digitalizzati e archiviati in modo sicuro nel tuo account Dropbox, non dovrai preoccuparti di perdere traccia di documenti importanti e saprai esattamente dove trovare quella fattura medica o quel modulo che stavi cercando.

 

2. Rendi l'archiviazione rapida e indolore 

Ora che disponi di tutti i contenuti in una cartella Dropbox, è il momento di utilizzarli. Considera la tua cartella di dichiarazione fiscale come un luogo unico per la preparazione della dichiarazione, che non ospita solo le ricevute e i moduli fiscali, ma anche i documenti completati. Qui avrai a disposizione tutte le informazioni di cui hai bisogno, comprese le dichiarazioni degli anni precedenti. Hai un commercialista? Invece di inviare file finanziari sensibili allegandoli a svariate e-mail, potrai inviarli tutti in un unico blocco e in completa sicurezza condividendo la cartella della dichiarazione fiscale e selezionando le impostazioni e le autorizzazioni più adatte alle tue esigenze. Gli utenti Dropbox Pro, ad esempio, possono condividere la cartella con autorizzazioni di sola visualizzazione oppure inviare un link condiviso protetto da password o con scadenza alla cartella.

 

3. Proteggi le tue informazioni finanziarie

Oltre alla sicurezza già integrata in Dropbox, puoi adottare alcuni passaggi in più per proteggere i tuoi dati, un aspetto particolarmente importante quando hai dai finanziari sensibili archiviati nell'account. Ti consigliamo di:

  • Configurare la verifica in due passaggi e scegliere una password univoca ed elaborata per il tuo account Dropbox
  • Aggiungere password o codici PIN per accedere al tuo laptop o dispositivo mobile
  • Configurare la crittografia completa del disco per proteggere i dati in caso di smarrimento o furto del dispositivo
  • Chiedere al commercialista o consulente fiscale informazioni in merito alla sicurezza garantita dal suo account e dai suoi dispositivi

Con questi consigli non potrai fare altro che goderti dei momenti più belli dell'anno: l'invio finale dei documenti fiscali.

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