税務関係の書類は郵送で届くものもあれば、電子的な手段で届くものもあります。そして、未整理の領収書や申告用紙はどこへ行ったかわからなくなりがちです。1 年分のファイルがあちこちに散らばっていたら、確定申告をつい先延ばしにしてしまうのも無理はありません。申告に必要なすべての書類をスキャンして Dropbox に保存すれば、手間もストレスも軽減されます。
膨大な申告書類を前にして呆然としたり、申告を済ませるために必要な書類を延々と探し続けることに疲労感を覚えたり、といった症状が出ていませんか？4 月が近づくにつれ、恐れていたことが現実となります。しかし、記録をしっかり管理することで、今だけでなく将来的にも多くのストレスを軽減できます。Dropbox を活用すれば、重要な情報を簡単に整理し、必要なときに取り出せるようになります。
以降では、確定申告シーズンの手間とストレスを軽減する 3 つのヒントをご紹介します。
領収書をすべて適当な箱に放り込んでいませんか？ それよりもっと効率のいい整理方法があります。無料で使える Dropbox のドキュメント スキャナーで、領収書や申告書類の保存がスナップ写真を撮るのと同じくらい簡単になります。Dropbox モバイル アプリで［（+）作成］をタップして、紙のドキュメントを高品質の PDF や PNG に変換するだけです。後は、Dropbox に作成した申告用フォルダにすべての記録をまとめて保存し、分類しておきましょう。そうすれば、医療費の明細、源泉徴収票、所得申告書が必要なときにすぐに見つかります。
ようやく書類を完成させたものの、前年度の調整後総所得がわからずに申告できない、ということはよくあります。イライラするうえに、時間的にも精神的にも余計な負担となるのは確実です。Dropbox なら、申告用フォルダを作成し、各年度の領収書や申告書類をまとめて保管できます。すべてのものが整理され、簡単に見つけられます。さらに、領収書の写真を撮って PDF に変換することもできます。PDF エディタを使用して、ページを並べ替えたり、自分用や会計士宛てにコメントを追加したりできます。そして Dropbox Sign を使用すれば、法的拘束力のある電子署名を追加できるため、出張にかかる時間や郵送費を節約できます。さらに、前年度の納税申告書など、申告に必要な書類がどこにあるのかもすぐにわかります。
税務処理を税理士に依頼する場合、機密性の高い財務関連のファイルをメールに添付して送るのはおすすめできません。それよりも、数回のクリック操作で申告用のフォルダ全体を共有するほうが安全で簡単です。フォルダの読み取り専用権限など、特定のアクセス許可を設定すれば、さらに安心です。Dropbox の Pro プランでは、リンクに有効期限を設定したり、共有ファイルやフォルダをパスワードで保護したりできます。
Dropbox は、何層にも重なるセキュリティ対策で機密性の高いファイルを保護しています。それとは別に、個人情報を保護する以下のような対策を講じることも重要です。
個人事業主の場合、確定申告シーズンには大量の必要書類を国税庁に提出する必要があります。Dropbox Forms を使用すると、セキュリティを維持したまま、複雑な PDF をモバイル用ウェブ フォームに変換することができます。すぐに使えるドキュメントが必要な場合は、FormSwift のビジネス向けや法務向けのドキュメント テンプレートをご利用ください（1099-NEC、W2、W9 などに対応）。給与、財務、税務などのドキュメントを、誰でも理解できる簡単なガイド付きモバイル用ドキュメントに変えることで、必要なデータを集める際によく発生する無関係な繰り返しの質問を減らすことができます。
これらのヒントを取り入れることで、1 年の中でも特に達成感を得られる瞬間、つまり To-do リストの「確定申告」に完了マークを付ける瞬間を無事に迎えられるはずです。
税務関連書類のスキャン、保存、整理が 1 か所で完了
