Dropbox を使って確定申告に備える方法

税務処理が好きな人はいません。しかし、2021 年 5 月 17 日に延長された米国の確定申告期限はもう間近に迫っており、米国市民にはもうグズグズしている時間的余裕は残されていません。処理すべき、または会計士に送るべき税務関連書類が大量に残されている状況なら、延長されたこの期限にも間に合わないでしょう。もしそうなら、次回はあわてずに済むよう(または重要な書類をなくさずに済むよう)、今年は Dropbox を利用することを検討してみてください。ここでは、確定申告における Dropbox の活用方法をご紹介します。

1. ペーパーレス化を進める

領収書をすべて適当な箱に放り込んでいませんか?それよりもっと効率のいい整理方法があります。まず、ご自分の Dropbox に税務処理専用のフォルダを作りましょう。そして Dropbox のスキャナー アプリを使って、領収書や郵送されてきた申告用紙をスキャンし、このフォルダにアップロードします。すべてを電子化して Dropbox に保存しておけば、大切な書類を紛失する心配がなくなり、医療費の領収書や源泉徴収票を確実にここで見つけることができます。

 

2. 申告が手早く簡単にできるよう準備する

すべての領収書と書類を Dropbox フォルダにまとめる準備が整ったら、次はその使い方を見ていきましょう。税務処理用のフォルダは、申告の準備をするためのいわばワンストップ ショップです。領収書や申告用紙だけでなく、提出した申告書もここに保存しておきます。前年の申告書を含め、申告に必要なすべての情報をこのフォルダにまとめておきましょう。税務処理を税理士に依頼している場合は、機密性の高い財務関係のファイルを何通ものメールに分けて送るのではなく、安全性を確保しながら関連ファイルを一括して税理士に渡してしまうのがおすすめです。そのためには、税務処理用のフォルダを共有し、適切な設定や権限管理を行います。たとえば Dropbox Pro のユーザーなら、読み取り専用権限でフォルダを共有することや、フォルダへの共有リンクにパスワード有効期限を設定することができます。

 

3. 財務情報を保護する

Dropbox が標準で備えるセキュリティ機能に任せるだけでなく、もう少し手順を追加してデータの保護を強化しましょう。機密性の高い財務情報をアカウントに保存している場合、これは特に重要です。Dropbox がおすすめする対策は次のとおりです。

  • 2 段階認証を設定し、Dropbox アカウントのパスワードを強力な固有のものにする
  • ノート パソコンやモバイル デバイスにパスワードまたは PIN コードを設定する
  • ディスク全体の暗号化を実施して、デバイスの紛失または盗難時のデータ漏洩を防止する
  • 会計士や税理士に、本人のアカウントやデバイスのセキュリティ状況を尋ねる

これらのヒントを取り入れることで、1 年のうちでも特に幸せな瞬間、つまり To-do リストの「確定申告」にチェックを入れる瞬間を無事に迎えることができるはずです。

Dropbox でできることは他にもあります。

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